Kegiatan Sowan Arsiparis ini merupakan program kerja Ruang Diskusi dari Divisi Divisi Keilmuwan dan Pengembangan (DKP) yang bertujuan untuk menambah khasanah penerapan ilmu kearsipan di instansi dan juga sebagai wadah mahasiswa kearsipan dalam pembelajaran ilmu kearsipan sesuai kondisi lapangan, sehingga mahasiswa tidak hanya mendapatkan ilmu dari bangku perkuliahan, namun mahasiswa juga menjadi lebih peka terhadap permasalahan dan sistem pengelolaan kearsipan di lapangan.
Kegiatan Sowan Arsiparis HMKI dilaksanakan serentak di seluruh 6 kampus region pada pekan yang sama dengan target sasaran yaitu Instansi Pemerintah dan Institusi Pendidikan.
- Wilayah Yogyakarta dilaksanakan oleh UGM di Pusat Arsip Universitas Gadjah Mada;
- Wilayah Malang dilaksanakan oleh UB bersama Polinema di DPUPRPKP Kota Malang;
- Wilayah Jakarta dilaksanakan oleh UI di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Depok;
- Wilayah Semarang dilaksanakan oleh Undip di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah;
- Wilayah Jatinangor dilaksanakan oleh Unpad di Pusat Arsip Universitas Padjajaran;
Kegiatan ini dapat menjadi motivasi dan energi positif bersama untuk optimalisasi dan peningkatan kinerja dalam memastikan pengelolaan kearsipan yang lebih optimal.
Pelaksanaan kegiatan Sowan Arsiparis dengan Narasumber Fitria Agustina dan Yuli yang merupakan pegawai Pusat Arsip UGM.
Daftar Pertanyaan Diskusi Interaktif mahasiswa dengan Pusat Arsip UGM:
1. Menanyakan Perbedaan lembaga kearsipan Arsip UGM dengan yang lain: arsip UGM adalah salah satu lembaga kearsipan di perguruan tinggi. Tugasnya sama pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan, pelayanan arsip. Yang lagi progress itu publikasi kearsipan audiovisual ugm membuat produk film dokumenter.
2. Pertanyaan seputar Sistem informasi: arsip dinamis SIKI (inaktif) blm berjalan lancar karena berkaitan dengan unit kerja lain yg mana SDM kearsipannya kurang, kalau ada pun pekerjaannya tidak hanya tentang kearsipan. Arsip statis sudah dikembangkan dari 2009 yaitu SIKS layanan arsip statis, bisa digunakan kapan saja dimana saja. Diluar civitas daftar masukin email, nama, dll. Kalau civitas pake sso ugm. Sekarang masih dalam perkembangan agar pengguna mudah dalam pencarian arsip bentuknya sekarang kaya katalog. Ingin dikembangkan seperti marketplace. Pengguna yg ingin menggandakan bs datang ke sini, tp pengennya ngga dating jg bs dan bisa akses SIKS di arsipugm.ac.id
3. Permasalahan dan solusi dalam pengelolaan arsip: yg non tekstual (yg tekstual bs dibaca infonya dlm bahasa apapun) foto, rekaman suara, vid VHS, dll masalahnya di alat pemutarnya itu susah, jarang yg punya. Teknisinya jg susah. Alatnya punya UGM sudah rusak. Arsip foto: ada yang tanpa keterangan jadi tidak diketahui disitu ada kegiatan apa, siapa orangnya, belum lagi kalau sudah lama sekali dan tidak bisa menjumpai lagi tidak kenal. Deskripsi arsip foto pernah mengundang mantan pegawai humas yg mengalami banyak periode rektor pernah kenal dan bertanya, siapa namanya, kegiatannya apa, kapan. Ini lumayan membantu untuk permasalahan. Kalau yg masalah alat blm ditemukan solusinya, sudah mencari ke Jakarta juga tidak ditemukan karena jarang recordingnya
4. Salah satu tupoksi arsip ugm memberikan pelayanan UGM ada kendala seperti apa untuk pelayanan: sejauh ini bs ditangani dengan SIKS karena user gaperlu baca manual, tapi bisa langsung menggunakan SIKS. Sejauh arsipnya ada di dalam daftar arsip jadi aman. Kendalanya itu ada di penggandaan kartografi alatnya belum punya, masih menggunakan pihak ketiga untuk penggandaannya.
5. Profil dan sejarah: Arsip UGM berdiri tahun 2004, UGM kan 1949. 5 th sblm UU kearsipan yg baru (43/2009) ini mewajibkan ada arsip univ. arsip ugm itu jadi project anri. ada penelitian pada 2002/2003 dari anri. Â Di unit kerja ada arsip di masing2 dan belum tertata. Awal2 yg menyerahkan itu dari humas (video, foto, laporan) dengan kondisi masih nol belum diolah. Kondisi saat diserahkan itu masih di karung/kardus. Jadi awal berdirinya itu mulai dari awal bgt. 2004 baru punya 1 komputer jadi gantian. Dulu di Arsip Universitas ini berlokasi di Vokasi UGM letaknya. Sekarang di Perpustakaan UGM yg mana dulu ada di lt 3, Ada tambahan di lt 2. Pengolahan video dokumenter ada di lt 3.
