Menyigi Peran Notulis dan Notulanya Selama Rapat

Notulen, notulensi, notula, dan notulis. Apakah Anda tahu mana yang benar? Apakah Anda paham makna masing-masing? Dahulu saya bingung. Setelah mendalami profesi itu, saya mengerti.

Dalam KBBI, keempatnya ada. Dua di antaranya tidak baku (notulen dan notulensi), sementara sisanya adalah yang seharusnya digunakan (notula dan notulis).

Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notulis adalah orang yang bertugas membuat notula (catatan rapat).

Saya begitu yakin, para pegawai yang baru masuk kerja setidaknya pernah mengalami. Pekerjaan sebagai notulis memang tidak lebih sulit dibanding mengolah data, sumbangsih gagasan, dan presentasi di depan pimpinan. 

Sekilas seperti hanya mendengar, membaca, dan menulis ulang.

Meskipun begitu, tetap ada keahlian yang diperlukan guna menunjang kualitas notula yang dibuat.

Kemampuan berbahasa yang baik

Notula ditulis dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar. Karena rapat, bahasa seyogianya baku. Notulis juga mengantisipasi untuk mengalihbahasakan setiap percakapan selama rapat, semisal peserta menggunakan bahasa asing atau daerah.

Kemampuan mengetahui bahasa yang benar dan menulis kalimat yang tepat sangat diperlukan agar pesan yang tertangkap dari rapat tidak berubah makna. Benar-benar hasil rapat. Jangan sampai arahan pimpinan menjadi sulit dimengerti setelah berbentuk notula.

Kemampuan memilih dan memilah yang penting

Oleh sebab notula harus singkat, maka notulis wajib mampu memilih dan memilah bagian mana yang perlu dan tidak perlu ditulis. Tidak semua yang diperkatakan selama rapat harus dicatat.

Ada bagian candaan yang diabaikan. Ada pula kalimat pembuka dan penutup rapat yang hanya basa-basi. Belum lagi perdebatan tidak penting yang tidak menyentuh esensi rapat. Ketiganya biasa ada dalam setiap rapat.

Penulisan notula yang cepat

Notula sebaiknya dan diharapkan oleh pimpinan, dikerjakan secepat-cepatnya. Kalau bisa hari H atau bertepatan paling lama beberapa jam setelah rapat selesai.

Kecepatan penyusunan notula sangat berimbas pada kecepatan pengambilan keputusan untuk tindak lanjut. Notula masih terasa aktual dan peserta gampang mengingat karena belum terlalu lama.

Skema notula

Sepanjang saya menyusun notula dan melihat notula teman-teman di kantor, secara garis besar ada beberapa bagian yang serempak selalu ada.

Pertama, seluk-beluk rapat, seperti nama rapat, tanggal kejadian, waktu dan tempat, serta peserta dan pimpinan rapat. Ini mudah ditemukan pada undangan rapat.

Kemudian ada bahan rapat, menggambarkan apa saja yang diterangkan pimpinan selama rapat. Materi apa yang dibahas (bisa dicatat dari bahan paparan), masalah apa yang terjadi, dan solusi seperti apa yang diinginkan.

Bagian selanjutnya merupakan catatan tanya jawab antarpeserta rapat. Setiap peserta diperbolehkan mengajukan pertanyaan dan gagasan, sekaligus menyajikan potensi masalah lain atau alternatif solusi sebagai jawaban.

Setelah diskusi, ditutup dengan kesimpulan rapat. Mengunci apa saja yang menjadi solusi dan perlu tindak lanjut. Biasanya, notula ditandatangani oleh pimpinan rapat beserta notulis.

Buat apa harus ada notula?

Seperti yang saya ulas, hampir sebagian besar rapat kantor menggunakan notulis. Bukan sekadar pelengkap, tetapi memang kehadirannya begitu diperlukan. Notula sangat penting perannya.

Dasar tindak lanjut pekerjaan

Dalam notula, ada catatan rapat. Catatan itu menjelaskan mana-mana saja yang sudah selesai didiskusikan selama rapat dan mana pula yang harus ditindaklanjuti.

Notula yang ditandatangani pimpinan rapat menjadi dokumen resmi yang bisa disetarakan dengan dokumen kantor lain. Sebagai dasar pembuat kebijakan dan keputusan krusial pun kuat.

Mengabadikan peserta rapat 

Notula biasanya sepaket dengan daftar hadir. Ada nama-nama peserta rapat di sana. Orang-orang yang memberi masukan dan solusi. Setiap orang harus bertanggung jawab atas pendapatnya.

Ketika ada pemeriksaan dari pihak pemeriksa, notula dapat membantu melacak siapa pencetus gagasan. Pihak yang harus bertanggung jawab jelas, agar tidak saling lempar sesama pegawai.

Bukti pertanggungjawaban

Bagian ketiga merupakan administrasi, tetapi tidak kalah penting. Dalam setiap pelaksanaan rapat, entah itu pembelian konsumsi, penyewaan ruang rapat, sampai pemilihan lokasi hotel (seandainya harus rapat di luar kantor), notula selalu diperlukan sebagai bukti pertanggungjawaban.

Bukti bahwa rapat memang benar-benar diselenggarakan. Bukan fiktif dan pesertanya bohongan. Ada yang dibahas, ada pula pembahasnya.

Rekaman sebagai pembantu

Dengan kemajuan teknologi, notulis sekarang tidak kerepotan. Banyak sekali gawai yang boleh membantu mengabadikan rapat. Boleh ponsel pribadi, alat rekam, bahkan laptop.

Jika tidak ingin mencatat selama rapat dan ingin mengikuti pembahasan, notulis tinggal merekam (catatannya pimpinan menyetujui). Rekaman tinggal diputar ulang dan dicatat bagian mana yang penting.

Akhir kata...

Notulis dan notulanya memegang peranan penting dalam setiap rapat. Segala kejadian selama rapat dapat direkam dan sangat berguna untuk tindak lanjut setelahnya.

Notula yang berkualitas sangat mendukung pengambilan keputusan dan kebijakan yang tepat. Notula harus sesuai dengan yang telah diputuskan bersama dalam rapat. Tidak boleh ditambah atau dikurangi.

Anda pernah jadi notulis?

...

Jakarta

28 Juli 2021

Sang Babu Rakyat