Sekolah Harus Memiliki Humas yang Kompeten Dalam Berkomunikasi

SEKOLAH HARUS MEMILIKI HUMAS YANG KOMPETEN DALAM BERKOMUNIKASI

Oleh: IDRIS APANDI

(Penulis Buku Public Speaking for Teacher)

 

Sekolah selain sebuah lembaga pendidikan, juga merupakan sebuah lembaga yang melayani publik. Orang tua peserta didik, tamu, atau pihak luar yang memiliki kepentingan dengan sekolah pasti mengharapkan pelayanan yang ramah dan santun dari pihak sekolah. Sekolah biasanya memiliki resepsionis sebagai penerima tamu dan hubungan masyarakat (humas) sebagai juru bicara sekolah. Mengingat pentingnya keberadaan humas, di sekolah tertentu ada jabatan wakil kepala sekolah bidang humas.

Humas adalah "wajahnya" validitas dan kredibilitas informasi sebuah lembaga. Oleh karena itu, penjelasan atau keterangan yang disampaikannya harus merepresentasikan kebijakan lembaga tempatnya bertugas. Bukan opini, apalagi asumsi pribadi. 

Rilis informasi/ berita dan pengumuman baik secara lisan maupun tulisan biasanya disampaikan oleh humas. Agar informasi yang disampaikannya valid, maka humas terlebih dahulu dengan kepala sekolah, wakil kepala sekolah biang kurikulum, kesiswaan, sarana, wali kelas, atau guru. Data dan Informasi yang diterimanya dari pihak terkait kemudian diolah dan disajikan menjadi sebuah informasi yang akurat.

Peran humas sangat strategis sebagai bagian dari pelayanan sekolah kepada pihak luar. Oleh karena itu, biasanya orang yang dipilih menjadi humas perlu memiliki beberapa kriteria, antara lain; berwawasan luas, supel, pandai bergaul, memiliki kemampuan berkomunikasi baik secara lisan maupun tulisan, bersikap tenang, memiliki kematangan emosional yang baik, senang dengan dunia administrasi dan pengarsipan, bisa membangun jaringan kerjasama yang baik, dan menguasai Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).

Humas tentunya berhadapan dengan orang yang memiliki ragam karakter, apalagi orang tua peserta didik yang pada umumnya didominasi oleh emak-emak yang kritis dan cerewet saat bertanya serta tidak sabaran menunggu jawaban terhadap pertanyaannya. Oleh karena itu humas sebagai juru bicara harus sabar, tenang, mampu melayani dengan baik, mampu memberi penjelasan dengan bahasa yang singkat, padat, dan mudah dipahami oleh penanya.

Walaupun sekolah sudah menyediakan layanan informasi atau pengaduan melalui laman (web) sekolah (bagi yang memiliki), tetapi peran humas tidak akan bisa diabaikan, apalagi saat komunikasi langsung dan memerlukan jawaban yang cepat serta sigap terhadap sebuah pertanyaan. Dia harus bisa menjawab setiap pertanyaan dan mengklarifikasi informasi yang kurang tepat yang beredar di kalangan peserta didik atau orang tua peserta didik.

Setelah humas menjawab pertanyaan atau mengklarifikasi sebuah isu, dia bisa mempersilakan pihak yang meminta informasi untuk merujuk kepada informasi yang terdapat pada laman sekolah. Jangan belum apa-apa, humas sudah menyuruh pihak yang memerlukan informasi merujuk ke laman sekolah. Mengapa? Karena tidak pihak yang bertanya atau memerlukan informasi belum tentu paham atau memiliki cukup waktu untuk mencari data dan informasi melalui laman sekolah. 

Mereka memerlukan jawaban yang cepat dan lugas dari seorang humas. Wawasan luas, komunikasi yang efektif, kesantunan, dan keramahan dari seorang humas akan menjadi kunci penting dalam kondisi seperti itu.

Agar humas kompeten dalam melaksanakan tugasnya, maka sekolah idealnya membekali humas dengan berbagai pelatihan, seperti pelatihan komunikasi, pelatihan jurnalistik, pelatihan menulis, pelatihan public speaking, pelatihan soft skill, pelatihan TIK, dan sebagainya. Jika sekolah belum mampu memfasilitasi berbagai pelatihan tersebut, minimal mendorong humasnya untuk banyak belajar tentang kehumasan secara mandiri dari berbagai sumber.

Layanan informasi saat ini banyak memanfaatkan media sosial seperti grup WA dan infromasi yang disampaikan lebih banyak secara tertulis dibandingkan secara lisan. 

Oleh karena itu, humas harus mampu berkomunikasi menggunakan bahasa tulis yang baik. Hati-hati typo saat menulis, hindari menggunakan istilah yang ambigu atau tidak bisa dipahami oleh orang lain. 

Sebaiknya kalau menulis sebuah kata jangan disingkat tapi ditulis secara lengkap, jika menggunakan emo, hati-hati, gunakan emo yang sesuai dengan pesan yang disampaikan.

Ucapan salam, sapaan hangat, permohonan maaf, dan ucapan terima kasih harus menjadi gaya keseharian dari seorang humas sebagai juru bicara sekolah agar meninggalkan kesan yang positif dari tamu atau pihak yang memerlukan informasi, khususnya pihak orang tua peserta didik yang menitipkan anaknya di sekolah.

Orang tua peserta didik tentunya mengharapkan agar anaknya mendapatkan layanan pendidikan yang baik dari sekolah sehingga muncul berbagai pertanyaan untuk menjawab rasa penasarannya. 

Hal yang ditanyakan biasanya seputar biaya sekolah, seragam, jadwal belajar peserta didik,  atau kegiatan ekstrakurikuler yang diselenggarakan oleh sekolah. Oleh karena itu, humas harus sabar dan bijak dalam menjawab, menanggapi, atau memberikan penjelasan kepada orang tua yang memiliki berbagai latar belakang dan beragam pemahaman. Wallaahu a'lam.