Mengulik Sistem Kelola Arsip DPUPRPKP Kota Malang? Melalui Sowan Arsiparis HMKI

Tiga UPT :

• Rusunawa
• Air limbah domestik
• Laboratorium pengujian kekuatan

2. Sistem kearsipan yang ada di instansi ini menggunakan apa saja?

Jawab:

• Di dalam arsip pengolahan, masing-masing unit atau bidang semua adalah penghasil arsip dan mengerucut di sekretariat dalam penyajiannya, sedangkan masing-masing bidang menyimpan arsip dalam kurun waktu 5 tahun, setelah itu baru di serahkan ke unit sekretariatan dan sekretariat hanya menyimpan selama 10 tahun. Setelah habis masa penyimpanan di sekretariat, lalu pihak sekretariat menyerahkan ke depo arsip atau dinas perpustakaan;
• Masa manfaat jalan biasanya 10 tahun. Untuk perpustakaan jika ingin menghapus harus berkoordinasi dengan DPUPRPKP sebelum penghapusannya. Jadi masa manfaat arsip menyesuaikan dengan speknya jalan 10 tahun, spek jembatan 50 tahun lebih, dan untuk gedung 50 tahun lebih. Penghapusan kontrak atau menghapus arsip.

Dalam hal ini JRA menyesuaikan dengan masa manfaat susut atau nilai susut

3. Apa saja permasalahan yang kerap muncul dalam pengelolaan arsip di instansi?

Jawab:

• untuk di UPT sendiri tidak ada masalah selama ikut alur yang dimiliki OPD.
• di OPD sendiri terdapat birokrasi, dimana arsip ini harus dari keuangan dulu lalu kebendaharaan barang kemudian di entri.
• untuk permasalahan mungkin tidak ada, hanya saja yang diharapkan untuk komunikasi dan kerja sama tim.

4. Kendala umum yang ada di DPUPR?

Jawab:

Kendala umumnya di ruangan dan fasilitas kurang memadai karena dalam 1 tahun kegiatan itu realisasi kita. Arsip sekitar 900 lebih dokumen arsip dan dokumen ini tidak bisa langsung diserahkan ke bagian perpustakaan karena menunggu jangka waktu 10 tahun.

5. Bagaimana pembagian tugas pengolahan arsip di instansi atau unit ini?

Jawab: