Apa Sih Arsip Inaktif Itu dan Bagaimana Cara Mengelolanya Dengan Tepat?

Halo Sobat Archivers, tahukah kamu apa itu arsip inaktif? Yuk disimak!!

Menurut Jay Kenedy, arsip inaktif merupakan arsip yang jarang dipergunakan tetapi harus disimpan untuk kepentingan referensi sewaktu waktu diperlukan tetapi harus disimpan untuk kepentingan referensi tidak diperlukan untuk kegiatan, atau untuk memiliki nilai yang jangka panjang ,nilai hukum dan alasan lainnya. 

Selain itu menurut Betty R.Rick, yaitu arsip inaktif merupakan arsip dinamis yang frekuensi penggunaanya kurang dari 6 sampai 10 kali dalam setahun.

Jadi kesimpulannya adalah arsip inaktif itu merupakan Arsip yang tidak digunakan dalam penyelesaian pekerjan sehari-hari yang sedang berjalan, tetapi hanya digunakan sebagai referensi dan alat bukti bagi pelaksanaan kegiatan yang bersangkutan, serta maksimal penggunaanya hanya kurang dari 6 hingga 10 kali  dalam satu tahun.

Baca juga: Mengulik Seputar Kearsipan dan Pengembangan Diri bersama Podcast HMKI Talks

Tahukah sobat Arsip, tujuan pengelolaan arsip inaktif itu untuk apa?

Tujuan dari pengelolaan arsip inaktif telah dikemukakan oleh beberapa ahli nih sobat arsip, diantaranya : 

Menurut Betty R.Rick (1998 : 269)

1. Mengurangi jumlah total arsip yang diselenggarakan di area penyimpanan dan kantor sehingga akan dapat mengurangi biaya penyimpanan arsip organisasi;

2. Melakukan pengendalian untuk menjamin pemindahan arsip secara terus-menerus dari kantor ke tempat penyimpanan;

3. Baca juga: Mengulik Urgensi Arsip Organisasi dan Instansi bersama HMKI

   Membebaskan ruang dan mengurangi kebutuhan perlengkapan, serta mengurangi biaya penyimpanan arsip;

4. Baca juga: Jenjang Karier Arsiparis DPR-RI: Generalist vs Specialist to Pursue Our Dream bersama DPJI HMKI

   Membuat sistem penemuan kembali yang efisien, memberikan akses terhadap arsip yang sewaktu-waktu diperlukan untuk pengambilan keputusan;

5. Mengembangkan program microfilm yang didukung biaya (jika perlu), dan

6. Menjaga keamanan penuh tentang arsip perusahaan

 

Menurut Ira A Penn (1991 : 181)

1. Mencapai efisiensi dan ekonomi dalam penyimpanan, pencarian, dan penyusutan arsip inaktif;

2. Menjamin terhadap dua hal yaitu akses hanya untuk yang berhak dan penyusutan arsip inaktif sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku;

3. Melindungi arsip yang tersimpan terhadap resiko bencana alam seperti kebakaran, kebanjiran, gempa bumi dan sebagainya.

Nah selain itu, tahukah sobat arsip bagaimana langkah yang digunakan untuk menjamin arsip inaktif disimpan secara tepat? 

Jadi terdapat 3 langkah penting yang dapat menjamin arsip inaktif suatu organisasi terkelola dengan cara yang cepat dan tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna, diantaranya : 

1. Pengembangan Jadwal Retensi Arsip (JRA) : JRA dipergunakan untuk menjamin agar arsip tersimpan dalam jangka waktu tertentu, dan dapat pula digunakan sebagai dasar untuk melakukan pemindahan arsip dari ruang kantor yang biayanya mahal ke lokasi yang lebih murah.

2. Menentukan Media Arsip : Perlu dibuat suatu keputusan apakah arsip akan disimpan dalam media kertas, film, microfilm, magnetic atau media optik. Meskipun ada keuntungan menyimpan arsip dalam microfilm dan teknologi komputer namun kebanyakan instansi masih suka menyimpan arsip dalam media kertas karena bentuk ini paling murah.

3. Menentukan Fasilitas Penyimpanan : Bagaimana memilih tipe fasilitas penyimpanan yang paling tepat bagi instansi, berapa biaya dan rencana fasilitas in-house, metode apa yang aman digunakan untuk memusnahkan arsip, merupakan langkah yang harus diperhatikan dalam menentukan fasilitas penyimpanan arsip. 

Gimana nih sobat arsip ,sudah tahu kan apa itu arsip inaktif dan bagaimana cara menjamin arsip inaktif suatu organisasi terkelola dengan cara yang cepat dan tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna. Jadi sobat arsip sudah harus mulai menjaga arsipnya secara tepat yah, karena kalau bukan kita siapa lagi heheh. Sampai jumpa dimateri selanjutnya sobat arsip.