Kegiatan Sowan Arsiparis ini merupakan program kerja Ruang Diskusi dari Divisi Divisi Keilmuwan dan Pengembangan (DKP) yang bertujuan untuk menambah khasanah penerapan ilmu kearsipan di instansi dan juga sebagai wadah mahasiswa kearsipan dalam pembelajaran ilmu kearsipan sesuai kondisi lapangan, sehingga mahasiswa tidak hanya mendapatkan ilmu dari bangku perkuliahan, namun mahasiswa juga menjadi lebih peka terhadap permasalahan dan sistem pengelolaan kearsipan di lapangan.
Kegiatan Sowan Arsiparis HMKI dilaksanakan serentak di seluruh 6 kampus region pada pekan yang sama dengan target sasaran yaitu Instansi Pemerintah dan Institusi Pendidikan:
- Wilayah Yogyakarta dilaksanakan oleh UGM di Pusat Arsip Universitas Gadjah Mada;
- Wilayah Malang dilaksanakan oleh UB bersama Polinema di DPUPRPKP Kota Malang;
- Wilayah Jakarta dilaksanakan oleh UI di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Depok;
- Wilayah Semarang dilaksanakan oleh Undip di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah;
- Wilayah Jatinangor dilaksanakan oleh Unpad di Pusat Arsip Universitas Padjajaran;
Kegiatan ini dapat menjadi motivasi dan energi positif bersama untuk optimalisasi dan peningkatan kinerja dalam memastikan pengelolaan kearsipan yang lebih optimal.
Pada Sowan Arsiparis HMKI region Malang memilih DPUPRPKP Kota Malang sebagai tempat observasi disebabkan pihak DPUPRPKP Kota Malang kooperatif dan komunikatif dalam pelaksanaan kegiatan Sowan Arsiparis dengan Narasumber Muhammad Samsul Islan dan Ahmad Adi Nugroho yang merupakan pegawai dinas tersebut.
Daftar Pertanyaan Umum Observasi Diskusi Interaktif mahasiswa dengan narasumber DPUPRPKP Kota Malang:
1. Bagaimana profil dari DPUPRPKP Kota Malang?
Jawab: Struktur organisasi yang berperan dalam sumber daya manusia adalah kepegawaian, di dalam struktur organisasi ada beberapa bidang, Setiap bidang memiliki tusinya masing-masing:
- Cipta Karya
- Bina Marga
- Tata ruang
- Permukiman
Tiga UPT :
- Rusunawa
- Air limbah domestik
- Laboratorium pengujian kekuatan
2. Sistem kearsipan yang ada di instansi ini menggunakan apa saja?
Jawab:
- Di dalam arsip pengolahan, masing-masing unit atau bidang semua adalah penghasil arsip dan mengerucut di sekretariat dalam penyajiannya, sedangkan masing-masing bidang menyimpan arsip dalam kurun waktu 5 tahun, setelah itu baru di serahkan ke unit sekretariatan dan sekretariat hanya menyimpan selama 10 tahun. Setelah habis masa penyimpanan di sekretariat, lalu pihak sekretariat menyerahkan ke depo arsip atau dinas perpustakaan;
- Masa manfaat jalan biasanya 10 tahun. Untuk perpustakaan jika ingin menghapus harus berkoordinasi dengan DPUPRPKP sebelum penghapusannya. Jadi masa manfaat arsip menyesuaikan dengan speknya jalan 10 tahun, spek jembatan 50 tahun lebih, dan untuk gedung 50 tahun lebih. Penghapusan kontrak atau menghapus arsip.
Dalam hal ini JRA menyesuaikan dengan masa manfaat susut atau nilai susut
3. Apa saja permasalahan yang kerap muncul dalam pengelolaan arsip di instansi?
Jawab:
- untuk di UPT sendiri tidak ada masalah selama ikut alur yang dimiliki OPD.
- di OPD sendiri terdapat birokrasi, dimana arsip ini harus dari keuangan dulu lalu kebendaharaan barang kemudian di entri.
- untuk permasalahan mungkin tidak ada, hanya saja yang diharapkan untuk komunikasi dan kerja sama tim.
4. Kendala umum yang ada di DPUPR?
Jawab:
Kendala umumnya di ruangan dan fasilitas kurang memadai karena dalam 1 tahun kegiatan itu realisasi kita. Arsip sekitar 900 lebih dokumen arsip dan dokumen ini tidak bisa langsung diserahkan ke bagian perpustakaan karena menunggu jangka waktu 10 tahun.
5. Bagaimana pembagian tugas pengolahan arsip di instansi atau unit ini?
Jawab:
Untuk pembagian tugas disini ada 2:
- Dokumen fisik
- Dokumen keuangan
Tetapi keduanya tetap bekerja sama karena di keuangan itu adalah SPJnya, SPJ sendiri mengerucut kepada dokumen-dokumen kontrak dan dicairkannya di sini.
6. Untuk arsip disini apakah perlu untuk dialih media-kan, Pak?
Jawab:
Untuk di sini sudah dialih media-kan berupa scan dan dialihkan dalam bentuk PDF untuk meminimalisir kerusakan karena terkena banjir ataupun ruangan lembab.
7. Untuk sarana dan prasarananya ini apakah sudah memadai atau belum?
Jawab:
Kalau untuk sarana dan prasarana sudah mencukupi hanya saja terkendala ruangan untuk penyimpanan dan pengolahan, seharusnya penyimpanan dan pengolahan itu berbeda ruangan.
