Laporan Hasil Observasi PT Pinus Merah Abadi Tugas Pengantar Manajemen

LAPORAN HASIL OBSERVASI

PT. PINUS MERAH ABADI

TUGAS PENGANTAR MANAJEMEN

 

Disusun oleh :

•  Indah Maharani

Baca juga: Gurat

NPM : 123020367

• Gita Halimatusa’adah

NPM: 123020375

• Muthia Ramadhani

NPM: 123020384

 

KELAS K

Baca juga: Kamu Adalah

FAKULTAS EKONOMI & BISNIS

PRODI MANAJEMEN 

UNIVERSITAS SWADAYA GUNUNG JATI 

TAHUN AJARAN 2023/2024

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Industri distribusi memainkan peran penting dalam rantai pasokan produk. Mereka bertindak sebagai penghubung antara produsen dan konsumen, memastikan produk yang dihasilkan oleh produsen dapat mencapai pasar dengan efisien dan tepat waktu.                                                                                          

PT Pinus Merah Abadi (PMA) adalah perusahaan nasional yang bergerak dalam bidang penjualan & distribusi FMCG (Fast Moving Consumer Goods) produk makanan ringan yang diproduksi oleh PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia dan PT. SIMBA. PMA memiliki jaringan distribusi yang luas, meliputi jaringan tradisional dan modern.

Dalam rangka mendukung pencapaian tujuan perusahaan, PMA memanfaatkan sistem informasi untuk mengelola berbagai aspek bisnisnya. Sistem informasi yang digunakan oleh PMA meliputi sistem informasi manajemen persediaan, sistem informasi penjualan, sistem informasi akuntansi, sistem pemesanan dan penjualan, dan sistem informasi sumber daya manusia.

Banyaknya produk makanan dan minuman yang dijual dalam suatu toko memerlukan sistem informasi guna untuk memantau atau mengetahui stok persediaan barang. Tanpa adanya sistem informasi maka efisiensi dan produktivitas kerja akan menurun. Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengotomatisasi  berbagai tugas, sehingga karyawan menjadi fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis. Karyawan harus melakukan berbagai tugas secara manual, yang dapat memakan waktu dan tenaga.

Jika sistem manajemen persediaan tidak efektif, perusahaan dapat menghadapi sejumlah masalah yang berdampak negatif. Salah satu masalah yang mungkin terjadi adalah kekurangan stok atau kehabisan stok. Jika sistem tidak mampu memantau atau memproses persediaan dengan akurat, perusahaan dapat mengalami ketidaktersediaan produk yang diinginkan oleh pelanggan. Hal ini tidak hanya mengganggu operasional perusahaan, tetapi juga dapat menyebabkan kehilangan pendapatan dan pelanggan yang tidak puas. Selain itu, keterlambatan dalam pengiriman juga bisa terjadi jika sistem tidak memberikan informasi yang akurat tentang persediaan produk. Ini dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, kehilangan kepercayaan, dan peluang bisnis yang terlewatkan.

 Selain itu, jika sistem tidak efektif dalam merencanakan kebutuhan persediaan, perusahaan dapat mengalami kelebihan stok yang berlebihan. Hal ini akan menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi, seperti biaya penyewaan gudang, perawatan, dan potensi kerugian akibat kerusakan atau kadaluwarsa produk. Selain dampak operasional, sistem manajemen persediaan yang tidak efektif juga dapat mengganggu laporan dan analisis yang akurat. Ini dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam pengambilan keputusan terkait perencanaan bisnis, penilaian kinerja, dan strategi pertumbuhan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengenali kebutuhan akan sistem manajemen persediaan yang efektif dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memperbaikinya, seperti mengevaluasi dan memperbarui sistem yang ada, mengadopsi praktik terbaik, dan melibatkan tim yang terlatih dalam pengelolaan persediaan.

Perkembangan distributor dari zaman ke zaman telah mengalami transformasi signifikan seiring dengan perubahan dalam teknologi, ekonomi, dan kebiasaan konsumen. Neil H. Borden Seorang ahli pemasaran dan profesor, Neil H. Borden, mengajukan konsep "Marketing Channels" yang menyoroti peran distributor dalam memfasilitasi aliran produk dan jasa dari produsen ke konsumen. Dia menekankan pentingnya kerjasama dan sinergi di antara anggota saluran distribusi untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini tentu saja diperlukan pengetahuan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang tepat.

Perkembangan teknologi internet telah mengubah lanskap distribusi. E-commerce memungkinkan penjualan produk secara online tanpa ketergantungan pada toko fisik. Distributor menggunakan platform e-commerce untuk menjual produk langsung kepada konsumen, menghilangkan hambatan geografis dan memperluas pasar potensial.

Model bisnis dropshipping telah muncul di era digital. Distributor tidak lagi perlu menyimpan stok fisik, melainkan mengirimkan pesanan langsung dari produsen ke konsumen. Beberapa produsen juga telah mengadopsi model distribusi langsung, menjual produk mereka langsung kepada konsumen melalui toko fisik mereka sendiri atau platform e-commerce yang mereka kelola.

Industri distribusi seringkali sangat kompetitif, dengan banyak perusahaan yang beroperasi dalam pasar yang sama. Persaingan yang ketat dapat menyebabkan penurunan margin keuntungan, penurunan pangsa pasar, atau kesulitan dalam mempertahankan pelanggan. Perusahaan distributor perlu berinovasi dan efisien dalam operasional mereka untuk tetap bersaing.

Perubahan tren pasar dan fluktuasi permintaan dapat menjadi permasalahan bagi perusahaan distributor. Permintaan yang tidak stabil atau pergeseran tren konsumen dapat menyebabkan ketidakseimbangan persediaan dan permintaan, yang dapat mengakibatkan kelebihan stok atau kekurangan stok. Sehingga perlunya perusahaan distributor berupaya meningkatkan nilai perusahaan dengan memiliki fleksibilitas dan kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan pasar di era ini, bisa dengan pengembangan sistem software yang digunakan.

Secara keseluruhan, perkembangan distributor mencerminkan adaptasi mereka terhadap tren teknologi dan kebutuhan konsumen, dengan fokus pada efisiensi, pemasaran online, dan pengiriman yang cepat.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) memiliki peran yang sangat penting dalam operasional perusahaan distributor. Perusahaan distributor, sebagai perantara antara produsen dan konsumen, menghadapi sejumlah tantangan yang dapat diatasi melalui implementasi SIM yang efektif.

