Kapan UKM Perlu Desainer Full-Time, Freelancer, atau Agensi?

Salah satu hal yang diinginkan sebuah UKM(Usaha Kecil dan Menengah) adalah bagaimana mereka dapat stand-out, menampilkan diri bahwa mereka mempunyai sebuah barang bagus. Bisa terlihat punya nuansa tersendiri yang berbeda dengan sesama UKM atau pesaing lainnya. 

Dalam hal ini biasanya salah satu pertimbangan UKM adalah mempekerjakan seorang dari industri kreatif. Salah satu pelaku industri kreatif yang paling krusial untuk dipilih adalah desainer grafis.

Ilustrasi pekerjaan desainer grafis. Sumber: unj.karirlab.co

Bagi UKM, daya tarik visual sangatlah penting. Namun dengan sumber daya yang terbatas, tentunya keputusan untuk mempekerjakan seorang desainer grafis dapat menjadi hal yang menakutkan. 

Haruskah kita mengajak seseorang bekerja penuh waktu (full-time atau disebut juga inhouse designer) atau, mencari talenta dari para pekerja lepas, atau bahkan bermitra dengan agensi desain?

Setiap opsi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, dan pilihan terbaik pada akhirnya bergantung pada kebutuhan dan anggaran kita. 

Lalu, kondisi-kondisi seperti apa UKM kita butuh pekerja full time, freelance, atau kemitraan agensi?

Ilustrasi pekerjaan desainer grafis. Sumber: karier.mu

Momen Kebutuhan Full-Time Designer

Full-time designer pada dasarnya seperti halnya karyawan lain yang bekerja 9-5. Mereka adalah orang yang bekerja untuk stay dan yang tentunya tunduk pada aturan kantor. 

Secara manfaat, mereka bisa menjadi sumber daya khusus yang berdedikasi penuh pada jobdesk, seiring berjalannya waktu memiliki pemahaman mendalam tentang brand yang kita miliki, bisa lebih memiliki tone desain yang konsisten dimana semakin menguatkan brand, dapat memberi komunikasi langsung dan umpan balik, serta memiliki kontrol lebih besar atas arahan kreatif yang kita sebagai pemilik UKM miliki. 

Full-Time Designer sangat diperlukan ketika UKM memiliki kebutuhan desain dalam jumlah besar untuk eksekusi strategi pemasaran yang kita susun, penekanan kuat pada konsistensi brand, dan telah memiliki anggaran stabil untuk mendukung karyawan tetap.

Dengan pertimbangan tersebut, tentunya hiring full-time designer akan memberi seorang pemilik UKM beban biaya tetap (fixed cost) yang cukup mahal (gaji, tunjangan, peralatan, beban fasilitas termasuk beban listrik). 

Selain itu, dampak yang kurang baik dari adanya full-time designer yang terus menerus diandalkan adalah adanya keahlian yang terbatas dimana akhirnya ia fokus pada sudut pandang perusahaan saja.

Adanya potensi kelelahan kreatif dimana pada suatu titik ia akan hanya melihat desain dan promosi perusahaan sebagai hal yang "itu-itu saja" yang semakin lama minim kreativitas, dan tentunya akan menimbulkan tantangan baru dalam manajemen beban kerja dimana ia harus berkutat dengan workload yang banyak dari berbagai jenis media demi kepentingan konsistensi brand untuk tujuan terus menerus dikenali di kalangan masyarakat dan harus terus menerus di boost.

Ilustrasi pekerjaan desainer grafis. Sumber: simplybusiness.co.uk

Momen Kebutuhan Freelance Designer

Berbeda dengan full-time designer, Freelance Designer adalah orang yang kita hiring untuk pekerjaan-pekerjaan desain yang skalanya lebih kecil. 

Mereka sangat berguna ketika kita sudah mampu memecah pekerjaan kreatif yang dibutuhkan UKM kita ke dalam fragmen-fragmen proyek (Misalkan, fotografi saja, videografi saja, animasi saja, design sosmed saja) dan tidak mengharuskan bekerja penuh untuk efisiensi waktu. 

Freelancer sangat berguna karena kehematan biayanya untuk proyek kecil atau kebutuhan jangka pendek, kondisi apabila UKM butuh akses ke lebih banyak talenta dengan pilihan alternatif beragam keterampilan khusus tanpa harus mengorbankan biaya tetap untuk mempekerjakan seseorang bekerja penuh di kantor, adanya model keterlibatan dalam perusahaan yang lebih fleksibel tapi tetap efisien, dan membutuhkan potensi waktu penyelesaian desain yang lebih cepat. Bentuk model fleksibel ini umum ketika beban operasional perusahaan tidaklah berat. 

