Apa Sih Arsip Inaktif Itu dan Bagaimana Cara Mengelolanya Dengan Tepat?

Halo Sobat Archivers, tahukah kamu apa itu arsip inaktif? Yuk disimak!!

Menurut Jay Kenedy, arsip inaktif merupakan arsip yang jarang dipergunakan tetapi harus disimpan untuk kepentingan referensi sewaktu waktu diperlukan tetapi harus disimpan untuk kepentingan referensi tidak diperlukan untuk kegiatan, atau untuk memiliki nilai yang jangka panjang ,nilai hukum dan alasan lainnya. 

Selain itu menurut Betty R.Rick, yaitu arsip inaktif merupakan arsip dinamis yang frekuensi penggunaanya kurang dari 6 sampai 10 kali dalam setahun.

Jadi kesimpulannya adalah arsip inaktif itu merupakan Arsip yang tidak digunakan dalam penyelesaian pekerjan sehari-hari yang sedang berjalan, tetapi hanya digunakan sebagai referensi dan alat bukti bagi pelaksanaan kegiatan yang bersangkutan, serta maksimal penggunaanya hanya kurang dari 6 hingga 10 kali  dalam satu tahun.

Baca juga: Mengulik Seputar Kearsipan dan Pengembangan Diri bersama Podcast HMKI Talks

Tahukah sobat Arsip, tujuan pengelolaan arsip inaktif itu untuk apa?

Tujuan dari pengelolaan arsip inaktif telah dikemukakan oleh beberapa ahli nih sobat arsip, diantaranya : 

Menurut Betty R.Rick (1998 : 269)

1. Mengurangi jumlah total arsip yang diselenggarakan di area penyimpanan dan kantor sehingga akan dapat mengurangi biaya penyimpanan arsip organisasi;

2. Melakukan pengendalian untuk menjamin pemindahan arsip secara terus-menerus dari kantor ke tempat penyimpanan;

3. Baca juga: Mengulik Urgensi Arsip Organisasi dan Instansi bersama HMKI

   Membebaskan ruang dan mengurangi kebutuhan perlengkapan, serta mengurangi biaya penyimpanan arsip;

4. Baca juga: Jenjang Karier Arsiparis DPR-RI: Generalist vs Specialist to Pursue Our Dream bersama DPJI HMKI