Pertama-tama, SIM memungkinkan perusahaan distributor untuk mengelola inventaris dengan lebih efisien. Dengan menggunakan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat memantau dan mengelola informasi tentang persediaan barang, permintaan pasar, dan waktu pengiriman. Informasi ini memberikan wawasan yang lebih baik tentang kebutuhan pelanggan dan memungkinkan perusahaan untuk merencanakan persediaan dengan lebih baik. Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan yang berdampak pada biaya penyimpanan yang tinggi atau kehilangan peluang penjualan.

Selain itu, SIM membantu dalam meningkatkan efektivitas rantai pasokan perusahaan distributor. Melalui SIM, informasi yang relevan dapat dibagikan dengan pemasok dan pelanggan secara real-time. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memperkuat hubungan dengan mitra bisnisnya, meningkatkan koordinasi dan kolaborasi, serta mengoptimalkan aliran barang dan proses pengiriman. Dengan adanya SIM, perusahaan dapat merespons dengan cepat perubahan permintaan pasar, mengurangi waktu siklus, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Selanjutnya, SIM juga memberikan manfaat dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan adanya sistem yang terintegrasi, perusahaan distributor memiliki akses ke data dan informasi yang akurat dan terkini. Ini memungkinkan manajer dan eksekutif perusahaan untuk menganalisis kinerja bisnis, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan yang didukung oleh data secara lebih efektif. Keputusan yang lebih informasi dapat membantu perusahaan distributor untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan mengidentifikasi peluang pertumbuhan baru.

Secara keseluruhan, implementasi yang efektif dari Sistem Informasi Manajemen pada perusahaan distributor dapat membawa sejumlah manfaat signifikan. Dengan mengelola inventaris dengan lebih efisien, meningkatkan efektivitas rantai pasokan, dan memperoleh wawasan yang lebih baik melalui pengambilan keputusan yang didukung oleh data, perusahaan distributor dapat meningkatkan kinerja operasionalnya, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dalam perusahaan distribusi seperti PT Pinus Merah Abadi, keberadaan sistem informasi keuangan sangat penting karena berperan sebagai alat yang krusial dalam mengelola dan mengontrol aspek-aspek keuangan perusahaan. Sistem informasi keuangan memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengelola transaksi keuangan, melacak arus kas, dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat. Oleh karena itu perlu diterapkan manajemen sistem informasi di PT. Pinus Merah Abadi agar memudahkan segala aspek penjualan. Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik melakukan observasi mengenai manajemen sistem informasi di PT Pinus Merah Abadi yang bertempat di desa Ciledug kulon, Kecamatan Ciledug,  Kabupaten Cirebon, Jawa Barat.

1.2 RUMUSAN MASALAH

• Berdasarkan latar belakang diatas, didapatkan beberapa rumusan masalah sebagai berikut:
• Apa Definisi Sistem Informasi Manajemen?
• Bagaimana Metode Observasi Perusahaan Distributor Menggunakan SIM?
• Bagaimana Tinjauan Umum Tempat Observasi?
• Bagaimana Hasil Observasi Perusahaan Distributor Menggunakan SIM?

1.3 TUJUAN

• Mengetahui definisi Sistem Informasi Manajemen (SIM).
• Mengetahui Metode Observasi Perusahaan Distributor Menggunakan SIM.
• Mengetahui tinjauan umum tempat observasi.
• Mengetahui hasil observasi perusahaan distributor menggunakan SIM.

1.4 MANFAAT

• Laporan penelitian ini disusun sebagai pendukung proses belajar mengajar (perkuliahan) dan membuka wawasan mahasiswa tentang sistem informasi manajemen
• Pembaca dapat memahami materi lebih mendalam mengenai sistem informasi manajemen

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

•             Sistem informasi manajemen atau yang sering kita dengar SIM, berasal dari bahasa Inggris yaitu management information system.
• Pengertian sistem informasi manajemen adalah sistem suatu awalan bagian dari pengerjaan internal dalam bisnis yang terdiri atas penggunaan dokumen-dokumen, manusia, teknologi, serta prosedur dalam akuntansi manajemen.
• Menurut Danu Wira Pangestu (2007) pengertian sistem informasi manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang berhak dalam mengumpulkandan mengelola data untuk menyediakan informasi yang bermanfaat bagi semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian tersebut.

Menurut Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon, para ahli di bidang sistem informasi, SIM dapat didefinisikan sebagai "sekelompok saling terkait dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mengumpulkan, mengubah, dan mendistribusikan informasi guna mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kontrol dalam suatu organisasi." SIM membantu organisasi mengelola operasinya dengan lebih efisien dan efektif, memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara departemen dan individu, serta memberikan wawasan yang berharga dalam pengambilan keputusan strategis.

Menurut James A. O'Brien dan George M. Marakas, ahli di bidang sistem informasi, SIM dapat didefinisikan sebagai "sistem formal yang digunakan untuk menyajikan informasi yang terorganisir dan terstruktur dalam bentuk yang berguna bagi manajemen pada semua tingkatan dalam proses mengambil keputusan." SIM mencakup perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), basis data, jaringan komunikasi, serta orang-orang, prosedur, dan kebijakan yang terlibat dalam pengelolaan informasi.

Dari beberapa penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah Jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambilan keputusan.

2.1.2 Pentingnya Sistem Informasi Manajemen

Pentingnya sistem informasi manajemen dalam perusahaan tidak terlepas dari hal-hal yang bisa mempengaruhi kinerja perusahaan itu sendiri. Segala jenis keputusan manajemen dan juga aktivitas manajemen yang berdasarkan pada data-data, informasi yang ada dan dimiliki oleh manajemen. Data dan informasi menjadi penting. Manajemen selalu mengandalkan itu, agar setiap langkah yang diambil: tidak salah arah. dan tidak merugikan perusahaan. Berikut ini adalah manfaat sistem informasi manajemen sebagai berikut :

• Meningkatkan Akurasi Data

Data merupakan sumber yang penting sebagai pengambilan keputusan. Data yang akurat sangat dibutuhkan dalam sebuah bisnis karena data ini adalah alat yang akan berhubungan dengan keputusan strategis.

