20 Kesalahan Umum Penyedia dalam Tender Pengadaan Barang/Jasa (bagian 1)

1. Menjadi Penyedia Palugada
Pokja ULP (unit Layanan Pengadaan) lebih menyenangi penyedia yang memang bidang usaha utamanya (core bussiness) sesuai dengan barang/jasa yang akan diadakan, bukan penyedia yang menyatakan siap menyediakan apapun yang dibutuhkan alias “apa lu mau gua ada” atau terkenal dengan istilah perusahaan Palugada. Hal ini disebabkan karena bila menggunakan pengusaha palugada maka mereka hanya berperan sebagai calo yang akan menambah biaya (cost) dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.
Pemilihan Penyedia barang/jasa diarahkan untuk memperoleh penyedia langsung dari sumber pasokannya dengan tetap memperhatikan aturan main pemilihan, kebijakan dan prinsip pengadaan barang/jasa. Sehingga panitia dalam dokumen kualifikasi tentunya akan mencantumkan persyaratan kualifkasi yang bisa menggugurkan penyedia palugada tersebut. Penyedia tipe palugada mempunyai kelemahan dalam kualifikasinya karena tidak fokus dalam satu bidang/sub bidang barang/jasa tertentu, dan dari sisi harga tidak akan bisa bersaing dengan penyedia yang memang fokus/spesialis dalam menyediakan satu bidang/sub bidang barang/jasa.
Untuk itu sebaiknya penyedia Fokus pada bidang dan sub bidang yang memang menjadi core bussiness perusahaan agar dapat bersaing dengan maksimal, baik dari segi teknis dan harga yang ditawarkan. Peluang untuk menang tender akan lebih besar apabila penyedia mengikuti tender dalam kategori barang/jasa yang memang merupakan keahlian dari perusahaan.

2. Tidak mengetahui dan menguasai aturan pengadaan
Pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah sekarang ini diatur dengan peraturan presiden nomor 54 tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah yang menggantikan keppres 80 tahun 2003. Perpres 54 tahun 2010 sudah mengalami 2 (dua) kali perubahan, yaitu perpres 35 tahun 2011 dan perpres 70 tahun 2012.  Untuk dapat memenangkan tender, seharusnya penyedia sedikit banyak mengerti tentang peraturan pengadaan yang diatur dalam perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya. Mulai dari tata cara proses pemilihan penyedia secara umum sampai dengan apa saja yang harus dipersiapkan dalam pemasukan dokumen penawaran dan formulir isian kualifikasi. Masih sangat sedikit sekali penyedia yang benar-benar mengetahui apalagi benar benar menguasai aturan tentang pengadaan barang-jasa pemerintah. Seringkali tidak ada staf administrasi yang mengerti perpres 54 tahun 2010, sehingga isi dari dokumen penawaran hanya sekedar mengikuti kebiasaan saja atau hanya sekedar mengikuti format dokumen dari penyedia lain atau copy paste dari dokumen lama yang mungkin sebenarnya sudah tidak sesuai lagi dengan peraturan pengadaan terbaru.
Kirim staf administrasi atau karyawan terutama yang bertugas pada bagian tender untuk mengikuti bimbingan teknis pengadaan barang/jasa pemerintah. Di Jakarta dan beberapa kota besar lainnya di Indonesia sudah banyak lembaga pelatihan atau  event organiser khusus pengadaan barang/jasa terakreditasi LKPP yang secara rutin menyelenggarakan bimbingan teknis pengadaan barang/jasa. Setelah mengikuti bimbingan teknis sekitar 5 (lima) hari dapat langsung mengikuti ujian sertifikasi pengadaan barang/jasa pemerintah sebagai tanda hasil penguasaan materi pengadaan barang/jasa pemerintah. Dengan mengetahui aturan main pengadaan barang/jasa maka penyedia salah satunya akan lebih menguasai tentang bagaimana tata cara membuat penawaran yang baik dan benar dalam tender, sehingga tidak akan lagi banyak ditemukan kesalahan-kesalahan administrasi mendasar, diharapkan nantinya persaingan hanya terjadi pada penawaran harga saja, karena sudah tidak ditemukan lagi kesalahan-kesalahan dalam penawaran administrasi dan teknis sebagai dampak dari sudah banyaknya penyedia yang benar-benar mengerti tentang aturan pengadaan.

