Setelah makanan diperoleh, relawan inti bertanggung jawab untuk mencatat jumlah makanan yang diperoleh. Feri Andriani atau biasa dipanggil Feri bertanggung jawab mencatat pelaporan hasil donasi makanan. “Jadi, untuk pelaporannya kita input ke sistem web report yang disitu udah dibedakan kategorinya kayak nama donatur, jenis donasi, berat donasi dalam kilogram, berapa porsi donasi, lokasi penerima donasi dan kapan donasinya diberikan.” kata Feri tentang sistem pelaporan donasi. Para donatur juga memperoleh laporan donasi bulanan. “Nah, dari situ nanti ke rekap tiap bulannya masing2 donatur itu udah menyelamatkan berapa kilo makanan dan mengurangi berapa persen emisi gitu sih.” ulas Feri yang telah bergabung menjadi relawan inti sejak 2019.
Makanan yang dibuang selain merugikan secara materi juga berpotensi menyumbang gas emisi yang dapat merusak lapisan ozon pada bumi. “Dari pelaporan yang kita berikan, donatur jadi bisa menerapkan sistem dapur yang efektif, efisien biar gak banyak makanan surplus yang berpotensi jadi food waste. Kalau makanan hotel kita bilangin biasanya, nasi atau karbo kita masih belum nemu cara yang tepat buat bisa diberikan ke orang, jadi lebih baik prioritaskan protein sama roti.”
Makanan surplus atau makanan berlebih yang diterima diperoleh dari mitra yang bekerja sama dengan Garda Pangan seperti hotel, toko kue, supplier buah dan sayur, individu, dll. Dalam proses sortir kelayakan dan membagi makanan ke penerima, para relawan harus menggunakan sarung tangan plastik. Hal itu dilakukan untuk menghindari kontaminasi dengan makanan yang akan dibagikan. Donasi makanan yang diperoleh dari donatur lalu disortir menggunakan metode organoleptik lalu didistribusikan ke penerima. Metode organoleptik adalah metode menyortir makanan dengan menggunakan indera manusia.
Para relawan harian yang mengikuti kegiatan rescue akan dipandu oleh relawan inti tentang SOP kegiatan food rescue. Para relawan menyortir makanan dengan mengacu pada SOP Penyortiran. Dalam membuat SOP (Standard Operating Procedure), Garda Pangan dibantu oleh salah satu relawan inti yang lulus dari Teknologi Pangan, Universitas Brawijaya yang dikenal dengan Athaya Fadhilah atau Thaya. Ia menyampaikan, “Kalo ragu pas nyortir, langsung disingkirkan aja. Karena makanan seperti roti itu lebih kompleks. Tinggi karbo, gula, dan lemak. Sedangkan jamur, bakteri, khamir makanannya 3 itu. Apalagi kalo penyimpanannya ga bener.” Di dalam SOP itu dibagi menjadi beberapa kategori yaitu buah, sayur, roti, kue, makanan kemasan, minuman dan makanan jadi. Apabila perubahan warna, aroma, tekstur, rasa dan kenampakan jamur dan parasit yang ada pada makanan. Apabila ditemukan salah satu tanda kerusakan pada makanan tersebut, maka makanan harus segera disingkirkan.
Selain memperoleh makanan jadi, para penerima manfaat juga memperoleh donasi makanan dalam bentuk lain seperti roti, buah dan sayur. Antusiasme para warga dalam memperoleh bantuan pangan ini sangat berarti.Garda Pangan selalu membagikan update tentang kegiatan dan donasi yang diperoleh melalui instagram.com/gardapangan seperti makanan yang didonasikan setiap bulannya, lokasi penerima, informasi tentang donasi, dll. Animo masyarakat terhadap pengelolaan food waste oleh Garda Pangan memperoleh respon baik.
“Apa yang menarik ya sebenernya jumlah makanan yang kami terima itu banyak banget yah, dan bagi relawan proses memanaskan kembali makanan itu hal yang seru dan antusiasnya tinggi banget terbukti ketika open volunteer cuma 2-5 menit slot udah penuh sih. Harapannya, semoga banyak bisnis makanan gak cuma hotel untuk bermitra dengan Garda Pangan dan mempercayakan makanan berlebihnya yang masih layak untuk dibagikan ke masyarakat pra sejahtera khususnya di Surabaya.” ujar Kevin tentang antusias masyarakat terhadap kegiatan tersebut. Mitra yang telah bekerja sama dengan Garda Pangan mencapai lebih dari 100 mitra.