Melalui sistem informasi manajemen, data akan masuk kemudian diolah secara otomatis, sehingga membantu tugas tim manajemen lebih efektif dan efisien. Apalagi dengan data yang sudah sistematis, akan lebih memudahkan pihak manajemen dalam mengolah data secara realtime.

• Meningkatkan Kualitas SDM

Ketika data informasi telah terkumpul dan diolah secara akurat, tentu hal ini akan mempengaruhi kualitas sumber daya manusia. Karena mau tidak mau, sumber daya manusia yang menggunakan sistem ini harus paham teknologi. Dengan sumber daya manusia yang berkualitas, akan berpengaruh terhadap perkembangan bisnis perusahaan di masa yang akan datang.

• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

 SIM menyediakan informasi yang relevan, akurat, dan real-time kepada manajemen. Dengan akses ke data dan laporan yang terstruktur, manajemen dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi. SIM membantu dalam analisis data, pemodelan bisnis, prediksi tren, dan evaluasi kinerja, yang semuanya mendukung pengambilan keputusan yang lebih cerdas.

• Efisiensi dan Efektivitas Operasional

 SIM memungkinkan otomatisasi dan integrasi proses bisnis di seluruh organisasi. Ini mengurangi ketergantungan pada tugas manual yang rentan terhadap kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi operasional. SIM juga membantu dalam manajemen persediaan, pengelolaan rantai pasokan, pemantauan kinerja produksi, dan pengendalian kualitas, yang semuanya berkontribusi pada efektivitas keseluruhan operasi.

Secara keseluruhan, SIM menjadi penting karena memberikan informasi yang diperlukan bagi manajemen organisasi untuk membuat keputusan yang lebih baik, meningkatkan efisiensi operasional, mendorong kolaborasi dan komunikasi, mengelola sumber daya dengan optimal, memantau kinerja, dan mencapai keunggulan kompetitif. Implementasi SIM yang efektif dapat memberikan manfaat jangka panjang bagi organisasi dalam mencapai tujuan bisnis mereka.

2.1 3 Karakteristik dan Klasifikasi Sistem

     Setiap sistem memiliki sifat atau karakteristik tertentu. Menurut Sutabri (2012) karakteristik sistem meliputi:

• Komponen Sistem (Components)
•  Sistem terdiri dari komponen-komponen yang membuat suatu kesatuan, bekerja untuk mencapai suatu tujuan. Komponen-komponen tersebut disebut juga sebagai subsistem. Setiap subsistem memiliki fungsi yang berbeda-beda.
• Batasan Sistem (Boundary)

Setiap sistem pasti memiliki suatu batasan yang memisahkan antara sistem satu dengan lainnya. Batasan ini juga memisahkan sistem dengan lingkungan luar.

•  Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar juga berpengaruh terhadap kinerja suatu sistem. Lingkungan yang baik dapat menguntungkan bagi sistem dan lingkungan yang kurang baik harus dikendalikan.

• Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara sistem dengan subsistem. Penghubung berfungsi untuk menyalurkan sumbersumber daya dari suatu subsistem ke subsistem lainnya yang nantinya dapat terjadi suatu integrasi sistem.

• Masukan Sistem (Input)

 Masukkan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

• Keluaran Sistem (Output) 

Hasil energi yang diolah menjadi hasil atau keluaran yang berguna.  Keluaran ini dapat menjadi masukkan subsistem lain.

• Pengolah Sistem (Process)

 Suatu sistem memiliki proses yang mengubah masukkan menjadi keluaran.

• Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem pasti memiliki sasaran dan tujuan. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran atau tujuan maka sistem tersebut tidak ada gunanya. Sistem dikatakan berhasil apabila sistem tersebut dapat mencapai tujuannya.

Klasifikasi sistem menurut Hutahaean (2015) yang dilansir dari situs BSI:

• Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer.

• Sistem tentu dan tak tentu

Sistem tentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sebagai keluaran sistem dapat diramalkan. Sementara sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik

• Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

      Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

• Sistem terbuka dan tertutup

       Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

2.2 Metode Observasi

2.2 1 Lokasi dan Waktu Observasi

Tempat :

PT. Pinus Merah Abadi cabang Losari, Jalan Raya Ciledug, RT/RW 03/04 Desa Ciledug Lor Kecamatan Ciledug Kabupaten Cirebon, Jawa Barat.

 Waktu :

Sabtu, 13 Januari 2024

2.2 2 Instrumen Observasi dan Cara Pengumpulan Data

            Dalam Observasi ini, instrumen yang digunakan adalah kuesioner yang dirancang untuk mengumpulkan data tentang kinerja gudang di PT. Pinus Merah Abadi. Kuesioner ini terdiri dari serangkaian pertanyaan terstruktur yang akan diberikan kepada kepala gudang untuk mendapatkan wawasan yang komprehensif tentang operasional dan sistem manajemen gudang.

Selain itu, metode pengumpulan data yang akan digunakan adalah wawancara langsung dengan kepala gudang PT. Pinus Merah Abadi. Dalam wawancara ini, peneliti akan bertemu langsung dengan kepala gudang untuk mengajukan pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya. Wawancara langsung ini memberikan kesempatan untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam, menjelaskan aspek-aspek yang kompleks, dan memperoleh pandangan subjektif dari kepala gudang tentang kinerja gudang dan tantangan yang dihadapi.

Proses wawancara akan dilakukan dengan pendekatan terstruktur, di mana peneliti telah menyiapkan daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada kepala gudang. Pertanyaan-pertanyaan ini akan mencakup berbagai aspek seperti pengelolaan stok, pengawasan kualitas, efisiensi operasional, sistem pengendalian, dan permasalahan yang sering muncul dalam operasi gudang. Selama wawancara, peneliti akan mencatat tanggapan kepala gudang dan bertanya lebih lanjut untuk menggali informasi yang relevan.

2.3 Tinjauan Umum Tempat Observasi

2.3 1 Indentitas Perusahaan

            PT. Pinus Merah Abadi merupakan perusahaan nasional yang bergerak cepat dalam bidang penjualan & distribusi yang meliputi jaringan tradisional dan modern. PT. Pinus Merah Abadi memiliki banyak cabang untuk melayani secara langsung outlet yang terdaftar diseluruh Indonesia.

