Mengulik Kelola Arsip di Record Centre Universitas Padjadjaran bersama Sowan Arsiparis HMKI

Pada Jumat, 11 November 2022, Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia region Universitas Padjadjaran (UNPAD) melakukan Sowan Arsiparis di Record Center Universitas Padjadjaran.

Kegiatan Sowan Arsiparis ini merupakan program kerja Ruang Diskusi dari Divisi Keilmuwan dan Pengembangan (DKP) yang bertujuan untuk menambah khasanah penerapan ilmu kearsipan di instansi dan juga sebagai wadah mahasiswa kearsipan dalam pembelajaran ilmu kearsipan sesuai kondisi lapangan, sehingga mahasiswa tidak hanya mendapatkan ilmu dari bangku perkuliahan, namun mahasiswa juga menjadi lebih peka terhadap permasalahan dan sistem pengelolaan kearsipan di lapangan.

Dokumentasi pribadi

Kegiatan Sowan Arsiparis HMKI dilaksanakan serentak di seluruh 6 kampus region pada pekan yang sama dengan target sasaran yaitu Instansi Pemerintah dan Institusi Pendidikan.

• Wilayah Yogyakarta dilaksanakan oleh UGM di Pusat Arsip Universitas Gadjah Mada;
• Wilayah Malang dilaksanakan oleh UB bersama Polinema di DPUPRPKP Kota Malang;
• Wilayah Jakarta dilaksanakan oleh UI di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Depok;
• Wilayah Semarang dilaksanakan oleh Undip di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah;
• Wilayah Jatinangor dilaksanakan oleh Unpad di Pusat Arsip atau Record Centre Universitas Padjajaran;

Kegiatan ini dapat menjadi motivasi dan energi positif bersama untuk optimalisasi dan peningkatan kinerja dalam memastikan pengelolaan kearsipan yang lebih optimal.

Baca juga: Mengulik Sistem Kelola Arsip DPUPRPKP Kota Malang? Melalui Sowan Arsiparis HMKI

Pelaksanaan kegiatan Sowan Arsiparis dengan Narasumber Entin Kuraesin, SM yang merupakan pegawai Record Center Universitas Padjadjaran.

Dokumentasi pribadi

Daftar Pertanyaan Diskusi Interaktif:

Bagaimana Profil Record Center Universitas Padjadjaran?

Jawab: Record Center atau Unit Kearsipan Universitas Padjadjaran ini dalam menangani arsip konvensional dan media baru telah dilakukan. Terkait struktur organisasinya terbagi beberapa bidang tata ruang,dan beberapa UPT tiap fakultas serta UPT Universitas Padjadjaran Pangandaran dan Dipatiukur.

Baca juga: Mengulik Sistem Kelola Arsip di Pusat Arsip UGM bersama Sowan Arsiparis HMKI

Apa permasalahan yang dihadapi oleh Record Center Universitas Padjadjaran? 

Baca juga: Berita Acara: Fun Learning Sosialisasi Kearsipan di SD Ciawi oleh HMKI

Jawab: Keadaan Record Center Universitas Padjadjaran terdapat 3 staf yang mengurus bidang kearsipan yang mana dengan keadaan tersebut menimbulkan permasalahan berupa kurangnya arsiparis khususnya arsiparis terampil untuk mengurus bidang kearsipan Universitas Padjadjaran khususnya di Record Center 1 ini. 

Bagaimana pembagian tugas pengelolaan arsip pada Record Center Universitas Padjadjaran?

Jawab: Sudah ada pembagian tugas pada Record Center yang mana telah diatur dengan menggunakan surat tugas

Bagaimana sistem pengarsipan pada Record Center Universitas Padjadjaran?

Jawab: Sistem pengarsipan sudah sepenuhnya secara elektronik menggunakan aplikasi e-office yang mana dapat dilakukan oleh fakultas masing-masing. Untuk di Record Center Universitas Padjadjaran sendiri memiliki alur entri data di aplikasi, memilah arsip fisiknya, memasukkan ke boks arsip serta memberi kode klasifikasi

Bagaimana pembagian tempat penyimpanan arsip inaktif di Universitas Padjadjaran?

Jawab: Universitas Padjadjaran memiliki 3 kampus yaitu Kampus Jatinangor, Kampus Dipati Ukur dan Kampus Pangandaran, yang mana untuk penyimpanan dan pengelolaan arsip nya dilakukan secara terpisah yaitu Kampus Jatinangor mengurus arsip Jatinangor dan Dipati Ukur, sedangkan Kampus Pangandaran mengurus arsip nya sendiri. 

Kendala umum yang ada di RC Universitas Padjadjaran?

Jawab: Kendala yang umumnya yakni ruangan kurang memadai dan fasilitas dan sehingga beberapa arsip yang baru datang disimpan secara terpencar dan dalam pengerjaannya tidak bisa langsung maka harus dibutuhkan jangka waktu beberapa hari.

Bagaimana Untuk Sarana dan Prasarana apa sudah memadai?