Namun hal-hal yang menjadi kekurangan dari hiring freelance designer diantaranya adalah: butuhnya dedikasi lebih tinggi dan beban overhead pada manajemen proyek untuk briefing desainer, potensi ketidakkonsistenan dalam kualitas atau gaya desain karena beragam orang yang kita hiring, kurangnya kontrol atas arahan kreatif, kemungkinan tantangan maupun kendala komunikasi karena desainer tidak full time berada di kantor.

Meskipun begitu, mereka sangat cocok apabila tatanan perusahaan kita hanya membutuhkan sesekali saja kebutuhan desain, ketersediaan budget kita yang masih naik turun, namun di satu sisi kita sudah memiliki pemahaman kebutuhan desain. 

Seorang freelance sangat cocok ketika kita sudah punya gambaran konsep yang sudah diterjemahkan ke dalam brief spec kebutuhan secara detail baik kualitas maupun kuantitas.

Ilustrasi kegiatan agensi desain. Sumber: smallbiztrends.com

Momen Kebutuhan Kemitraan dengan Agensi Desain

Agensi Desain pada dasarnya adalah sebuah perusahaan lain yang kondisinya dapat menjadi vendor rekanan kita untuk membantu UKM kita sebagai tim kreatif. 

Mereka sangat bermanfaat saat kita ingin scale-up UKM kita dengan cepat dan tepat secara branding. Mereka mampu menganalisis konsep desain kreatif yang pas tanpa hingga kepada eksekusi dan manajemen rutin. 

Dapat dikatakan mereka adalah "dream team" yang dapat usaha UKM pilih sampai kepada bentuk semi-otomatisasi berjalannya branding perusahaan.

Agensi Desain sangat cocok apabila UKM memiliki proyek desain berskala besar atau kompleks, kebutuhan khusus akan keterampilan khusus, dan anggaran investasi yang besar. Kompleksitasnya ini berkisar dari pembuatan hingga pada memikirkan efek dari sebuah konten dalam pemasaran. 

Dengan adanya kerjasama dengan agensi desain, UKM dapat memiliki akses ke tim ahli khusus dengan beragam keterampilan dan pengalaman, menangani proyek kreatif yang kompleks, adanya banyak sekali perspektif segar dan inovatif, bahkan sering kali dilengkapi dengan alat dan perangkat lunak canggih.

Pemilik UKM sendiri seringkali cukup memberi ide yang diterjemahkan oleh tim Agensi dalam beberapa alternatif cara promosi sebagai eksekusinya. 

Dengan adanya berbagai manfaat tersebut, konsekuensinya adalah biaya yang lebih tinggi dibandingkan opsi-opsi lainnya, adanya lebih sedikit kontrol atas arahan kreatif, serta perlu ada agreement khusus mengenai kerjasama perusahaan, hingga adanya saluran komunikasi yang lebih panjang antara kita sebagai pemilik usaha kepada pemimpin atau manajer proyek agensi hingga turun pada eksekutor desain.

Ilustrasi kegiatan fotografer freelance. Sumber: practice.do

Konklusi

Pada akhirnya, kita kembali pada pembahasan di awal tentang keputusan apakah akan mempekerjakan seorang desainer full time internal, pekerja lepas (freelance), atau agen desain bergantung pada pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan, anggaran, dan budaya perusahaan. 

Sebuah perusahaan yang semakin besar pun sering sekali mempekerjakan ketiganya karena kompleksnya kebutuhan mereka dan adanya banyak sekali concern yang dilihat dalam branding perusahaan. 

Pada level UKM yang lebih kecil, pertama-tama kita perlu bertanya dahulu pada diri kita sebagai pemilik usaha UKM: Seberapa sering kita membutuhkan jasa desain grafis? Jenis proyek apa yang biasanya kita perlukan? Berapa anggaran kita untuk desain? 

Setelah itu, kita dapat meneliti pilihan bisnis kita: Kita coba dahulu untuk mewawancarai kandidat potensial, membandingkan portofolio agensi, dan membaca ulasan para pekerja lepas.

Terakhir, jangan takut untuk bernegosiasi mendiskusikan tarif, jadwal proyek, dan hasil yang dicapai dengan jelas sebelum membuat komitmen. 

Dengan meluangkan waktu untuk mempertimbangkan pro dan kontra dari setiap opsi, kita dapat membuat keputusan yang tepat yang akan membantu UKM kita berkembang di dunia yang kompetitif secara visual ini.