Mengulik Kelola Arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah bersama Sowan Arsiparis HMKI

 

dokpri

Pada Senin, 7 November 2022, Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia region Diponegoro (UNDIP) melakukan Sowan Arsiparis di Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

Kegiatan Sowan Arsiparis ini merupakan program kerja Ruang Diskusi dari Divisi Divisi Keilmuwan dan Pengembangan (DKP) yang bertujuan untuk menambah khasanah penerapan ilmu kearsipan di instansi dan juga sebagai wadah mahasiswa kearsipan dalam pembelajaran ilmu kearsipan sesuai kondisi lapangan, sehingga mahasiswa tidak hanya mendapatkan ilmu dari bangku perkuliahan, namun mahasiswa juga menjadi lebih peka terhadap permasalahan dan sistem pengelolaan kearsipan di lapangan.

Kegiatan Sowan Arsiparis HMKI dilaksanakan serentak di seluruh 6 kampus region pada pekan yang sama dengan target sasaran yaitu Instansi Pemerintah dan Institusi Pendidikan.

• Wilayah Yogyakarta dilaksanakan oleh UGM di Pusat Arsip Universitas Gadjah Mada;
• Wilayah Malang dilaksanakan oleh UB bersama Polinema di DPUPRPKP Kota Malang;
• Wilayah Jakarta dilaksanakan oleh UI di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Depok;
• Wilayah Semarang dilaksanakan oleh Undip di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah;
• Wilayah Jatinangor dilaksanakan oleh Unpad di Pusat Arsip Universitas Padjajaran;

Baca juga: Mengulik Sistem Kelola Arsip DPUPRPKP Kota Malang? Melalui Sowan Arsiparis HMKI

Kegiatan ini dapat menjadi motivasi dan energi positif bersama untuk optimalisasi dan peningkatan kinerja dalam memastikan pengelolaan kearsipan yang lebih optimal.

Pelaksanaan kegiatan Sowan Arsiparis dengan Narasumber Retno Puspitasari yang merupakan pegawai Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

Daftar Pertanyaan Diskusi Interaktif mahasiswa dengan Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah:

Baca juga: Mengulik Sistem Kelola Arsip di Pusat Arsip UGM bersama Sowan Arsiparis HMKI

1. Kapan Dinas Arpus Provinsi Jateng terbentuk?

Jawaban : 10 juni 1988

Baca juga: Berita Acara: Fun Learning Sosialisasi Kearsipan di SD Ciawi oleh HMKI

2. Apa tujuan dan fungsi instansi dari Dinas Arpus Prov Jateng ini? adakah perbedaan dengan instansi lainnya?

Jawaban : melakukan koordinasi koordinasi perihal kebijakan di bidang kearsipan dan perpustakaan, lalu pelaksanaan kebijakan di bidang kearsipan dan perpustakaan, dan melaksanakan evaluasi dan pelaporan di bidang kearsipan dan perpustakaan, juga melaksanakan fungsi kesekretariatan dinas. Untuk perbedaan kami masih sama seperti instansi instansi lain yang terkait

3. Apa saja permasalahan yang kerap muncul dalam pengelolaan arsip di instansi? Dan bagaimana solusi dari masalah tersebut

Jawaban : Permasalahan yang sering muncul mungkin keterbatasan biaya untuk melakukan pembenahan terhadap alat alat yang kita gunakan untuk men scan arsip, karena biaya perawatan yang tidak murah dan kerap kali terjadi kerusakan pada alatnya

4. Kendala apa saja yang dihadapi selama pengelolaan arsip atau dokumen

Jawaban : Keterbatasan alat dan biaya karena untuk alat scan disini hanya ada satu, sedangkan arsip yang kita tangani ada banyak. Lalu di cool storage ini juga alat untuk pendingin ruangan juga sedang rusak sehingga butuh biaya lebih agar ruangan kembali dalam suhu normal untuk ruang penyimpanan arsip

5. Bagaimana sarana dan prasarana penyimpanan arsip di instansi tersebut? Dan berapa jumlah ruang penyimpanan arsipnya?

Jawaban : sarana prasarana untuk penyimpanan arsipnya sementara ini masih cukup, dan untuk ruangan kami memiliki sekitar 4 sampai 5 ruangan termasuk ruangan yang dikhususkan untuk laminasi dokumen dokumen fisik 1 ruang.

dokpri

Kesan Pegawai Kearsipan Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terkait kegiatan Sowan Arsiparis HMKI:

"Kesan saya adalah sowan arsiparis ini salah satu langkah yang bagus dan juga mendukung para mahasiswa yang berkecimpung di dunia kearsipan agar dapat mengenal lebih dalam bukan hanya tentang cara menggunakan alat alat yg brkaitan dengan kearsipan, namun juga mahasiswa dpt memahami tugas apa saja yang arsiparis harus lakukan di lapangan."

"Semoga HMKI kedepannya bisa membantu dalam menyukseskan hal yg berkaitan dengan kesadaran masyarakat akan pentingnya dokumen dokumen penting. Serta harapannya HMKI bisa menciptakan ikatan antar mahasiswa kearsipan yang ada di seluruh indonesia dan bersatu untuk menyukseskan kearsipan di Indonesia. 3. Bagi saya sbg arsiparis di instansi ini, tentu peran arsiparis dlm suatu organisasi sangat penting. Karena mengurus dokumen dokumen penting yang ada di satu instansi, hanya arsiparis yg berkompeten saja yang paham betul cara menjaga, merawat, dan mengelola arsip di satu organisasi atau instansi."

Harapan Pegawai Kearsipan Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah:

"Harapan dari saya untuk HMKI adalah, semoga HMKI bisa membantu arsiparis arsiparis untuk mensosialisasikan kpd masyarakat awam akan pentingnya arsiparis di suatu organisasi, pentingnya menjaga arsip terlebih arsip di satu instansi, dan pentingnya mengetahui cara merawat dokumen dokumen arsip yang baik dan benar."

Keterangan Kegiatan

Koordinator Region Undip : Ninoy Swastiana

Moderator :Muthiya Azka

Narasumber : Retno Puspitasari

................................................................................................

Divisi Keilmuwan dan Pengembangan

Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia 2022

Kabinet Sinergi Berkelanjutan