8. Bagaimana sistem klasifikasi arsip yang ada di instansi ini?
Jawab:
Untuk klasifikasi arsip kita belum benar-benar merucut ke klasifikasi arsipnya karena JRAnya masih keuangan saja, kalau arsip jenis lainnya masih menunggu usulan dari masing-masing OPD. Untuk sementara ini, klasifikasi kita masih mengacu pada perka ANRI karena di daerah belum ada.
9. Suka duka menjadi arsiparis?
Jawab:
Untuk dukanya mungkin paling sulit di pengolahan, terkadang ada beberapa dokumen yang belum dapat ditemukan;
Sukanya yaitu bahagia saat melihat arsipnya sudah tertata rapi.
10. Kalau disini rata-rata temu kembali arsipnya membutuhkan waktu berapa menit?
Jawab:
Kalau temu kembali arsip yang sudah tertata, kurang lebihnya 2 menit.
11. Kalau ada yang ingin meminjam arsip apakah sudah ada kartu kendalinya?
Jawab:
Sudah ada kartu kendali dan ada juga tanda terima.
12. Untuk masa peminjaman arsip kira-kira berapa lama?
Jawab:
Untuk masa peminjaman tergantung kebutuhan.
13. Apa saja jabatan arsiparis di DPUPRPKP Kota Malang?
Jawab:
Untuk tingkatan jabatan arsiparis saat ini masih diajukan, di masing-masing OPD nanti akan ada arsiparis masing-masing.
14. Bidang apa yang banyak penghasil arsip?
Jawab:
Bidang Bina Marga, adapun arsip yang dihasilkan yaitu jalan, jembatan dan PJO
15. Bagaimana proses penyusutan arsip setelah dari depo?
Jawab:
Setelah dari depo, bersurat ke DPUPRPKP untuk penghapusannya dan penghapusannya itu harus disaksikan oleh kedua belah pihak serta kejaksaan.
16. Disini itu jenis arsipnya ada apa saja, apakah ada arsip statis yang bernilai sejarah?
Jawab:
Ada arsip statis, aktif, dinamis, inaktif juga ada. Untuk arsip statis ada blue print Gedung DPUPR.
17. Untuk penyimpanan arsip dinamis dan arsip statis apakah secara terpisah?
Jawab:
Penyimpanannya terpisah, untuk statis disimpan di ruangan dengan sistem one gate (hanya boleh 1 orang yang akses)
Berikut merupakan gambaran umum terkait observasi dari diskusi interaktif mahasiswa dengan pegawai arsip DPUPRPKP Kota Malang.
Kilas Balik Kegiatan Sowan Arsiparis HMKI di DPUPRPKP Kota Malang:
- Pemberangkatan Bersama
Pemberangkatan bersama Polinema dan UB dari indomaret sebelah Makam Pahlawan.
- Briefing sebelum acara Sowan Arsiparis dimulai
Briefing dilakukan di kantin DPUPR sembari menunggu narasumber dari DPUPRPKP Kota Malang siap.
- Memasuki ruangan penyimpanan arsip
Setelah briefing kami di arahkan untuk memasuki ruang penyimpanan arsip
- Sesi diskusi bersama Narasumber di Aula
Setelah dari ruang penyimpanan arsip kami diarahkan ke aula untuk sesi diskusi.
- Penyerahan piagam
Setelah sesi diskusi selesai Project Officer Sowan Arsiparis menyerahkan piagam sebagai tanda kenang kenangan.
- Room tour DPUPRPKP Kota Malang
Kami melakukan room tour ke tempat penyimpanan arsip, tempat pengolahan arsip dinamis, dan Depo Arsip Kota Malang
- Acara selesai dan pulang
Indikator kesuksesan acara
Deskripsi singkat keberhasilan
Kegiatan ini berhasil memberikan hubungan silaturahmi antara mahasiswa kearsipan dengan pihak Dinas setempat dengan kegiatan berimpak positif
Harapan dari diadakannya kegiatan ini
Setelah melalui pengamatan terlaksananya kegiatan sowan arsiparis di DPUPR Kota Malang, kegiatan ini sangat bermanfaat dan banyak sekali hal-hal baru atau pengalaman baru yang didapatkan selain itu banyak juga pengetahuan tentang bagaimana proses kerja di lapangan kerja secara langsung. Harapannya dengan adanya kegiatan ini dapat membuat mahasiswa bisa mengetahui lebih mendalam dan banyak mengetahui tentang bagaimana cara seorang arsiparis bekerja. Selain itu, meningkatkan antusiasme pegawai instansi dalam meningkatkan kualitas pengolahan dan pengelolaan arsip di instansinya dengan adanya sowan arsiparis ini. Sharing knowledge dalam ranah kearsipan antara mahasiswa dengan pihak instansi.
Pelaksana Kegiatan
PO Program   : Ihsanuddin Rasyid Al Atsari
Moderator    : Eka Nur Setya dan Zakiyah Nur Fadillah
Narasumber  : Muhammad Samsul Islan dan Ahmad Adi Nugroho
Partisipan:
Firza Berliana Safira
Tania Nur Azizah Amalia
Naflah Sabitah
Theo Vanda Estapa Rangga
Diaz Budi Prasetyo
Fajar Fadila Darmawanto
Narocha Mihasu
................................................................................................
Divisi Keilmuwan dan Pengembangan
Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia 2022
Kabinet Sinergi Berkelanjutan