3. Pajak Perusahaan dan Pajak Tenaga ahli
Meskipun agak jarang, tapi dalam beberapa kasus pemilihan penyedia ditemukan penawaran dari penyedia yang digugurkan akibat formulir isian kualifikasi yang tidak memenuhi syarat akibat pembayaran pajak bulanan yang belum dibayar sesuai dengan yang diminta panitia dalam dokumen pengadaan. Biasanya pokja ULP mempersyaratkan pembayaran pajak 3 bulan terakhir sesuai pasal 19 huruf l perpres 54 tahun 2010, yaitu:
“sebagai wajib pajak sudah memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun  terakhir   (SPT  Tahunan)   serta  memiliki  laporan bulanan  PPh Pasal 21, PPh Pasal 23 (bila ada  transaksi), PPh Pasal 25/Pasal  29  dan  PPN (bagi  Pengusaha  Kena Pajak) paling kurang  3 (tiga) bulan terakhir  dalam tahun berjalan”

Begitu pula untuk pembayaran pajak Tenaga Ahli terutama untuk penyedia jasa konsultansi. Pembayaran pajak tenaga ahli sering menjadi titik lemah dalam evaluasi dokumen penawaran jasa konsultansi. Pokja ULP memang bukan petugas pajak, tetapi hal ini akan bermasalah ketika diperiksa oleh Pemeriksa baik itu APIP atau BPK. Apabila ditemukan tenaga ahli yang pajaknya bodong maka penyedia harus mengembalikan sebesar pembayaran terhadap tenaga ahli tersebut alias tenaga ahlinya tidak dibayar.
Untuk itu jangan terlambat membayar pajak baik pajak perusahaan atau pajak tenaga ahlinya, akan lebih baik bila dapat menggunakan Surat Keterangan Fiskal (SKF) yang dikeluarkan oelh Kantor Pelayanan Pajak. Pokja ULP akan meluluskan dan menganggap tidak ada masalah dengan pajak untuk penyedia yang menggunaan SKF dan akan lebih meningkatkan kredibilitas penyedia di mata Pokja ULP.
Persyaratan SKP diamanatkan dalam perpres 54 tahun 2010 pada penjelasan pasal 19 huruf l/
Huruf l – Persyaratan pemenuhan kewajiban pajak tahun terakhir dengan penyampaian SPT Tahunan dan SPT Masa dapat diganti oleh Penyedia Barang/Jasa dengan penyampaian Surat Keterangan Fiskal (SKF) yang dikeluarkan oleh Kantor Pelayanan Pajak.

4. Pengajuan Uang Muka
Hal ini mungkin tidak terkati dengan proses pemilihan penyedia, namun hal ini penting karena ada hal baru tentang uang muka pada perpres 54 tahun 2010 dan perpres 70 tahun 2012 yang mengamanatkan bahwa penyedia harus mengajukan permohonan Rencana Penggunaan Uang Muka kepada PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) yang berisi rincian item pekerjaan apa penggunaan uang muka yang diajukan. PPK kemudian menganalisa dan menyetujui permohonan tersebut apabila sesuai dengan pasal 88 perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya yaitu:.
(1)  Uang Muka dapat diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa untuk:
a.  mobilisasi alat dan tenaga kerja;
b.  pembayaran uang tanda jadi kepada pemasok barang/material; dan/atau
c. persiapan teknis lain yang diperlukan bagi pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa.
(3)    Uang Muka yang telah diberikan kepada Penyedia Barang/ Jasa, harus segera dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan Rencana Penggunaan  Uang Muka yang  telah  mendapat persetujuan PPK

Pada tahun 2013 ini masih banyak ditemukan kontrak yang tidak dilampiri dengan Rencana Pengajuan Uang Muka dan Persetujuan PPK berdasarkan pada pasal 88 tersebut. Hal ini akan menjadi temuan pada tahun 2014 mendatang ketika pemeriksaan, hal ini mungkin dikarenakan masih banyaknya Penyedia dan PPK yang belum mengetahui tentang perubahan pada pasal 88 ini.

5. Jual Paket
Ini bukan sub kontrak pekerjaan minor, tetapi benar-benar semua paket dikerjakan oleh orang atau perusahaan lain yang namanya tidak tertera dalam kontrak pengadaan barang/jasa. Hal ini dilakukan dengan perjanjian atau tanpa perjanjian di notaris dengan istilah kuasa direksi atau istilah lainnya, yang mana hal ini melanggar ketentuan dalam perpres 54 tahun 210 pasal 3 yaitu:
(3)  Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan utama  berdasarkan Kontrak, dengan melakukan  subkontrak kepada pihak lain, kecuali  sebagian  pekerjaan  utama   kepada  Penyedia Barang/Jasa spesialis
Apabila ada masalah dengan pekerjaan ketika pelaksanaan kontrak mana yang akan dikejar oleh PPK atau pemeriksa serta aparat penegak hukum (APH) adalah Penyedia yang namanya ada dalam surat perjanjian, bukan penyedia yang membeli atau mengerjakan pekerjaan tersebut.

