Dear PNS, Teliti dan Hati-hati dengan Dokumen

Bekerja seorang Pegawai Negeri Sipil di satu instansi Pemerintah Daerah maupun Kementerian atau Lembaga, akan selalu bersentuhan dengan surat-menyurat, dokumen, nota dinas, laporan kepada pimpinan dan dokumen lainnya. Sering menjadi masalah adalah keberadaan dokumen itu tidak tau dimana karena tercecer, hilang atau tidak ingat diletak dimana.

Hal itu sangat sering dialami oleh seorang Pegawai Negeri Sipil terkait status dokumen atau surat yang tidak diketahui fisiknya ada dimana. Oleh karena itu sangat penting dituntut ketelitian akan sebuah dokumen, baik menyimpan dokumen yang sudah selesai di proses, baik menyampaikan dokumen kepada pimpinan untuk ditandatangani, atau menyampaikan kepada pihak lain untuk proses selanjutnya dan lain sebagainya.

Karena kalau tidak teliti atau hati-hati dalam memegang berkas dokumen, menyimpan atau mendistribusikan, bisa-bisa dokumen atau surat tersebut hilang, tercecer atau kita bisa lupa diletakkan dimana yang mengakibatkan dokumen tersebut tidak kelihatan. 

Yang ada kita akan jadi bulan-bulanan atasan ataupun rekan kerja yang memproduksi dokumen atau surat tersebut sehingga bisa menghambat proses kerja selanjutnya. Apalagi kalau dokumen atau surat yang hilang itu adalah dokumen penting untuk segera ditindaklanjuti.

Dan itu pernah saya alami ketika membuat sebuah nota dinas yang disampaikan kepada Bupati untuk didisposisi pada nota dinas dimaksud, agar menjadi petunjuk kepada Perangkat Daerah untuk menindaklanjuti apa yang menjadi maksud dari nota dinas dimaksud. 

Walaupun alur prosesnya menggunakan tanda terima kepada setiap penerima surat atau dokumen. Namun tidak menutup kemungkinan berkas atau dokumen bisa hilang. Tapi setidaknya dengan ada nya buku tanda terima, bisa menjadi evidence atau bukti yang bisa menghindarkan kita untuk disalahkan atas hilangnya dokumen tersebut.

Ditengah proses penyampaian nota dinas yang terlebih dahulu mengikuti alur proses adminsitrasi surat menyurat melalui Asisten yang selanjutnya akan disampaikan kepada Sekretaris Daerah dan selanjutnya kepada Bupati, nota dinas yang kami ajukan ternyata tidak kelihatan karena sudah begitu lama tidak juga kembali kepada pimpinan kami untuk ditindaklanjuti.

Karena sudah lama prosesnya belum juga kembali kepada kami, akhirnya saya menelusuri nota dinas itu sudah sampai dimana. Ternyata setelah melalui proses penelusuran, nota dinas tersebut tidak lagi kelihatan keberadaannya. 

Atau dengan kata lain sudah hilang tidak tau tercecer dimana. Potensi hilang atau tercecer sangat mungkin terjadi karena disebabkan banyaknya berkas dari setiap perangkat daerah yang disampaikan kepada kepala daerah.

Karena sudah mencari kemana melalui agenda surat, ternyata nota dinas kami tersebut sudah hilang, mau tidak mau harus mengulang kembali membuat nota dinas yang baru dengan isi yang sama untuk ditanda tangani kepala dinas dan selanjutnya diajukan kembali kepada Bupati melalui alur administrasi yang berlaku di pemerintah daerah.

Dan itu pula terjadi pada hari ini, dimana teman sekantor mengalami hal yang sama. Jadi ada satu dokumen yang tidak nampak. Dokumen tersebut adalah sebuah laporan dari bidang untuk disampaikan kepada kepala dinas. Jadi sebelum sampai di meja pimpinan, pegawai sekretariat terlebih dahulu melakukan examinasi laporan tersebut sebagai screening kalau ada kesalahan redaksi, angkat, atau pun kalimat yang tidak sesuai dengan Tata Naskah Dinas yang sudah ditetapkan.

sumber gambar : https://blog.gamatechno.com

Dan ternyata, teman saya dari bidang 1, tidak membuat tanda terima kepada kami tim sekretariat, sehingga tidak memiliki kendali atas dokumen laporan sudah disampaikan apa tidak. 

