Seperti yang saya ulas, hampir sebagian besar rapat kantor menggunakan notulis. Bukan sekadar pelengkap, tetapi memang kehadirannya begitu diperlukan. Notula sangat penting perannya.
Dasar tindak lanjut pekerjaan
Dalam notula, ada catatan rapat. Catatan itu menjelaskan mana-mana saja yang sudah selesai didiskusikan selama rapat dan mana pula yang harus ditindaklanjuti.
Notula yang ditandatangani pimpinan rapat menjadi dokumen resmi yang bisa disetarakan dengan dokumen kantor lain. Sebagai dasar pembuat kebijakan dan keputusan krusial pun kuat.
Mengabadikan peserta rapatÂ
Notula biasanya sepaket dengan daftar hadir. Ada nama-nama peserta rapat di sana. Orang-orang yang memberi masukan dan solusi. Setiap orang harus bertanggung jawab atas pendapatnya.
Ketika ada pemeriksaan dari pihak pemeriksa, notula dapat membantu melacak siapa pencetus gagasan. Pihak yang harus bertanggung jawab jelas, agar tidak saling lempar sesama pegawai.
Bukti pertanggungjawaban
Bagian ketiga merupakan administrasi, tetapi tidak kalah penting. Dalam setiap pelaksanaan rapat, entah itu pembelian konsumsi, penyewaan ruang rapat, sampai pemilihan lokasi hotel (seandainya harus rapat di luar kantor), notula selalu diperlukan sebagai bukti pertanggungjawaban.
Bukti bahwa rapat memang benar-benar diselenggarakan. Bukan fiktif dan pesertanya bohongan. Ada yang dibahas, ada pula pembahasnya.
Rekaman sebagai pembantu