Untuk memanfaatkan bisnis, PT. Pinus Merah Abadi membangun kemitraan dengan beberapa distributor lokal untuk menyebarkan produk dari Sabang sampai Marauke dan secara terus menerus mengembangkan pasar dengan membuka banyak cabang agar lebih dekat ke pelanggan.

PT. Pinus Merah Abadi manjadi perusahaan distribusi yang tumbuh dengan berfokus pada pengembangan Sumber Daya Manusia, Sistem Distribusi, Inventaris, dan Praktek perusahaan yang Baik.

VISI PERUSAHAAN

Menjadi perusahaan distribusi makanan dan minuman yang berkualitas melalui jaringan distribusi yang luas dan kokoh dipasar domestik, serta mendapatkan respek dari seluruh pelanggan.

MISI PERUSAHAAN

Berinovasi secara konsisten dan berkesinambungan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan serta mewujudkan tata kelola perusahaan yang profesional, efektif dan efisien melalui pengembangan sumber daya manusia yang kompeten.

2.3 2 Struktur Organisasi

            Berikut adalah struktur organisasi PT Pinus Merah Abadi yang diperbarui dengan mencakup peran-peran yang Anda sebutkan:

• Direktur : Bertanggung jawab atas pengambilan keputusan strategis dan mengarahkan kebijakan perusahaan secara keseluruhan.
• Operational Manager : Bertanggung jawab untuk memastikan efisiensi, produktivitas, dan keberlanjutan operasional dalam mencapai tujuan perusahaan.
• Sales Coordinator : Bertanggung jawab untuk memastikan efisiensi, produktivitas, dan keberlanjutan operasional dalam mencapai tujuan perusahaan.
• Salesman : Melakukan penjualan langsung kepada pelanggan, membangun hubungan dengan pelanggan, dan memenuhi target penjualan yang ditetapkan.
• Gudang : Bertanggung jawab atas pengelolaan operasional gudang, termasuk penerimaan barang, penyimpanan, pengemasan, dan pengiriman barang.
• Staff Operasional : Melakukan kegiatan operasional di gudang, seperti penerimaan dan pengiriman barang, pengepakan, dan inventarisasi stok.
• Menchandiser : Bertanggung jawab penataan barang- barang di toko, pengiriman produk oleh distributor, hingga pembelian produk oleh konsumen di took.
• Delivery : Bertanggung jawab atas pengiriman barang kepada pelanggan dengan tepat waktu dan aman.

Bagan Struktur PT. Pinus Merah Abadi

                   

2.4 Hasil Penelitian

2.4 1 Keterkaitan Sistem Informasi dengan Perusahaan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah penulis lakukan terdapat beberapa keterkaitan antara sistem informasi dengan PT. Pinus Merah abadi, yaitu sebagai berikut:

Komponen sistem

SDM : Pimpinan perusahaan dan karyawan

Hardware: Alat print, Daily Monitoring,dll.

Sofware: Aplikasi scylla

Batas sistem

Lokasi perusahaan: Ciledug Kulon, Kec. Ciledug, Kabupaten Cirebon, Jawa Barat.

Produk : minuman dan makanan ringan

Lingkungan luar dan sistem

Lingkungan makro

2.4 2 Struktur dan Organisasi Perusahaan

Faktor ekonomi: pertumbuhan ekonomi, tingkat inflasi, dan suku bunga.

Faktor politik: stabilitas politik, kebijakan pemerintah, dan regulasi.

Faktor sosial budaya: perubahan gaya hidup, demografi, dan tingkat pendidikan.

Faktor teknologi: seperti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Lingkungan mikro

Konsumen: kebutuhan, keinginan, dan perilaku konsumen.

Pemasok: ketersediaan bahan baku, harga bahan baku, dan kualitas bahan baku.

Persaingan: jumlah pesaing, kekuatan pesaing, dan strategi pesaing.

Pemerintah: kebijakan pemerintah yang berkaitan dengan industri distribusi.

Penghubung sistem

Aplikasi penghubung (middleware), yaiitu aplikasi scylla yang berfungsi untuk menghubungkan berbagai sistem informasi yang berbeda.

Basis data terpusat (centralized database), yaitu basis data yang menyimpan data dan informasi dari berbagai sistem informasi yang berbeda.

Input

Input internal

Data dan informasi dari sistem informasi perusahaan: data penjualan, data persediaan, dan data keuangan.

Keputusan dan kebijakan perusahaan.

Laporan dari karyawan

Input eksternal

Data dan informasi dari pemasok: data ketersediaan bahan baku dan harga bahan baku.

Data dan informasi dari pelanggan: data permintaan produk dan harga produk.

Data dan informasi dari lingkungan: data kondisi ekonomi dan data persaingan pasar.

Output

Output internal

Laporan penjualan.

Laporan persediaan.

Laporan keuangan.

-Keputusan dan kebijakan perusahaan.

Output eksternal

Produk yang dijual kepada pelanggan.

Layanan yang diberikan kepada pelanggan.

Laporan kepada pemasok.

Laporan kepada pemerintah

Proses

Proses perencanaan produksi: merencanakan produksi produk yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Proses penjualan dan distribusi: menjual dan mendistribusikan produk ke pelanggan.

Proses manajemen persediaan: persediaan produk yang dimiliki oleh perusahaan.

Proses manajemen keuangan: mengelola keuangan perusahaan.

Sasaran

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan, dengan menggunakan sistem yang tepat, perusahaan dapat mengurangi duplikasi kerja, menghemat waktu dan biaya, serta meningkatkan produktivitas.

Meningkatkan daya saing perusahaan, dengan menggunakan sistem yang tepat, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan cepat, serta memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.

Meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan menggunakan sistem yang tepat, perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih cepat, tepat, dan dapat memuaskan hati pelanggan.

