Untuk memastikan organisasi berjalan salah satu indikatornya adalah adanya pertemuan, dalam segala bentuk dan tyjyan menandakan nadinya masih berdenyut dan masalah organisasi menjadi masalah bersama, didiskusikan bersama, mencari solusi bersama dan bertindak atas solusi yang ditetapkan bersama.
Pada bait pertama sengaja kata bersama diulang-ulang penulisannya dengan tujuan bahwa anggota organisasi menjadi bagian penting dalam mencapai tujuannya. Tidaklah hal yang asing bila dalam sebuah rapat organisasi terdapat anggota yang pasif sekadar aktif memenuhi undangan dan menjadi penonton serta pendengar setia. Pada bagian lain terdapat anggota rapat hanya hadir raganya, sedang pikirannya entah berselancar ke mana dan hatinya terngiang dan terpait di luar ruang rapat.
Setidaknya tigas jenis peserta rapat sebagaimana tersebut di atas, akan menjadi hambatan besar dalam pelaksanaan keputusan rapat, karena tidak utuh dalam mengikuti dinamika di dalam rapat. Seberapa besar bahayanya bagi masa depan organisasi ? sangat bergantung dari motivasi individu dalam berorganisasi. Parahnya, bila mereka yang tidak aktif mengikuti jalan rapat kemudian membuat statemen sendiri, dengan dalih "percayalah saya mengikuti rapat, saya ada di dalam ruang itu, keputusan rapat bla.. bla.. bla..", bagi individu-individu yang mudah dipengaruhi dan tidak hobi konfirmasi akan menelan apa adanya, dampaknya ? bisa mengacaukan suasana.
PASTIKAN SEMUANYA BERGAIRAH
Sebuah pertemuan akan menjadikan seluruh peserta aktif adalah memancarkan kegairahan, siapa yang bertanggung jawab ? adalah penyelenggara dan pemimpin acara.Â
Penyelenggara harus jeli dalam menyiapkan sarana utama dan penunjangnya, hal ini dapat diketahui dari jenis rapatnya. Namun hal yang berlaku secara umum, desain tempat duduk harus mencerminkan semua anggota bisa bertatap pandang, karena temanya adalah bertemu muka.
Dipastikan dengan semua wajah terlihat, tidak memberi kesempatan anggota rapat berlindung dibalik badan peserta lain atau menyelematkan muka dari sorot kamera atau video.
Sedangkan pemimpin rapat memilik peran penting untuk menghidupkan suasana rapat dan memberikan kesamaan hak peserta rapat untuk berkontribusi dalam rapat. Karena hakekat rapat di dalamnya ada komunikasi antara komunikator dan komunikan dengan pesan tertentu sebagai misi utamanya.
Ketrampilan pemimpin rapat dengan kecerdasan tampil di depan publik dan pengendalian masa adalah kuncinya, mengetahu ragam peserta, siapa yang sedang berada di depannya. Mengetahui suasana hati dan motif yang terpendam dalam benak mereka. Sehingga pemimpin rapat bisa menentukan tindakan dan ucapan agar tujuan rapat tercapai dalam keadaan suka ria.
CARA MEMASTIKAN PESAN TERKIRIM
Meski semua peserta rapat telah tampak keceriaan di wajah mereka dan jalannya rapat aman dan lancar, pimpinan rapat perlu memastikan berkaitan dengan diterima pesan-pesan arus komunikasi yang ada, janganlah mengukur keberhasilan rapat dari gegap gempitanyaa tepuk tangan,  tertawa yang berulang-ulang  hingga terkencing-kencing.
Hal di atas menunjukkan keberhasilan pengkondisian suasanya rapat, jauh daei ketegangan, saling memendam komentar dan ruangan menjadi riuh.
Pemimpin rapat perlu menyusun strategi untuk memastikan tujuan atau pokok bahasan rapat benar-benar dipahami oleh semuanya. Caranya ? pilih secara acak beberapa orang untuk memberi respon atas hal-hal tertentu. Artinya siapkan pertanyaan berkaitan dengan masalah yang dibahas dan meminta peserta berkomentar.
Menentukan sampel tentu dari yang aktif, sesekali memperhatikan dan sekadar hadir. Bila respon mereka belum sampai kepada yang dimaksud, berikan kesempatan kepada peserta lain untuk melengkapi komentar, seterusnya hingga mencapai persepsi sama dari kesimpulan  rapat.
Lalu beri penegasan dari berbagai tanggapan atau respon balik mereka menuju satu kata yang mudah dimengerti dan bisa dilaksanakan bersama.
Atas dasar itu Badan Donasi dan Ekonomi Kreatif (DOEKTIF) yayasan Bahrusysyifa Lumajang melakukan temu pekanan, masing-masing diberi kesempatan dan keleluasaan menyampaikan pendapat.Â
Target sementara mereka merasa memiliki dan bangga menjadi bagian dari DOEKTIF sehingga menjadi proaktif karena tanggung jawab yang dibebankan untuk menyumpulkan donasi dan mengembangkan esaha ekonomi produktif.
Memastikan Pesan Terkirim dan bisa memberikan respon balik
Hamim Thohari MajdiÂ
Lumajang, 26 Agustus 2023