Jawab: Kalau untuk sarana dan prasarana cukup baik hanya saja terkendala ruangan untuk penyimpanan dan pengolahan serta pemusnahan, seharusnya penyimpanan dan pengolahan itu berbeda ruangan dan tidak disimpan pada ruang kerja.

Bagaimana Sistem Klasifikasi yang digunakan?

Jawab:Untuk klasifikasi arsip yang terdapat di record center Universitas Padjadjaran sudah merucut ke klasifikasi arsipnya,dan akan tetapi masih mengacu pada perka ANRI,akan tetapi klasifikasi yang digunakan yakni peraturan dari klasifikasi rektor unpad yang dimana terbagi menjadi tiga :

• pola klasifikasi arsip substantif di lingkungan Universitas Padjadjaran.
• pola klasifikasi arsip fasilitatif di lingkungan Universitas Padjadjaran
• klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan Universitas Padjadjaran.

Dan penggunaan kode awal klasifikasi tiap fakultas semua menggunakan sk rektor seperti contoh kode klasifikasi 04 tentang gedung pembangunan sedangkan untuk record center arsip Universitas Padjadjaran Pangandaran dan Dipatiukur ada yang mengelolanya serta klasifikasinya berbeda.

Bagaimana cara Pemusnahan setelah arsip tersebut tidak digunakan kembali? 

Jawab:Setelah arsip yang tidak digunakan baik arsip kartografi,foto,tekstual jika jadwal retensinya telah habis dimusnahkan dengan cara preservasi preventif dan kuratif. Selain itu dalam pelaksanaannya ada media khusus menggunakan setrika yang dimana berfungsi untuk arsip kartografi tidak terlipat dan lembab, serta hair dryer yang berfungsi untuk mengeringkan arsip yang telah disemprot oleh cairan baygon.Dan arsip kartografi atau yang ukurannya lebih besar setelah disetrika disimpan khusus dalam tiap tabung dengan jenis kelompok yang berbeda seperti: informasi gambar gedung, fakultas. Dan arsip yang disimpan dalam tabung menggunakan kertas kalkir itu harus disaksikan oleh kedua belah pihak serta kejaksaan. Sedangkan arsip yang telah di hair dryer dimasukkan pada boxs arsip yang telah diberikan pelabelan dan penomoran definitif arsip.

Apa saja jabatan yang ada pada record center Universitas Padjadjaran? 

Jawab:Untuk tingkatan jabatan arsiparis yang terdapat disini bagian kepala dan dominan lebih ke fungsional.

Dokumentasi pribadi

 

Kilas Balik Kegiatan Sowan Arsiparis:

• Kumpul

Titik kumpul berada di depan Record Center Universitas Padjadjaran

• Briefing sebelum acara dimulai

Briefing dilakukan di depan Record Center Universitas Padjadjaran sambil menunggu narasumber datang 

•  Memasuki ruang kerja

Pembukaan sekaligus menjelaskan mengenai tujuan dari kegiatan Sowan Arsiparis

•  Sesi diskusi bersama narasumber 

Berisi tentang diskusi mengenai kearsipan khususnya kearsipan di Universitas Padjadjaran

•  Sesi room tour

Setelah sesi diskusi berakhir, kemudian masuk pada sesi berkeliling di Record Center Universitas Padjadjaran

•  Penyerahan Piagam dan Foto bersama 

Setelah sesi room tour berakhir, kemudian masuk pada sesi penutup berupa penyerahan piagam, ucapan terima kasih serta foto bersama

• Acara selesai dan Pulang

Keterangan Kegiatan

PO Program  : Ihsanuddin Rasyid Al Atsari Moderator  : Wanda Widiana Mukti

Narasumber  : Entin Kuraesin, SM.

 

Indikator Keberhasilan

Kegiatan yang telah dilaksanakan berhasil membuat rasa lebih optimis menaungi profesi arsiparis di waktu mendatang serta dari kegiatan ini juga berhasil menambah pengetahuan dan pengalaman yang sebelumnya belum pernah atau belum  diketahui.

 

Harapan Dari Diadakannya Kegiatan ini

Setelah melalui observasi terlaksananya kegiatan sowan arsiparis di Record Center Universitas Padjadjaran Jatinangor Sumedang, kegiatan tersebut sangat bermanfaat dan banyak sekali hal-hal baru yang senantiasa dieksplor atau pengalaman baru yang didapatkan selain itu banyak juga pengetahuan tentang bagaimana proses kerja nyata arsip di lapangan kerja secara langsung baik dari preservasi, konvensional hingga arsip alih medianya. Harapannya dengan adanya kegiatan ini dapat membuat mahasiswa/mahasiswi bisa mengetahui lebih mendalam dan banyak tentang bagaimana cara seorang arsiparis bekerja dan fondasi terutama yang perlu diperhatikan oleh arsiparis harus memahami semua peraturan SK yang ada.

................................................................................................

Divisi Keilmuwan dan Pengembangan

Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia 2022

Kabinet Sinergi Berkelanjutan