2.4 3 Jumlah Karyawan

• Sales : 22 Orang

• Staff Operasional : 4 orang

• Driver : 6 orang

• Gudang : 3 orang

            Jumlah Karyawan PT. Pinus Merah Abadi cabang Losari bertotal 35 orang

2.4 4 Manajemen Perusahaan

Manajemen persediaan merupakan proses pengelolaan dan pengendalian persediaan barang atau produk dalam suatu perusahaan. Manajemen persediaan pada perusahaan distributor makanan seperti PT Pinus Merah Abadi memiliki peran yang krusial dalam menjaga ketersediaan produk makanan yang tepat, mengurangi pemborosan, dan memenuhi permintaan pelanggan. Berikut adalah beberapa aspek penting dalam manajemen persediaan pada perusahaan distributor makanan:

1. Perencanaan Persediaan: PT Pinus Merah Abadi perlu melakukan perencanaan persediaan dengan cermat berdasarkan analisis permintaan pasar, tren konsumen, dan musim. Perusahaan harus memperkirakan kebutuhan persediaan makanan di masa depan untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok. Perencanaan yang baik akan membantu perusahaan mengoptimalkan persediaan dan menghindari kerugian biaya akibat stok yang tidak terjual atau kehilangan pelanggan karena kekurangan persediaan.

2. Pengadaan dan Pemesanan: PT Pinus Merah Abadi perlu menjalin hubungan yang kuat dengan pemasok makanan untuk memastikan ketersediaan barang yang memadai. Perusahaan harus melakukan pengadaan dan pemesanan secara efisien dengan mempertimbangkan waktu pengiriman, kualitas produk, dan harga yang kompetitif. Penggunaan sistem informasi atau perangkat lunak manajemen persediaan dapat membantu dalam mengelola proses pengadaan dan pemesanan dengan lebih efisien.

3. Penyimpanan dan Penanganan Barang: Persediaan makanan perlu disimpan dengan benar untuk mempertahankan kualitas dan kesegaran produk. PT Pinus Merah Abadi harus memiliki fasilitas penyimpanan yang memadai, seperti ruang dingin atau rak khusus untuk produk yang membutuhkan suhu tertentu. Perusahaan harus memperhatikan aturan kebersihan dan keamanan pangan dalam penanganan barang agar terhindar dari kontaminasi atau kerusakan.

4. Rotasi Stok: Dalam manajemen persediaan makanan, rotasi stok atau metode First-In, First-Out (FIFO) sangat penting. PT Pinus Merah Abadi harus memastikan bahwa produk yang masuk pertama kali ke persediaan juga yang pertama kali digunakan atau dijual. Hal ini membantu dalam menjaga kesegaran dan kualitas produk makanan serta menghindari produk kadaluwarsa.

5. Pemantauan Kualitas dan Keamanan: PT Pinus Merah Abadi harus melakukan pemantauan dan pengendalian kualitas produk makanan yang ada dalam persediaan. Hal ini meliputi pemeriksaan visual, pengujian mikrobiologi, dan pemantauan tanggal kedaluwarsa. Penerapan sistem pelacakan persediaan yang baik juga memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengambil tindakan cepat terhadap produk yang bermasalah atau berpotensi mengancam keamanan pelanggan.

6. Analisis dan Perbaikan: PT Pinus Merah Abadi perlu melakukan analisis secara rutin terhadap data persediaan, seperti tingkat stok, tingkat pemenuhan permintaan, dan angka pemborosan. Dari analisis tersebut, perusahaan dapat mengidentifikasi pola dan tren, serta mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan.

Dalam rangka memastikan manajemen persediaan yang efektif, PT Pinus Merah Abadi juga dapat memanfaatkan teknologi seperti sistem manajemen persediaan berbasis komputer atau perangkat lunak yang dirancang khusus untuk industri distribusi makanan.

2.4 5 Kinerja Keuangan dan Operasional

Pengaruh Kinerja Keuangan dalam Sistem dan Software Untuk Meningkatkan Nilai Perusahaan

            Pada PT. Pinus Merah Abadi, kinerja keuangan pasti sangat berpengaruh dalam sistem dan software untuk meningkatkan nilai perusahaan. Karena yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah omset, artinya semakin besar penjualan maka omset dan profit yang dihasilkan akan semakin besar. Pada perusahaan ini, target omset yang dihasilkan ada yang sehari hingga satu bulan.

Dalam PT. Pinus Merah Abadi, berikut adalah kinerja keuangan dan operasional yang ada :

• Tahap pertama (Taking Order)

 Langkah awal dalam kinerja keuangan dan operasional adalah dilakukannya 'Taking Order'. Taking order adalah membuat penjualan, menawarkan barang dagangan dari perusahaan, dan berkeliling untuk mencari konsumen potensial. Taking order biasa dilakukan oleh sales taking order atau biasa disebut salesman. Namun yang membedakan ialah, sales TO tidak perlu membawa barang dagangannya, dan hanya bertugas untuk mencatat pesanan. Biasanya salesman akan melakukan taking order ke toko grosir, eceran, ataupun toko besar lainnya. Setiap salesman juga memiliki rute nya sendiri dengan sebutan JKS (Jadwal Kunjungan Sales), biasanya salesman akan order sesuai satu kecamatan.

panduan sales (SOP) Dokpri

Format taking order yang dilakukan adalah :

Pengiriman = H+1 orderan

Contohnya ketika toko meng-order barang hari ini, maka sales akan kirimkan besok.

Setelah salesman melakukan taking order dan mendapatkan orderan berupa grosir atau retell, salesman akan input orderan tersebut dalam aplikasi bernama SFA (Sales Force Automation). Sales force automation adalah sebuah sistem untuk mengelola proses penjualan lebih efisien, efektif, dan lebih cepat. Aplikasi SFA ini mampu mengotomatiskan alur penjualan berluang seperti mengelola prospek, perkiraan penjualan dan memantau kinerja tim. SFA akan otomatis mengindikasikan ke admin bagian kantor (admin sales) yang kemudian mengunduh data dari web SFA tersebut. Data yang sudah terunduh akan memiliki tampilan berupa format TXT. Format tersebut kemudia akan di proses ke komputer admin oleh aplikasi 'Scylla' dengan user admin masing-masing (beda admin akan beda user).

 aplikasi Scylla. Dokpri

Kemudian aplikasi Scylla akan memproses dan mencetak faktur dari orderan yang sudah dilakukan. Contohnya ketika toko meng-order wafer, maka faktur harus sesuai dengan orderan tersebut. Faktur akan di cetak pada printer dotmatrix Epson tipe LQ/2190.

