Proses sertifikasi halal akan dilihat dari proses hulu hingga hilir suatu produk yaitu mulai dicek dari bahan baku, proses, SDM tenaga kerja, hingga proses bentuk penanganan kita apabila ditemukan produk yang tidak memenuhi standar namun sudah terlanjur beredar di pasar.
Sedikit informasi bahwa ada 11 kriteria yang perlu dipenuhi oleh pihak produsen baik dari sisi dokumen hingga pengecekan terhadap kesesuaian oleh auditor. 11 Kriteria itu antara lain :
- Kebijakan Halal
- Tim Manajemen Halal
- Pelatihan dan Edukasi
- Bahan
- Produk
- Prosedur Tertulis Aktivitas Kritis
- Fasilitas Produksi
- Kemampuan Telusur (Traceability)
- Penanganan Produk yang Tidak Memenuhi Kriteria
- Â Audit Internal
- Kaji Ulang Manajemen
Tanggal 9 Juli 2020, perusahaan saya melakukan proses perpanjangan sertifikat halal terhadap produk yang dihasilkan. Ini karena sertifikat halal berlaku hanya 2 tahun dan kebetulan masa habis sertifikat halal berakhir saat masa pandemi Covid19.
Meskipun dalam situasi pandemi, saya dan tim manajemen halal selama sebulan penuh mulai melakukan penyusunan dokumen hingga pendaftaran hingga akhirnya mendapat jadwal pelaksanaan audit halal pada tanggal tersebut.Â
Masa pandemi ini sedikit banyak telah merubah pola proses audit yang biasanya berupa pengecekan langsung dengan tatap muka kini dialihkan ke komunikasi daring melalui video online. Wajar mengingat masih ada kekhawatiran terhadap penularan Covid19 yang masih tinggi di Indonesia.
Akhirnya segala proses audit dilakukan melalui virtual yang berlangsung 1 hari. Saya mengalami 3 keseruan melakukan proses audit halal melalui komunikasi daring.
Keseruan Pertama : Pengalaman Pertama Diaudit Secara Virtual
Ada perasaan was-was khususnya bagi tim manajemen halal yang sudah dibentuk oleh perusahaan. Ini karena audit secara virtual baru ini terjadi. Biasanya tim auditor datang ke perusahaan, kami tim manajemen halal hanya tinggal duduk manis dan menyiapkan dokumen yang ingin dikroscek, memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan serta menunjukkan fasilitas maupun proses produksi saat kunjungan ke lapangan.
Proses audit secara virtual berarti tim manajemen halal duduk di ruangan meeting, melakukan video call dengan auditor, mengkroscek dokumen yang sudah dikirim via email, menjawab pertanyaan secara virtual dan kunjungan ke lapangan pun melalui video call.
Ini dikarenakan komunikasi secara virtual memungkinkan terciptanya faktor X yang mempengaruhi proses audit seperti jaringan internet tidak stabil, panggilan error, suara tidak terdengar, adanya kesalahpahaman antara auditor dengan auditee (pihak yang diaudit) dan faktor lainnya.
Saya ingat betul H-1 audit, tim melakukan gladi resik dan persiapan sarana komunikasi virtual. Antar departemen saling memberikan pertanyaan untuk melatih kesiapan tiap departemen, misal departemen QC menjadi auditor dan departemen produksi sebagai auditee, selanjutnya departemen produksi sebagai auditor dan departemen HRGA sebagai auditee.