6. Gaptek (Gagap Teknologi)
Sekarang ini proses pemilihan penyedia dillakukan melalui pelelangan elektronik atau eprocurement, penggunaan eprocurement sekarang ini adalah suatu keniscayaan.LKPP mengembangkan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik (SPSE)   yang biasanya beralamat dengan format www.lpse.namakldi.go.id, LPSE adalah singkatan dari Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang merupakan Unit layanan yang dibentuk oleh Gubernur/Bupati/Walikota atau kepala K/L/I, misalkan:
www.lpse.lkpp.go.id untuk lpse LKPP
www.lpse.jabarprov.go.id untuk lpse Propinsi Jawa Barat
www.lpse.dephub.go.id untuk alamat lpse departemen perhubungan, dan sebagainya, meskipun ada beberapa daerah yang menggunakan alamat berbeda seperti:
www.eproc.kotabogor.go.id untuk lpse kota Bogor
atau masih berupa alamat IP address saja seperti:
http://180.242.61.204/eproc/ untuk lpse kabupaten Bungo

Aplikasi SPSE dapat di akses melalui perangkat apapun selama perangkat tersebut dapat mengakses internet, dapat melalui handphone biasa, tablet, blackberry dan tentunya komputer biasa. Melalui eprocurement, penyedia dapat mengakses paket pekerjaan yang sedang ditenderkan dari manapun penyedia tersebut berada selama masih dapat mengakses internet dan  kapan pun alias 24/7 support – 24 hours a day, 7 days a week, pelayanan non stop.
Sehingga penyedia yang tidak bisa menggunakan komputer, tidak bisa menggunakan internet, penyedia yang gaptek alias gagap teknologi, dijamin tidak akan kebagian paket atau dalam bahasa gaulnya “Lu Gua End…”

7. Perusahaan tidak terdaftar di lpse
Pada tahun 2012 dari data Smart Report LPSE  (http://report-lpse.lkpp.go.id/v2/beranda) sejumlah 88.290 paket telah dilelang melalui eprocurement, dengan jumlah penyedia yang terdaftar pada tahun 2013 sebanyak 217.863. Meskipun masih ada beberapa Kementrian/ Lembaga/ Pemerintah Daerah dan Instansi Lainnya (K/L/D/I) yang melakukan pemilihan penyedia melalui cara manual, namun dimana-mana penggunaan eprocurement sudah tidak dapat dihindari lagi. Sehingga kalau perusahaan penyedia tidak bergabung dengan 200 ribu lebih perusahaan yang sudah terdaftar di LPSE akan dapat paket dari mana lagi? Segera daftarkan perusahaan anda ke LPSE setempat.

8. Satu orang operator LPSE untuk beberapa perusahaan
Meskipun penggunaan pelelangan secara elektronik sekarang ini merupakan suatu keniscayaan, namun masih banyak penyedia yang masih belum siap untuk mengukuti perkembangan teknologi ini Hal ini terkait dengan sumber daya manusia dari banyak perusahaan yang tidak mempersiapkan diri untuk mengikuti perkembangan jaman. Sebagai solusinya mereka biasanya mengkoordinir urusan masalah pelelangan elektronik ini melalui asosiasi mereka atau bahkan beberapa asosiasi bergabung membentuk forum yang untuk mengkoordinir para anggotanya. Ditunjuklah satu orang operator yang bertugas untuk melakukan tugas terkait pelelangan elektronik untuk banyak perusahaan, mulai dari pendaftaran, download dokumen pengadaan, upload dokumen penawaran, sampai sanggah menyanggah untuk beragam paket dan untuk banyak perusahaan ditangani oleh satu orang operator tersebut.
Untuk proses pendaftaran, unduh dokumen pengadaan, dan penjelasan mungkin tidak masalah ditangani oleh satu orang untuk mengikuti beberapa paket. Masalah biasanya timbul ketika pada proses mengunggah dokumen penawaran yang harus dilakukan dalam waktu yang bersamaan untuk beberapa paket dan untuk beberapa perusahaan peserta pelelangan tersebut. Yang mana dalam waktu yang terbatas pada detik detik terakhir pemasukan penawaran harus mengunggah banyak file untuk beberapa perusahaan dan untuk beberapa paket yang diikuti juga. Resiko yang dapat terjadi adalah tidak semua file terunggah ke server LPSE atau file penawaran tidak terunggah secara sempurna bahkan file tidak terunggah sama sekali karena kehabisan waktu, resiko lainnya yang dapat terjadi adalah salah mengunggah ke paket lain yang berakibat pada langsung digugurkannya penawaran oleh pokja ULP.
Untuk itu penggunaan eprocurement adalah suatu keniscayaan sehingga persiapkan manajemen perusahaan anda untuk dapat mengikuti pelelangan secara elektronik mulai dari sumber daya manusianya yang melek komputer dan internet plus fasilitasnya untuk mengakses LPSE.

