Dan itu pula terjadi pada hari ini, dimana teman sekantor mengalami hal yang sama. Jadi ada satu dokumen yang tidak nampak. Dokumen tersebut adalah sebuah laporan dari bidang untuk disampaikan kepada kepala dinas. Jadi sebelum sampai di meja pimpinan, pegawai sekretariat terlebih dahulu melakukan examinasi laporan tersebut sebagai screening kalau ada kesalahan redaksi, angkat, atau pun kalimat yang tidak sesuai dengan Tata Naskah Dinas yang sudah ditetapkan.
Dan ternyata, teman saya dari bidang 1, tidak membuat tanda terima kepada kami tim sekretariat, sehingga tidak memiliki kendali atas dokumen laporan sudah disampaikan apa tidak.Â
Terjadi perdebatan ringan diantara teman saya yang membuat laporan tersebut dengan teman saya di sekretariat yang biasa menerima setiap laporan atau dokumen dari setiap bidang, teman saya dari bidang 1 mengatakan kalau laporan itu sudah diserahkan kepada sekretariat, namun teman saya di sekretariat mengatakan kalau tidak pernah menerima laporan yang dimaksud.
Akhirnya setelah melihat di agenda keluar masuk, ternyata laporan dimaksud belum teragendakan, artinya laporan tersebut memang belum pernah diagendakan dan disampaikan kepada Bupati. Karena dokumen laporan tersebut tidak lagi nampak, maka teman saya dari bidang 1 itu memprint kembali dan disampaikan kembali kepada kami tim sekretariat.
Untuk menyikapi apa yang saya dan teman saya alami, hingga berdebat masalah keberadaan dokumen, sudah disampaikan atau belum, setiap pegawai di setiap perangkat daerah apalagi yang berurusan dengan surat atau dokumen apapun itu bentuknya, hendaknya lebih hati-hati dan teliti dalam memegang, menyampaikan maupun mendistribusikan, mengarsipkan sebuah dokumen atau surat
Untuk menghindari kehilangan dokumen atau surat, penting bagi seorang PNS untuk melakukan tips-tips berikut untuk bisa kita jadikan bukti atau menghindarkan kita dari kesalahan, diantaranya :
1. Membuat Tanda Terima Surat
Ketika menyampaikan sebuah surat atau dokumen baik itu nota dinas, laporan, atau apapun itu bentuknya, hendaknya membuat tanda terima kepada siapa yang menerima dokumen yang kita sampaikan, baik kepada tim sekretariat di dinas maupun kepada ajudan asisten, sekretaris daerah, Bupati yang ada di Sekretariat Daerah. Ketika dokumen itu tidak nampak atau hilang, kita punya tanda terima nama yang menerima surat atau dokumen dimaksud. Jadi kita punya kendali dan bukti atas proses dokumen atau surat dimaksud.
2. Memastikan Dokumen Itu Sudah Selesai Prosesnya
Kalau ada dokumen yang perlu ditandatangani oleh Pimpinan dengan sifat segera, usahakan kita menunggu sampai dokumen itu sudah ditandatangani oleh pimpinan dan sampai kembali ditangan kita. Karena kalau tidak kita tunggu, hanya kita titip untuk diambil kembali setelah ditandatangani, bisa berpotensi untuk hilang atau tercecer oleh ajudan asisten, sekretaris daerah maupun Bupati.