Terjadi perdebatan ringan diantara teman saya yang membuat laporan tersebut dengan teman saya di sekretariat yang biasa menerima setiap laporan atau dokumen dari setiap bidang, teman saya dari bidang 1 mengatakan kalau laporan itu sudah diserahkan kepada sekretariat, namun teman saya di sekretariat mengatakan kalau tidak pernah menerima laporan yang dimaksud.

Akhirnya setelah melihat di agenda keluar masuk, ternyata laporan dimaksud belum teragendakan, artinya laporan tersebut memang belum pernah diagendakan dan disampaikan kepada Bupati. Karena dokumen laporan tersebut tidak lagi nampak, maka teman saya dari bidang 1 itu memprint kembali dan disampaikan kembali kepada kami tim sekretariat.

Untuk menyikapi apa yang saya dan teman saya alami, hingga berdebat masalah keberadaan dokumen, sudah disampaikan atau belum, setiap pegawai di setiap perangkat daerah apalagi yang berurusan dengan surat atau dokumen apapun itu bentuknya, hendaknya lebih hati-hati dan teliti dalam memegang, menyampaikan maupun mendistribusikan, mengarsipkan sebuah dokumen atau surat

Untuk menghindari kehilangan dokumen atau surat, penting bagi seorang PNS untuk melakukan tips-tips berikut untuk bisa kita jadikan bukti atau menghindarkan kita dari kesalahan, diantaranya :

1. Membuat Tanda Terima Surat

Ketika menyampaikan sebuah surat atau dokumen baik itu nota dinas, laporan, atau apapun itu bentuknya, hendaknya membuat tanda terima kepada siapa yang menerima dokumen yang kita sampaikan, baik kepada tim sekretariat di dinas maupun kepada ajudan asisten, sekretaris daerah, Bupati yang ada di Sekretariat Daerah. Ketika dokumen itu tidak nampak atau hilang, kita punya tanda terima nama yang menerima surat atau dokumen dimaksud. Jadi kita punya kendali dan bukti atas proses dokumen atau surat dimaksud.

2. Memastikan Dokumen Itu Sudah Selesai Prosesnya

Kalau ada dokumen yang perlu ditandatangani oleh Pimpinan dengan sifat segera, usahakan kita menunggu sampai dokumen itu sudah ditandatangani oleh pimpinan dan sampai kembali ditangan kita. Karena kalau tidak kita tunggu, hanya kita titip untuk diambil kembali setelah ditandatangani, bisa berpotensi untuk hilang atau tercecer oleh ajudan asisten, sekretaris daerah maupun Bupati.

3. Jangan Terlalu Lama Memegang Sebuah Dokumen

Kadang-kadang menjadi kebiasaan atau bisa dikatakan itu sebagai satu kelalaian, seorang pegawai terlalu lama memegang atau meletakkan satu dokumen yang sudah diproses, tidak segera didistribusikan atau diarsipkan, dan akhirnya bisa berpotensi kita lupa letak dimana, sementara berkas ada dimana-mana misalnya, sementara pegawai dikantor hilir mudik, akibatnya dokumen bisa hilang dan tidak tau dimana. Sebaiknya kalau ada dokumen sudah selesai diproses, segera diarsipkan bagi dokumen atau surat yang perlu diarsipkan, atau segera didistribusikan kepada pihak yang pantas menerima nya apabila sudah seharusnya untuk segera didistribusikan.

Dengan melakukan hal-hal seperti yang disebutkan di atas, dapat meminimalisir kehilangan surat atau dokumen penting, dan bisa menghindarkan kita dari kesalahan, dari tindakan disalahkan oleh pihak lain, rekan kerja satu kantor dan bisa kita jadikan sebagai kendali atas sejauh mana proses sebuah dokumen atau surat yang kita produksi.