sampaikanlah jika itu baik :)
Di saat mendengar kata sekretaris, dalam benak banyak orang akan terbayang sosok wanita cantik, rapi lengkap dengan highheels-nya. Demikianlah yang sering ditampilkan oleh media (televisi) dalam menggambarkan sekretaris. Namun tidak sesimpel itu untuk menjadi sekretaris, seoarng sekretaris memiliki tugas yang besar dan bertanggung jawab langsung pada atasan perusahaan (ex:direktur). Seorang sekretaris harus memiliki motivasi kerja yang tinggi, karena tidak sedikit tekanan yang akan dihadapi disaat bekerja. Sekretaris harus memiliki kemampuan komunikasi, pengaturan (manajemen), ketelitian serta negosiasi yang baik.
[caption id="attachment_346679" align="aligncenter" width="347" caption="Sekretaris dan Komunikasi "][/caption]
Pengertian Sekretaris:
- Sekretaris Organisasi
Kedudukan sekretaris organisasi adalah menjadi Kepala Sekretariat, yang berfungsi untuk menangani informasi untuk kepentingan seluruh organisasi. Seorang sekretaris organisasi memiliki peranan penting dalam menentukan keberhasilan suatu organisasi, mengingat efektivitas penyediaan informasi- tangggung jwaab sekreatriat.
- Sekretaris Pimpinan
Kedudukannya adalah sebagai staf langsung yang bertanggung jawaab denbgan pimpinan suatu perusahaan. Ia harus membantu sorang bahkan beberapa orang pimpinan dan dapat dibedakan dengan tingkat kemampuanya.
- Sekretaris Pribadi
Sebagai seorang sekretaris pribadi ia harus membantu tugas kesekretariatan untuk perorangan. status nya sebagai pegawau perorangan diangkat dan diberhenrikan oleh perorangan. Fungsi Sekretaris: 1. Meringankan tugas pemimpin 2. Menangani informasi untuk pemimpin 3. Menjadi Penghubung Sekretaris sangat diperlukan dan berperan penting dalam mebantu dan menunjang pimpinan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan tujuan (visi/misi perusahaan) terutama dalam kegiatan berikut ini: 1.Korespondensi (surat menyurat); 2. Penjadwalan kerja atasan; 3. Dokumentasi data/kegiatan; 4. Persiapan dan mengelola rapat dll. Untuk menajdi sekretaris ada beberapa syarat yang harus dipenuhi:
- Syarat kepribadian (seorang sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik)
1. memiliki loyalitas yang tinggi 2. memiliki ketekunan dan kerajinan 3. sabar 4. kerapian 5. dapat menyimpan rahasia (keep a secret)
- Syarat pengetahuan umum( hal yang berkaitan untuk menambah wawasan sekretaris)
- Syarat pengetahuan khusus
1. Pengetahuan yang berhubungan dengan profesi sekretaris sehinga tidak mengalami kesulitan dan hambatan 2. Pengetahuan yang bersifat bisnis perusahaan
- Syarat ketreampilan (keterampilan komputer dll)
1. Kemampuan bahasa Indonesia dan bahasa asing 2. Penguasaan teknologi 3. Keterampilan mengelola sumber daya manusia 4. Penguasaan komputer 5. Pengelolaan keuangan 6. Kemampuan memecahkan masalah (problem solver)
- Syarat praktek
Mampu mempraktekkan semua tugas dan syarat-syarat sebagai sekretaris
Kompetensi Sekretaris
Untuk berhasil menjadi sekretaris maka seseorang harus meningkat kompetensi
1. Knowledge/ Ilmu Pengetahuan (untuk menunjang peningkatan karir) 2. Attitude & Ability (sikap dan kemampuan sebagai dasar utama untuk membina hubungan interpersonal) 3. Skill/Keterampialan ( Membantu kelancaran pelaksanaan tugas) 4. Habits/ Kebiasaan baik (Bekerja secara sistematis dan sesuai prosedur)
Sikap Bekerja Sekretaris
- Inisiatif
1. Sekretaris ditunutn mampu menciptakan gagasan dan melaksanakannya untuk kepentingan pimpinan dan organisasi. 2. Sekretaris mampu berinisiatif untuk bersikap dan mengambil langkah yang diperlukan tanpa selalu menunggu petunjuk dan pengarhan pimpinan.
Panjang Akal
- Good Judgment
1. Memiliki keterampilan untuk berpikir, mempertimbangkan perlunya mengambil tidakan, mengkaji situasi bertindak dengan tepat.
- Follow Through'
1. Suatu kesediaan dan kemampuan untuk menentukan dan melaksanakan setiap pekerjaan sampai hal yang kecil atau secara mendetail termasuk melengkapi semua unsur yang diperlukan.
- Accuracy
1. Teliti dan berhati-hati dalam setiap penyelesaian suatu pekerjaan sehingga menghasilkan segala sesuatu yang akurat. Sikap Dalam Berprilaku / Bekerja Sama
- Loyalitas
* Seorang sekretaris harus bersikap loyal kepada pimpinan maupun perusahaan * Tidak membocorkan rahasia pribadi pimpinan maupun perusahaan
- Bersikap Obyektif
* Bertindak atau melihat segala situasi secara keseluruhan dan tidak semata-mata atas pertimbangan dan ke[entingan pribadi.
- Consideration
* Sikap tenggang rasa, bersedia menolonga atau membenatu orang lain dan bersikap simpatik dalam menghadapi orang lain. * Sikap bersedia mendahulukan kepentingan orang lain dari pada kepentingan dirinya sendiri.
- Tactful
* Kemampuan memilih kata dan kalimat serta berperilaku yang tidak menimbulkan orang lain tersingung persaannya. * Dengan sikap tactful seseorang dapat memelihara suasana keramahan dan bersahabay dalam pergaulan.
- Discretion
* Sikap mampu mengendalikan diri sehingga segala sesuatu yang diketahuinya itu tidak semua harus diberitahukan kepada orang lain. Source:IBuIMA