  Gambar: 2.3 printer dotmatrix Epson tipe LQ/2190

2.  Tahap kedua (Routing)

Setelah faktur di cetak, tahap selanjutnya adalah routing. Routing adalah proses mengambil jadwal (schedule) dan memetakan rute yang tepat untuk pengemudi pengiriman atau profesional layanan. Perencanaan rute digunakan untuk mengoptimalkan rute, sedangkan penjadwalan digunakan untuk mengoptimalkan beban kerja dan ketersediaan tenaga kerja. Pada PT. Pinus Merah Abadi, satu driver itu memiliki tiga sales. Kemudian data yang mereka dapatkan dikumpulkan di aplikasi Scylla supaya tercetak BSTF. BSTF (Bukti Serah Terima Faktur) adalah kumpulan faktur-faktur atau kalkulasi dari satu driver yang akan dikirim dari beberapa sales. Contohnya dari 30 toko memiliki rekap sama dengan BSTF. Mengapa demikian? Agar driver tau berapa nominal barang yang dia terima, berapa nilai rupiah yang harus di setor ke kasir yang datanya hanya bisa di lihat di BSTF.

                     

  

daily monitoring board. Dokpri

            3. Tahap Ketiga (Mendapatkan Pendapatan)

Setelah routing dan terjadinya BSTF dari apk Scylla kemudian serah terima dari admin tersebut, perusahaan akan mendapatkan tiga lembar bukti dokumen, berupa :

• BSTF untuk ke driver. BSTF isinya nama-nama toko, list toko yg dikirim sama driver sesuai rutting admin, Kuantiti value = jumlah nominal uang, dan Kubikasi barang, dan Kuantiti Karton = untuk mengira-ngira jumlah karton untuk masuk dalam mobil.
• BPB (Bukti Pengeluaran Barang) untuk gudang. BPB berisi deskripsi barang, kuantiti barang dan jumlah toko.
• HPH (Hasil Penjualan Harian) untuk ke kasir.

Setelah kegiatan tersebut selesai, kemudian akan langsung di proses ke gudang dengan loading barang berdasarkan BPB dari admin. Kemudian barang dikirim sesuai BSTF barang yang dibawa, lalu driver menyerahkan barang dan faktur ke toko untuk pembayaran sesuai dengan nominal faktur.

Nabati memiliki sistem cash, tidak hutang dsb. Jadi ketika barang turun, uang harus langsung ditagih oleh driver. Driver secara tidak langsung diartikan dengan kolektor uang.

Ketika driver sudah mengirim ke semua toko, dan ketika turun barang kemudian driver akan meng-collect dan menaruh uang tersebut di kotak peluru di mobil yang sudah disediakan perusahaan. Kemudian dari driver terakumulasi, dan di setor ke kasir. Driver akan berpatokan kepada BSTF. Sedangkan kasir berpatokan kepada HPH. Jika sudah sejalur pasti akan akur, jikalaupun ada selisih namanya selisih pembulatan. Kemudian driver setor ke kasir (misal driver 5) kemudian meng-collect uang dan sesuai dengan jumlah HPH. Kemudian uang yang ter-collect dari semua driver dari kasir itu di setorkan ke Bank Collection di HO (Head Office). Lalu kasir akan menyetorkan tunai ke bank. Hingga pada akhirnya perusahaan akan mendapatkan pendapatan.

2.4 6 Keadaan yang Memberikan Peluang Tinggi pada Perusahaan

Keadaan yang memberikan peluang paling besar biasanya terjadi saat adanya perayaan atau event  besar seperti hari raya idul fitri dan natal. Pada perayaan atau event tersebut, permintaan pasar meningkat sehinngga perusahaan akan memproduksi kue kaleng ataupun item lainnya lebih banyak dari hari-hari biasa. Biasanya, perusahaan pihak produksi akan mempersiapkan H-3 bulan stok dan sudah disalurkan kepada pihak distributor. Kadang pada hari libur  sekolah juga permintaan akan meningkat.

2.4 7 Penanganan Pasang Surut Omzet Perusahaan

Mendapat keuntungan besar merupakan salah satu harapan bagi setiap perusahaan dalam berbisnis. Namun tidak selamanya bisnis yang dikelola berjalan lancar.  Pasang surut adalah hal lumrah dalam berbisnis. Terdapat berbagai macam tantangan maupun resiko yang mengakibatkan kerugian dalam menjalankan bisnis dan usaha. Namun hal tersebut mau tidak mau harus dilalui dan dihadapi.

Untuk itu setiap pelaku bisnis harus memiliki strategi tertentu supaya dapat mencegah ataupun mampu mengantisipasi hal yang dapat memicu kerugian dikarenakan minat konsumen dari waktu ke waktu dapat berubah.  Untuk  itu di PT. Pinus Merah abadi mengadakan program untuk menarik konsumen yaitu reward berupa logam mulia. Setiap konsumen atau toko yang telah mencapai target penjualan akan diberikan reward logam mulia.

2.4 8 Faktor-faktor Resiko dan Solusi

Faktor risiko dalam sistem informasi manajemen (SIM) pada perusahaan distributor dapat bervariasi, tetapi berikut ini adalah beberapa faktor risiko umum yang mungkin dihadapi oleh perusahaan distributor:

1.         Keamanan Data: Keamanan data merupakan faktor risiko utama dalam SIM. Perusahaan distributor menyimpan informasi pelanggan, data inventaris, dan transaksi bisnis penting lainnya. Ancaman seperti peretasan komputer, pencurian identitas, atau kebocoran data dapat merusak reputasi perusahaan dan mengakibatkan kerugian finansial.

Solusi untuk mengatasi risiko ini erusahaan harus mengimplementasikan solusi yang kuat dan komprehensif. Ini meliputi penggunaan sistem keamanan yang canggih seperti firewall, enkripsi data, dan perangkat lunak antivirus untuk melindungi sistem dari ancaman malware dan serangan peretasan. Selain itu, perusahaan harus menerapkan kebijakan keamanan yang ketat, termasuk penggunaan kata sandi yang kuat, periode penggantian kata sandi secara berkala, dan pengendalian akses yang terperinci untuk membatasi hak akses individu. Pemantauan dan audit sistem yang rutin juga penting untuk mendeteksi dan merespons dengan cepat aktivitas mencurigakan serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan keamanan.

