5. Profil dan sejarah: Arsip UGM berdiri tahun 2004, UGM kan 1949. 5 th sblm UU kearsipan yg baru (43/2009) ini mewajibkan ada arsip univ. arsip ugm itu jadi project anri. ada penelitian pada 2002/2003 dari anri. Â Di unit kerja ada arsip di masing2 dan belum tertata. Awal2 yg menyerahkan itu dari humas (video, foto, laporan) dengan kondisi masih nol belum diolah. Kondisi saat diserahkan itu masih di karung/kardus. Jadi awal berdirinya itu mulai dari awal bgt. 2004 baru punya 1 komputer jadi gantian. Dulu di Arsip Universitas ini berlokasi di Vokasi UGM letaknya. Sekarang di Perpustakaan UGM yg mana dulu ada di lt 3, Ada tambahan di lt 2. Pengolahan video dokumenter ada di lt 3.
6. Penyusutannya itu memakan waktu berapa lama, kendala, program penyusutan: proses penyusutan di UGM sudah ada peraturan rektornya. Kalo unit kerja ingin melakukan penyusutan, mereka harus melakukan pengelolaan dulu, ada daftarnya, nanti didampingi arsip UGM untuk pemusnahan. Karena banyak yg belum tertata arsipnya. Ini ada program pendampingan dari Arsip UGM. selain itu akan menhire mahasiswa juga sbg tenaga kontrak untuk mengolah arsip. Setelah ada daftarnya itu lanjut yang permohonan pemusnahan arsip ke rektor trus biasanya di dispo ke arsip ugm untuk verifikasi apakah emg dah waktunya musnah atau belum mendapatkan kesepakatan sewaktu untuk pemusnahannya kapan. Ada hukor dan audit untuk menyaksikan pemusnahan. Pemusnahannya ada yang dg pihak ke 3. Pernah dibakar juga karena arsipnya dah dimakan rayap dan itu pinjam di pihak ke 3. Disaksikan jg oleh petugas arsip ugm. yang tanpa dibakar itu ada perjanjian dg pihak ke 3 untuk menjaga kerahasiaan. Ini balik lagi ke kondisi arsipnya. Kalo dah tertata 1-2 minggu bisa selesai.
7. Sekarang banyak arsip elektronik, apakah di arsip ugm sudah ada peraturan dsb: untuk arsip elektronik blm ada peraturan khusus. UU 43/2009, anri pernah datang ke sini untuk revisi UU tsb termasuk ttg arsip elektronik. Di UGM ada sistem persuratannya Simaster, DSSDI yang mengelola. Penyimpanannya misal ada surat masuk itu di simpan di divisi masing2 (office 365, onedrive, dll) fisiknya tidak dicetak lagi. Penyimpanan sudah sesuai dg kode klasifikasi peraturan rektor UGM. UGM dah punya 4 peraturan, TND, klasifikasi, SKKA, JRA pake Perek UGM. Penyusutannya konsepnya sama dengan yg arsip fisik. Lihat klasifikasinya di JRA aktif berapa tahun, kapan musnah, dan lainnya tetap sama tergantung klasifikasinya apa.
8. Jumlah pegawai yang ada: Â 5 PNS, pegawai tetap 3, lainnya pranata. Tidak semua fakultas itu punya arsiparis.
Kilas Balik Kegiatan Sowan Arsiparis HMKI di Pusat Arsip UGM:
- Briefing sebelum acara sowan arsiparis dimulai
Briefing dilakukan di kantin Sekolah Vokasi dan Pemberangkatan bersama dari Sekolah Vokasi.
- Pemberangkatan Bersama
Pemberangkatan bersama dari Sekolah Vokasi menuju Kompleks Gedung Perpustakaan
- Sesi diskusi
Setelah tiba kami diarahkan untuk memasuki Ruang Sidang Arsip Universitas Gadjah Mada setelah itu memulai sesi diskusi bersama Bu Fitria Agustina dan Bu di Ruang Sidang Arsip Universitas Gadjah Mada Gedung L lantai 2
- Room tour Arsip Universitas Gadjah Mada
Kami melakukan room tour ke tempat penyimpanan arsip dan depo arsip selain room tour kami juga mengambil dokumentasi dan berbincang dengan salah satu arsiparis yang ada disana
- Penyerahan piagam
Setelah selesai room tour Koordinator Wilayah UGM Â menyerahkan piagam sebagai tanda kenang-kenangan.
- Foto bersama
- Acara selesai dan pulang