6. Penyusutannya itu memakan waktu berapa lama, kendala, program penyusutan: proses penyusutan di UGM sudah ada peraturan rektornya. Kalo unit kerja ingin melakukan penyusutan, mereka harus melakukan pengelolaan dulu, ada daftarnya, nanti didampingi arsip UGM untuk pemusnahan. Karena banyak yg belum tertata arsipnya. Ini ada program pendampingan dari Arsip UGM. selain itu akan menhire mahasiswa juga sbg tenaga kontrak untuk mengolah arsip. Setelah ada daftarnya itu lanjut yang permohonan pemusnahan arsip ke rektor trus biasanya di dispo ke arsip ugm untuk verifikasi apakah emg dah waktunya musnah atau belum mendapatkan kesepakatan sewaktu untuk pemusnahannya kapan. Ada hukor dan audit untuk menyaksikan pemusnahan. Pemusnahannya ada yang dg pihak ke 3. Pernah dibakar juga karena arsipnya dah dimakan rayap dan itu pinjam di pihak ke 3. Disaksikan jg oleh petugas arsip ugm. yang tanpa dibakar itu ada perjanjian dg pihak ke 3 untuk menjaga kerahasiaan. Ini balik lagi ke kondisi arsipnya. Kalo dah tertata 1-2 minggu bisa selesai.
7. Sekarang banyak arsip elektronik, apakah di arsip ugm sudah ada peraturan dsb: untuk arsip elektronik blm ada peraturan khusus. UU 43/2009, anri pernah datang ke sini untuk revisi UU tsb termasuk ttg arsip elektronik. Di UGM ada sistem persuratannya Simaster, DSSDI yang mengelola. Penyimpanannya misal ada surat masuk itu di simpan di divisi masing2 (office 365, onedrive, dll) fisiknya tidak dicetak lagi. Penyimpanan sudah sesuai dg kode klasifikasi peraturan rektor UGM. UGM dah punya 4 peraturan, TND, klasifikasi, SKKA, JRA pake Perek UGM. Penyusutannya konsepnya sama dengan yg arsip fisik. Lihat klasifikasinya di JRA aktif berapa tahun, kapan musnah, dan lainnya tetap sama tergantung klasifikasinya apa.
8. Jumlah pegawai yang ada: Â 5 PNS, pegawai tetap 3, lainnya pranata. Tidak semua fakultas itu punya arsiparis.
Kilas Balik Kegiatan Sowan Arsiparis HMKI di Pusat Arsip UGM:
- Briefing sebelum acara sowan arsiparis dimulai
Briefing dilakukan di kantin Sekolah Vokasi dan Pemberangkatan bersama dari Sekolah Vokasi.
- Pemberangkatan Bersama
Pemberangkatan bersama dari Sekolah Vokasi menuju Kompleks Gedung Perpustakaan
- Sesi diskusi
Setelah tiba kami diarahkan untuk memasuki Ruang Sidang Arsip Universitas Gadjah Mada setelah itu memulai sesi diskusi bersama Bu Fitria Agustina dan Bu di Ruang Sidang Arsip Universitas Gadjah Mada Gedung L lantai 2
- Room tour Arsip Universitas Gadjah Mada
Kami melakukan room tour ke tempat penyimpanan arsip dan depo arsip selain room tour kami juga mengambil dokumentasi dan berbincang dengan salah satu arsiparis yang ada disana
- Penyerahan piagam
Setelah selesai room tour Koordinator Wilayah UGM Â menyerahkan piagam sebagai tanda kenang-kenangan.
- Foto bersama
- Acara selesai dan pulang
Indikator kesuksesan acara
Deskripsi singkat keberhasilan
Kegiatan ini berhasil membuat rasa antusias untuk mengikuti kegiatan ini dan dari kegiatan ini juga berhasil menambah pengetahuan dan pengalaman yang sebelumnya belum pernah atau belum diketahui.
Harapan dari diadakannya kegiatan ini
Setelah melalui pengamatan terlaksananya kegiatan sowan arsiparis di Arsip Universitas Gadjah Mada, kegiatan ini sangat bermanfaat dan banyak sekali hal-hal baru atau pengalaman baru yang didapatkan selain itu banyak juga pengetahuan tentang bagaimana proses kerja di lapangan kerja secara langsung. Harapannya dengan adanya kegiatan ini dapat membuat mahasiswa bisa mengetahui lebih mendalam dan banyak tentang bagaimana cara seorang arsiparis bekerja.
Pelaksana Kegiatan
PO Program   : Devita Sari Tanjung
Moderator    : Aniq Hanani
Narasumber  : Fitria Agustina dan Yuli
................................................................................................
Divisi Keilmuwan dan Pengembangan
Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia 2022
Kabinet Sinergi Berkelanjutan
