Seharusnya jika seseorang pegawai telah di-Diklat-kan, apapun Diklatnya, misalnya saja Diklat Keprotokolan, maka para pesertanya bukan terbatas hanya pegawai pada Bagian Protokol saja, melainkan bisa juga melibatkan pegawai-pegawai pada unit kerja lainnya. Para peserta Diklat Keprotokolan tersebut bisa saja nantinya memang diarahkan untuk bertugas di Bagian Protokol, tapi bisa juga meskipun tidak bertugas di Bagian Protokol namun dapat mengembangkan naluri keprotokolannya pada unit kerja masing-masing.
Ke semua itu dipandang tetap penting, dikarenakan tugas Sekretariat Jenderal MPR-RI itu sifatnya adalah juga memberikan pelayanan keprotokolan kepada para Anggota MPR-RI. Sehingga, misalnya, sedang menerima tamu atau ketemu dengan tamu yang akan bertemu dengan Pimpinan MPR-RI ataupun Anggota MPR-RI, maka para pegawai Sekretariat Jenderal MPR-RI tersebut akan mampu memberikan layanan keprotokolan kepada tamu tersebut, meskipun ia tidak bertugas pada unit kerja protokoler. Layanan keprotokolan itu, misalnya, dengan cara menyapa secara ramah, memberikan informasi yang informatif, atau membantu mengantarkan tamu tersebut menuju ruangan Pimpinan atau Anggota MPR-RI yang hendak dituju, maupun bentuk-bentuk layanan keprotokolan yang profesional lainnya.
Menurut Aip, memang pernah terjadi, seseorang pegawai setelah selesai mengikuti suatu Diklat Khusus Fotografer, dikarenakan pegawai tersebut sudah melebihi kepangkatannya (jika tetap menjadi Fotografer), maka pegawai tersebut diputuskan untuk ditugaskan pada unit kerja yang lain, yang tidak ada sangkutannya dengan keterampilan fotografer. Hal seperti itu bisa saja terjadi, dan sah-sah saja, mengingat penempatan seseorang pegawai pada sesuatu jabatan tertentu itu merupakan suatu kebijakan terkait adanya kebutuhan sumber daya manusia.
Kebijakan terkait mutasi pegawai ini bukan berarti ada kesengajaan untuk melemahkan unit kerja Fotografi, dengan memindahkan seseorang pegawai Fotografernya ke unit kerja lain, namun di lain pihak juga tidak boleh menahan seseorang pegawai yang sudah melebihi kepangkatannya untuk tetap menjabat sebagai Fotografer seumur hidupnya, sehingga dipandang perlu memberikan penugasan pada unit kerja lain, dengan maksud untuk memberikan kesempatan kepada pegawai itu agar dapat mengembangkan diri lebih lanjut, melalui penugasan barunya tersebut.
Menurut keterangan Aip Suherman, jumlah pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR-RI sekarang ini, setelah adanya penambahan 56 orang pegawai hasil rekrutmen baru tahun 2014, totalnya menjadi lebih dari 300 orang pegawai.
Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
Area perubahan reformasi birokrasi lainnya yang perlu mendapatkan prioritas perhatian oleh Sekretariat Jenderal MPR-RI adalah dalam hal pelayanan publik atau pelayanan kepada masyarakat. Artinya, dari sisi kehumasan, adalah bagaimana meningkatkan informasi yang baik kepada publik, baik yang terkait dengan kelembagaan MPR-RI maupun yang terkait dengan pelayanan Sekretariat Jenderal MPR-RI. Hal ini sangat penting, karena terkait dengan image (pencitraan) kedua lembaga tersebut di masyarakat.
Termasuk misalnya PPID (Petugas Pengelola Informasi dan Dokumentasi), yang perlu dikelola dengan baik, terutama ketika masyarakat ingin mengetahui informasi tentang besarnya anggaran keuangan di MPR-RI, dan apa saja yang dikerjakan oleh MPR-RI. Maka PPID, sebagai bagian dari Keterbukaan Informasi Publik, harus mengelola semua informasi dan dokumentasi pada MPR-RI maupun pada Sekretariat Jenderal MPR-RI ini dengan sebaik-baiknya, sehingga masyarakat luas dapat ikut mengetahui dinamikanya.
Dengan demikian, area perubahan tentang pelayanan publik dalam pelaksanaan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal MPR-RI ini perlu dibangun dengan lebih baik. Selain ada informasi yang secara langsung dapat diketahui oleh masyarakat ketika Pimpinan MPR-RI atau Anggota MPR-RI memberikan keterangan pers melalui para wartawan, maka ada pula berbagai informasi yang perlu dikemas terlebih dahulu sebelum disampaikan kepada publik, misalnya tentang berbagai kegiatan MPR-RI yang perlu diketahui oleh masyarakat luas. Hal-hal ini perlu ditingkatkan lagi penyiapannya oleh PPID.
Sebagaimana diketahui, dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan publik, maka yang menjadi stakeholders utama Sekretariat Jenderal MPR-RI adalah para Anggota MPR-RI, selain juga masyarakat luas. Dalam hubungan ini, yang menjadi tugas Sekretariat Jenderal MPR-RI adalah yang terkait dengan kewenangannya. Misalnya, kalau masyarakat umum bertanya terkait dengan politik serta kebijakan Anggota MPR-RI, maka Sekretariat Jenderal MPR-RI, walaupun sebenarnya mengetahuinya, tetapi tidak berwenang untuk memberitahukannya kepada publik.
Misalnya padawaktu acara sidang MPR-RI yang membahas sesuatu persoalan bangsa, kemudian ada masyarakat umum yang bertanya tentang mengapa Fraksi ini berpendapat begini dan Fraksi lainnya berpendapat begitu, maka Sekretariat Jenderal MPR-RI tidak mempunyai kewenangan untuk memberikan penjelasan.
