Ada bagian candaan yang diabaikan. Ada pula kalimat pembuka dan penutup rapat yang hanya basa-basi. Belum lagi perdebatan tidak penting yang tidak menyentuh esensi rapat. Ketiganya biasa ada dalam setiap rapat.
Penulisan notula yang cepat
Notula sebaiknya dan diharapkan oleh pimpinan, dikerjakan secepat-cepatnya. Kalau bisa hari H atau bertepatan paling lama beberapa jam setelah rapat selesai.
Kecepatan penyusunan notula sangat berimbas pada kecepatan pengambilan keputusan untuk tindak lanjut. Notula masih terasa aktual dan peserta gampang mengingat karena belum terlalu lama.
Skema notula
Sepanjang saya menyusun notula dan melihat notula teman-teman di kantor, secara garis besar ada beberapa bagian yang serempak selalu ada.
Pertama, seluk-beluk rapat, seperti nama rapat, tanggal kejadian, waktu dan tempat, serta peserta dan pimpinan rapat. Ini mudah ditemukan pada undangan rapat.
Kemudian ada bahan rapat, menggambarkan apa saja yang diterangkan pimpinan selama rapat. Materi apa yang dibahas (bisa dicatat dari bahan paparan), masalah apa yang terjadi, dan solusi seperti apa yang diinginkan.
Bagian selanjutnya merupakan catatan tanya jawab antarpeserta rapat. Setiap peserta diperbolehkan mengajukan pertanyaan dan gagasan, sekaligus menyajikan potensi masalah lain atau alternatif solusi sebagai jawaban.
Setelah diskusi, ditutup dengan kesimpulan rapat. Mengunci apa saja yang menjadi solusi dan perlu tindak lanjut. Biasanya, notula ditandatangani oleh pimpinan rapat beserta notulis.
Buat apa harus ada notula?
