Pembaruan Platform Digital: Mengelola Kompleksitas Sosial dan Teknologi di Era Digital
Di era digital saat ini, pembaruan platform digital bukanlah hal yang dapat dihindari oleh organisasi, baik di sektor publik maupun swasta. Seiring dengan perkembangan teknologi dan meningkatnya tuntutan pengguna, platform lama menjadi usang dan perlu diganti untuk memastikan keberlanjutan kinerja dan daya saing. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Clausen, Nielsen, dan Mathiassen (2024), pembaruan platform digital adalah aktivitas di mana organisasi berusaha memperbarui atau mengganti infrastruktur digital untuk mencapai tujuan strategis. Studi tersebut mengungkapkan bahwa pembaruan platform tidak hanya sekadar mengganti teknologi lama dengan yang baru, tetapi juga melibatkan transformasi besar-besaran yang memengaruhi seluruh organisasi.
Artikel tersebut membahas studi kasus pembaruan platform digital di sebuah organisasi pemerintah lokal di Denmark, yang mempengaruhi lebih dari 4000 profesional kesehatan dalam sektor perawatan lanjut usia. Angka ini menekankan betapa luasnya dampak dari pembaruan platform di sektor publik, di mana setiap perubahan teknologi dapat memengaruhi ribuan karyawan dan pengguna. Namun, pembaruan ini sering kali tidak berjalan mulus, seperti yang ditunjukkan oleh penundaan tanggal peluncuran platform baru dan terjadinya overflowing, di mana peristiwa tak terduga memaksa organisasi untuk mengubah strategi mereka.
Dalam konteks ini, pemahaman tentang tantangan sosial-teknis dalam pembaruan platform menjadi sangat penting. Sebagai organisasi yang harus beradaptasi dengan standar baru dan menggantikan sistem yang sudah digunakan selama 25 tahun, kompleksitas proses ini semakin terasa. Penelitian ini menjadi relevan karena memberikan panduan praktis bagi organisasi lain yang menghadapi masalah serupa dalam mengelola pembaruan platform digital di era modern.
***
Pembaruan platform digital bukan hanya masalah teknis, tetapi juga masalah manajerial dan sosial. Studi Clausen et al. (2024) menunjukkan bahwa keberhasilan pembaruan platform sangat bergantung pada kemampuan manajemen untuk membingkai (framing) proses pembaruan secara efektif. Pada tahap awal, framing digunakan untuk menciptakan harapan dan pemahaman bersama tentang manfaat platform baru. Sebagai contoh, di awal proyek pembaruan di Denmark, manajer menggunakan retorika dan visualisasi yang persuasif untuk menggambarkan bagaimana platform baru akan memperbaiki efisiensi dan kinerja. Namun, seperti yang terjadi di banyak proyek besar, harapan awal ini sering kali terbentur dengan realitas kompleksitas teknologi dan sosial.
Salah satu tantangan besar dalam pembaruan platform adalah ketergantungan pada teknologi lama yang sudah tertanam dalam praktik sehari-hari. Clausen et al. (2024) mencatat bahwa inertia sosial dan teknis membuat teknologi lama sulit untuk ditinggalkan. Dalam kasus ini, sistem lama yang digunakan selama 25 tahun telah menjadi bagian integral dari alur kerja ribuan profesional kesehatan. Akibatnya, meskipun ada janji tentang peningkatan kinerja dengan platform baru, banyak pengguna masih enggan untuk beralih karena kebiasaan dan keakraban dengan sistem lama. Penelitian menunjukkan bahwa resistensi ini bisa mencapai tingkat yang sangat tinggi, dan menyebabkan penundaan besar dalam implementasi, seperti yang terjadi pada tahun 2018 ketika peluncuran platform baru harus ditunda.
Tidak hanya itu, aspek sosial dari pembaruan platform juga memainkan peran penting. Sebuah survei yang dilakukan dalam penelitian ini menemukan bahwa kekhawatiran karyawan terhadap teknologi baru meningkat ketika mereka mengetahui dari rekan-rekan di organisasi lain bahwa platform yang sama memiliki masalah. Kekecewaan ini mendorong munculnya situasi overflow, di mana masalah yang sebelumnya tidak terlihat mulai membanjiri proses pembaruan, memaksa manajemen untuk melakukan reframing. Dengan menggabungkan unsur-unsur seperti gamifikasi dan pelatihan intensif, manajemen mencoba meredakan ketegangan dan mendapatkan kembali kepercayaan karyawan. Ini menunjukkan bahwa pembaruan teknologi tidak dapat dipisahkan dari dinamika manusia dan sosial, di mana proses komunikasi dan pendidikan sangat penting untuk mencegah resistensi yang dapat menggagalkan seluruh proyek.
Fakta bahwa pembaruan ini mempengaruhi lebih dari 4000 profesional kesehatan memperlihatkan skala dan dampaknya. Dengan biaya yang membengkak dan penundaan yang memakan waktu, jelas bahwa pembaruan platform bukan hanya investasi teknologi tetapi juga proses manajerial yang penuh tantangan.
***
Pembaruan platform digital, seperti yang ditunjukkan oleh studi Clausen et al. (2024), adalah proses yang kompleks dan penuh tantangan. Meskipun diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan kinerja, proses ini sering kali menghadapi resistensi dari pengguna yang telah terbiasa dengan sistem lama. Resistensi tersebut, jika tidak dikelola dengan baik, dapat memperlambat pelaksanaan dan meningkatkan biaya. Oleh karena itu, strategi framing yang efektif dan penanganan overflow secara fleksibel menjadi kunci keberhasilan dalam mengelola pembaruan platform.