2.         Ketidaktersediaan Sistem: Sistem informasi yang tidak tersedia atau mengalami gangguan dapat menghambat operasional perusahaan distributor. Kegagalan server, kerusakan perangkat keras, atau serangan virus dapat mengakibatkan downtime yang berdampak negatif pada produktivitas dan kepuasan pelanggan.

Solusi untuk mengatasi risiko ini. perusahaan dapat menerapkan beberapa solusi yang efektif. Pertama, penting untuk menggunakan infrastruktur teknologi yang andal dan memiliki kapasitas yang memadai untuk menangani beban kerja yang tinggi. Hal ini dapat meliputi penggunaan server yang kuat, jaringan yang stabil, dan sistem penyimpanan yang terpercaya. Selain itu, perusahaan juga dapat mengadopsi strategi redundansi, seperti memiliki cadangan server atau sistem backup yang siap digunakan dalam situasi darurat. Selanjutnya, perusahaan harus melakukan pemeliharaan dan pemantauan rutin terhadap sistem untuk mendeteksi dan mengatasi masalah potensial sebelum mereka menjadi masalah yang serius. Dengan mengimplementasikan solusi ini, perusahaan dapat mengurangi risiko ketidaktersediaan sistem dan memastikan ketersediaan yang optimal dari Sistem Informasi Manajemen.

3.         Ketidaktepatan Data: Ketidaktepatan data dalam SIM dapat mengganggu pengambilan keputusan yang akurat. Kesalahan input data, duplikasi data, atau kurangnya integritas data dapat menghasilkan informasi yang tidak dapat diandalkan.

Solusi untuk mengatasi risiko ini perusahaan dapat menerapkan beberapa solusi yang efektif. Pertama, penting untuk memiliki proses validasi data yang ketat. Ini melibatkan penggunaan kontrol kualitas yang kuat, seperti pemeriksaan otomatis dan manual, untuk memastikan keakuratan dan kevalidan data sebelum diinput ke sistem. Selain itu, perusahaan dapat mengadopsi metode automasi dan integrasi antara sistem yang berbeda untuk menghindari kesalahan manusia dalam penginputan data. Kebijakan dan prosedur yang jelas juga harus diterapkan untuk memastikan standar yang konsisten dalam pengelolaan data. Selanjutnya, perusahaan harus menginvestasikan dalam pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia yang bertanggung jawab atas pengelolaan data, sehingga mereka memiliki pemahaman yang baik tentang pentingnya keakuratan data dan dapat melaksanakan tugas mereka dengan cermat. Dengan mengimplementasikan solusi ini, perusahaan dapat mengurangi ketidaktepatan data dalam SIM dan meningkatkan keandalan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan.

4.         Kurangnya Integrasi: Perusahaan distributor sering menggunakan berbagai sistem dan aplikasi yang berbeda untuk mengelola fungsi bisnis mereka, seperti manajemen inventaris, penjualan, dan keuangan. Jika sistem ini tidak terintegrasi dengan baik, dapat menyebabkan kesulitan dalam berbagi informasi antar departemen, ketidakefisienan operasional, dan kesalahan data.

 Solusi untuk mengatasi risiko ini adalah dengan mengimplementasikan sistem SIM terintegrasi yang dapat menghubungkan dan mengalirkan data secara mulus antara berbagai fungsi bisnis.

5.         Ketidakmampuan Mengikuti Perubahan Teknologi: Perkembangan teknologi yang cepat dapat menjadi risiko bagi perusahaan distributor yang tidak mampu mengikuti perubahan tersebut. Jika sistem SIM tidak diperbarui secara teratur, perusahaan dapat kehilangan keunggulan kompetitif dan efisiensi operasional.

 Solusi untuk mengatasi risiko ini adalah dengan menjaga keberlangsungan sistem SIM melalui pembaruan dan peningkatan teknologi yang tepat waktu, serta dengan mengikuti perkembangan industri dan tren terkini.

Penting untuk diingat bahwa faktor risiko dan solusi SIM pada perusahaan distributor dapat bervariasi tergantung pada situasi dan kebutuhan spesifik. Oleh karena itu, penulis berharap perusahaan distributor harus melakukan evaluasi risiko yang komprehensif dan merancang strategi SIM yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis mereka.

2.4 9 Nilai Perusahaan Distributor dari Sistem Informasi Manajemen

Untuk menilai nilai perusahaan distributor dari kinerja sistem informasi manajemen (SIM), ada beberapa faktor yang dapat dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa faktor yang umumnya digunakan untuk mengevaluasi kinerja SIM dalam konteks perusahaan distributor:

1.         Efisiensi operasional: SIM yang baik dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan distributor dengan mengotomatisasi proses bisnis, mengurangi ketergantungan pada pekerjaan manual, dan mengoptimalkan aliran informasi. Dalam hal ini, penilaian dapat dilakukan dengan melihat pengurangan waktu dan biaya yang dihasilkan dari implementasi SIM.

2.         Pengelolaan persediaan: SIM yang efektif dapat membantu perusahaan distributor dalam mengelola persediaan dengan lebih baik. Hal ini meliputi pemantauan stok, prediksi permintaan, pengelolaan pesanan, dan optimalisasi rantai pasok. Penilaian kinerja SIM dapat dilakukan dengan membandingkan tingkat akurasi perkiraan persediaan, tingkat pengurangan kelebihan atau kekurangan persediaan, dan efisiensi pengelolaan pesanan.

3.         Analisis data: SIM yang kuat dapat mengumpulkan data yang relevan dan menghasilkan laporan dan analisis yang berguna bagi perusahaan distributor. Penilaian kinerja SIM dapat melibatkan evaluasi kualitas laporan yang dihasilkan, kemampuan untuk membuat analisis yang mendalam, dan tingkat penggunaan informasi ini dalam pengambilan keputusan strategis.

4.         Peningkatan layanan pelanggan: SIM yang efektif dapat membantu perusahaan distributor dalam memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Misalnya, melalui akses yang cepat dan akurat terhadap informasi pelanggan, status pesanan, dan histori pembelian. Penilaian kinerja SIM dapat melibatkan evaluasi tingkat kepuasan pelanggan, tingkat waktu respons terhadap permintaan pelanggan, dan kualitas pengiriman produk atau layanan.

5.         Keamanan informasi: Perusahaan distributor sering kali memiliki data sensitif, termasuk informasi pelanggan dan data keuangan. Oleh karena itu, SIM yang baik harus menjaga keamanan informasi dengan mengimplementasikan langkah-langkah keamanan yang tepat. Penilaian kinerja SIM dapat melibatkan evaluasi kepatuhan terhadap kebijakan keamanan, tingkat perlindungan data, dan kemampuan mengatasi ancaman keamanan.

Perlu dicatat bahwa penilaian nilai perusahaan distributor tidak terbatas pada kinerja SIM saja, tetapi juga melibatkan faktor-faktor lain seperti keuangan, manajemen sumber daya manusia, dan strategi bisnis secara keseluruhan. SIM hanya merupakan salah satu aspek yang dapat berkontribusi terhadap nilai perusahaan secara keseluruhan.

 

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

PT. Pinus Merah abadi adalah perusahaan yang bergerak di bidang ditribusi. Perusahaan ini termasuk anak perusahaan PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia. Taking order adalah poin penting siklus perusahaan untuk menghasilkan pendapatan. Kinerja keuangan sangat berpengaruh untuk meningkatkan nilai perusahaan. Pasang surut omset juga terjadi pada perusahaan ini, dikarenakan persaingan produk antar perusahaan yang semakin ketat.

Berdasarkan hasil observasi PT. Pinus Merah Abadi yang penulis lakukan, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

• Sistem Informasi Manajemen adalah Jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambilan keputusan.
• PT. Pinus Merah Abadi adalah perusahaan distributor yang bergerak dalam industri distribusi barang.
• Karakteristik SIM yang terdapat di PT Pinus Merah Abadi meliputi komponen sistem, batas sistem, lingkungan luar dan sistem, peghubung sistem, input, output, proses, dan sasaran.

Pembahasan dalam laporan ini juga mengungkapkan beberapa aspek penting dalam manajemen perusahaan. Pertama, siklus perusahaan dan penerapan sistem serta software yang tepat dapat mempengaruhi pendapatan dan kinerja keuangan, sehingga meningkatkan nilai perusahaan. Kedua, fungsi, tugas, tanggung jawab, dan struktur organisasi yang terorganisir dengan baik sangat penting untuk kelancaran operasional perusahaan. Ketiga, faktor penghambat harus diidentifikasi dan dikelola agar perusahaan dapat mencapai target yang ditetapkan. Keempat, melalui studi kasus persaingan produk, perusahaan dapat mempelajari strategi yang efektif untuk menghadapi persaingan pasar. Kelima, pemahaman tentang jenis dan level manajemen membantu perusahaan dalam mengatur struktur organisasi dan komunikasi yang efektif. Dengan memahami aspek-aspek ini, perusahaan dapat meningkatkan kinerja mereka dan mencapai tujuan jangka panjang.

            Melalui penggunaan SIM yang efektif, organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan membuat keputusan yang lebih terinformasi. SIM juga membantu organisasi dalam menghadapi perubahan yang cepat di lingkungan bisnis, sehingga mereka dapat bersaing dengan lebih baik dan memanfaatkan peluang yang ada.

3.2 Saran

• Saran yang diperoleh dalam laporan penelitian sebagai berikut :
• Automatisasi Proses: Pertimbangkan untuk mengadopsi sistem otomatisasi pemesanan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sistem ini dapat membantu mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan efisiensi, dan menghemat waktu. Dengan mengimplementasikan solusi perangkat lunak atau platform e-commerce, perusahaan dapat mempercepat proses penginputan pemesanan, memastikan akurasi data, dan memungkinkan pelanggan untuk melakukan pemesanan secara mandiri.
• Standarisasi Proses: Tetapkan proses standar yang jelas untuk penginputan pemesanan. Pastikan bahwa semua karyawan memahami langkah-langkah yang harus diikuti, termasuk formulir yang harus diisi, informasi yang harus dikumpulkan, dan prosedur verifikasi yang diperlukan. Dengan standarisasi yang baik, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan dan meningkatkan konsistensi dalam penginputan pemesanan.
• Dukungan Pelanggan yang Jelas: Sediakan saluran komunikasi yang jelas dan mudah diakses bagi pelanggan. Pastikan mereka memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pemesanan dengan benar, seperti katalog produk, daftar harga, atau formulir pemesanan. Juga, berikan dukungan pelanggan yang efektif, baik melalui telepon, email, atau chat, untuk membantu mereka dalam proses pemesanan dan menjawab pertanyaan mereka.
• Evaluasi Produk: Lakukan evaluasi menyeluruh terhadap produk . Tinjau desain, kualitas, fitur, dan nilai tambah yang ditawarkan. Bandingkan produk dengan pesaing untuk melihat di mana perbaikan dapat dilakukan. Jika ada kelemahan atau kekurangan, buat perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan produk Anda agar lebih menarik bagi pelanggan. Kemitraan dan Distribusi: Pertimbangkan untuk menjalin kemitraan dengan pihak lain atau memperluas jaringan distribusi Anda. Bekerjasama dengan mitra bisnis yang relevan atau menghadirkan produk Anda di saluran distribusi yang lebih luas dapat membantu meningkatkan aksesibilitas produk Anda kepada pelanggan potensial.
• Kemitraan dan Distribusi: Pertimbangkan untuk menjalin kemitraan dengan pihak lain atau memperluas jaringan distribusi Anda. Bekerjasama dengan mitra bisnis yang relevan atau menghadirkan produk Anda di saluran distribusi yang lebih luas dapat membantu meningkatkan aksesibilitas produk Anda kepada pelanggan potensial

3.3 Sesi Dokumentasi

1. Sesi dokumentasi bersama kepala sales dan perwakilan staff sales

Dokpri

Dokpri

2. Sesi dokumentasi bersama perwakilan staff operasional

Dokpri

Dokpri

3. Sesi dokumentasi bersama kepala gudang dan perwakilan staff gudang

Dokpri

Dokpri

4. Sesi dokumentasi pribadi di area gudang penyimpanan produk

Dokpri

Dokpri

Dokpri