9. Jarang membuka website LPSE dan Hanya membuka portal lpse lokal
Semua komunikasi terkait proses pelelangan, mulai dari pengumuman paket pekerjaan baru yang akan dilelangkan, undangan klarifikasi, pengumuman, berita acara dan proses lainnya yang mungkin harus disampaikan oleh pokja ULP kepada para penyedia atau peserta pelelangan, semuanya disampaikan melalui portal LPSE.  Penyedia yang jarang membuka portal LPSE akan kehilangan peluang untuk memperoleh paket paket yang sesuai dengan klasifikasi dan kualifikasnya, atau tidak menghadiri tahapan acara pelelangan yang seharusnya diikuti sesuai dengan pengumuman yang ditampilkan pada website LPSE
Sesuai prinsip pengadaan yaitu terbuka, dimana semua penyedia di seluruh wilayah Indonesia dapat mendaftar kemana saja, maka sebaiknya portal eprocerement yang dibuka bukan hanya di lokal tempat penyedia barang/jasa tersebut tinggal, siapa tahu ada paket yang sesuai dengan bidang dan sub bidang perusahaan di wilayah kabupaten/kota di sekitarnya.
Tahun 2013 sudah ada 300-an lebih LPSE se-Indonesia, untuk itu apabila memungkinkan penyedia dapat membuka LPSE di daerah sekitar domisilinya, misalkan penyedia yang berdomisili di Bogor siapa tahu ada prospek di daerah Depok, Sukabumi, Cianjur, dsb. Atau saya pernah ngobrol dengan penyedia yang berasal dari Nusa Tenggara yang sekarang berdomisili di Bogor, beliau setiap tahun selalu mengincar satu atau dua proyek di Nusa Tenggara untuk nanti dilaksanakn sekalian pulang kampung. Sekali memperoleh paket jadi sakaligus bisa pulang kampung katanya.

10. Dokumen Penawaran berformat PDF
Saya pernah menemukan dokumen penawaran yang diunggah dengan format pdf namun isinya membuat penulis tersenyum sendiri membayangkan bagaimana susah payahnya operator atau staf dari penyedia ini membuat dokumen penawarannya. Dokumen penawaran yang diunggah nampaknya dibuat dengan langkah-langkah yang panjang sebagai berikut:
- Membuat dokumen dalam format microsoft Word,
- Mencetak dokumen penawaran pada kop surat perusahaan.
- Hasil cetak dokumen penawaran diberi materai dan di tandatangan, mulai dari surat penawaran, penawaran harga, metodologi, surat-surat pernyataan, dsb,
- Puluhan halaman dokumen penawaran yang sudah di tanda tangan basah tersebut kemudian di scan ke format gambar (.jpg)
- Hasil scan kemudian di insert ke Microsoft Word kembali dan kemudian di konversi ke .pdf,
Membayangkan proses pembuatan dokumen penawaran seperti di atas mungkin saja dapat menunjukan betapa kerasnya kerja penyedia untuk membuat dokumen penawaran, namun tentunya di sisi  lain menunjukan kinerja yang tidak efektif dan efisien dari penyedia tersebut.
Dokumen penawaran melalui pelelangan elektronik sebenarnya sudah tidak lagi memerlukan tandatangan basah pada dokumennya. Begitu pula penggunaan materai berdasarkan perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya, kecuali dokumen dari pihak ketiga seperti jaminan penawaran, dukungan dan sebagainya, materai hanya digunakan pada bagian belakang formulir  isian kualifikasi dan surat/bukti perjanjian saja.
Seharusnya untuk pembuatan dokumen penawaran, penyedia cukup menggunakan microsoft word untuk menuliskan penawarannya, tidak perlu ditanda tangan, tidak perlu memakai kop surat, setelah selesai mengetikan penawarannya langsung di cetak (print) atau disimpan (save as) dalam format pdf. Selanjutnya dokumen-dokumen lain dari pihak ketiga seperti jaminan penawaran, dukungan bank atau surat-surat lainnya yang berbentuk hasil cetak (hard copy) di scan ke format pdf atau gambar (jpg). Hasil scan dokumen-dokumen ini dapat disatukan dengan surat penawaran tadi atau dapat juga dibuat file pdf terpisah dengan menggunakan pdf writer atau melalui fasilitas insert pada microsoft word. Nanti kalau sudah dinyatakan sebagai pemenang tender dan akan membuat kontrak barulah semua dokumen penawaran tersebut di print dan di tanda tangan basah.

Baca Bagian ke-2 di www.heldi.net

http://heldi.net/2014/11/20-kesalahan-umum-penyedia-dalam-tender-pengadaan-barangjasa-bagian-2/