3. Jangan Terlalu Lama Memegang Sebuah Dokumen
Kadang-kadang menjadi kebiasaan atau bisa dikatakan itu sebagai satu kelalaian, seorang pegawai terlalu lama memegang atau meletakkan satu dokumen yang sudah diproses, tidak segera didistribusikan atau diarsipkan, dan akhirnya bisa berpotensi kita lupa letak dimana, sementara berkas ada dimana-mana misalnya, sementara pegawai dikantor hilir mudik, akibatnya dokumen bisa hilang dan tidak tau dimana. Sebaiknya kalau ada dokumen sudah selesai diproses, segera diarsipkan bagi dokumen atau surat yang perlu diarsipkan, atau segera didistribusikan kepada pihak yang pantas menerima nya apabila sudah seharusnya untuk segera didistribusikan.
Dengan melakukan hal-hal seperti yang disebutkan di atas, dapat meminimalisir kehilangan surat atau dokumen penting, dan bisa menghindarkan kita dari kesalahan, dari tindakan disalahkan oleh pihak lain, rekan kerja satu kantor dan bisa kita jadikan sebagai kendali atas sejauh mana proses sebuah dokumen atau surat yang kita produksi.
