20 Kesalahan Umum Penyedia dalam Tender Pengadaan Barang/Jasa (bagian 1)

9. Jarang membuka website LPSE dan Hanya membuka portal lpse lokal
Semua komunikasi terkait proses pelelangan, mulai dari pengumuman paket pekerjaan baru yang akan dilelangkan, undangan klarifikasi, pengumuman, berita acara dan proses lainnya yang mungkin harus disampaikan oleh pokja ULP kepada para penyedia atau peserta pelelangan, semuanya disampaikan melalui portal LPSE.  Penyedia yang jarang membuka portal LPSE akan kehilangan peluang untuk memperoleh paket paket yang sesuai dengan klasifikasi dan kualifikasnya, atau tidak menghadiri tahapan acara pelelangan yang seharusnya diikuti sesuai dengan pengumuman yang ditampilkan pada website LPSE
Sesuai prinsip pengadaan yaitu terbuka, dimana semua penyedia di seluruh wilayah Indonesia dapat mendaftar kemana saja, maka sebaiknya portal eprocerement yang dibuka bukan hanya di lokal tempat penyedia barang/jasa tersebut tinggal, siapa tahu ada paket yang sesuai dengan bidang dan sub bidang perusahaan di wilayah kabupaten/kota di sekitarnya.
Tahun 2013 sudah ada 300-an lebih LPSE se-Indonesia, untuk itu apabila memungkinkan penyedia dapat membuka LPSE di daerah sekitar domisilinya, misalkan penyedia yang berdomisili di Bogor siapa tahu ada prospek di daerah Depok, Sukabumi, Cianjur, dsb. Atau saya pernah ngobrol dengan penyedia yang berasal dari Nusa Tenggara yang sekarang berdomisili di Bogor, beliau setiap tahun selalu mengincar satu atau dua proyek di Nusa Tenggara untuk nanti dilaksanakn sekalian pulang kampung. Sekali memperoleh paket jadi sakaligus bisa pulang kampung katanya.

10. Dokumen Penawaran berformat PDF
Saya pernah menemukan dokumen penawaran yang diunggah dengan format pdf namun isinya membuat penulis tersenyum sendiri membayangkan bagaimana susah payahnya operator atau staf dari penyedia ini membuat dokumen penawarannya. Dokumen penawaran yang diunggah nampaknya dibuat dengan langkah-langkah yang panjang sebagai berikut:
- Membuat dokumen dalam format microsoft Word,
- Mencetak dokumen penawaran pada kop surat perusahaan.
- Hasil cetak dokumen penawaran diberi materai dan di tandatangan, mulai dari surat penawaran, penawaran harga, metodologi, surat-surat pernyataan, dsb,
- Puluhan halaman dokumen penawaran yang sudah di tanda tangan basah tersebut kemudian di scan ke format gambar (.jpg)
- Hasil scan kemudian di insert ke Microsoft Word kembali dan kemudian di konversi ke .pdf,
Membayangkan proses pembuatan dokumen penawaran seperti di atas mungkin saja dapat menunjukan betapa kerasnya kerja penyedia untuk membuat dokumen penawaran, namun tentunya di sisi  lain menunjukan kinerja yang tidak efektif dan efisien dari penyedia tersebut.
Dokumen penawaran melalui pelelangan elektronik sebenarnya sudah tidak lagi memerlukan tandatangan basah pada dokumennya. Begitu pula penggunaan materai berdasarkan perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya, kecuali dokumen dari pihak ketiga seperti jaminan penawaran, dukungan dan sebagainya, materai hanya digunakan pada bagian belakang formulir  isian kualifikasi dan surat/bukti perjanjian saja.
Seharusnya untuk pembuatan dokumen penawaran, penyedia cukup menggunakan microsoft word untuk menuliskan penawarannya, tidak perlu ditanda tangan, tidak perlu memakai kop surat, setelah selesai mengetikan penawarannya langsung di cetak (print) atau disimpan (save as) dalam format pdf. Selanjutnya dokumen-dokumen lain dari pihak ketiga seperti jaminan penawaran, dukungan bank atau surat-surat lainnya yang berbentuk hasil cetak (hard copy) di scan ke format pdf atau gambar (jpg). Hasil scan dokumen-dokumen ini dapat disatukan dengan surat penawaran tadi atau dapat juga dibuat file pdf terpisah dengan menggunakan pdf writer atau melalui fasilitas insert pada microsoft word. Nanti kalau sudah dinyatakan sebagai pemenang tender dan akan membuat kontrak barulah semua dokumen penawaran tersebut di print dan di tanda tangan basah.

Baca Bagian ke-2 di www.heldi.net

http://heldi.net/2014/11/20-kesalahan-umum-penyedia-dalam-tender-pengadaan-barangjasa-bagian-2/