Memilih Saluran Komunikasi yang Benar

Salah satu kunci komunikasi yang efektif adalah memilih saluran yang tepat untuk menyampaikan pesan. Channel adalah media di mana pesan komunikasi dibawa dari pengirim ke penerima. Seorang pemimpin dapat mendiskusikan masalah secara langsung, menggunakan telepon, menulis memo atau surat, menggunakan email, mengirim pesan teks, memposting pesan di blog atau halaman Web, atau meletakkan item di buletin, tergantung pada sifat pesannya.

The Continuum of Channel Richness

Penelitian telah mencoba menjelaskan bagaimana para pemimpin memilih saluran komunikasi untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. 

Penelitian telah menemukan bahwa saluran berbeda dalam kapasitasnya untuk menyampaikan informasi. Channel richness adalah jumlah informasi yang dapat dikirim selama episode komunikasi. Saluran yang tersedia bagi para pemimpin dapat diklasifikasikan ke dalam hierarki berdasarkan kekayaan informasi.

Kekayaan saluran informasi dipengaruhi oleh tiga karakteristik: (1) kemampuan untuk menangani banyak isyarat secara bersamaan; (2) kemampuan untuk memfasilitasi umpan balik dua arah yang cepat; dan (3) kemampuan untuk menetapkan fokus pribadi untuk komunikasi tersebut. 

Diskusi tatap muka adalah media terkaya karena memungkinkan pengalaman langsung, banyak isyarat informasi, umpan balik langsung, dan fokus pribadi. 

Diskusi tatap muka memfasilitasi asimilasi isyarat luas dan pemahaman emosional yang mendalam tentang situasi tersebut. Percakapan telepon berikutnya dalam hierarki kekayaan. Kontak mata, tatapan, postur, dan isyarat bahasa tubuh lainnya hilang, tetapi suara manusia masih membawa informasi emosional yang sangat banyak.

Pesan elektronik melalui email, pesan teks, dan media sosial seperti Twitter semakin banyak digunakan untuk komunikasi yang pernah ditangani melalui telepon. 

Meskipun saluran ini kekurangan isyarat visual dan verbal, saluran ini memungkinkan umpan balik yang cepat dan dapat dipersonalisasi. Blog menyediakan cara untuk menyampaikan informasi kepada khalayak luas dan juga memungkinkan umpan balik yang cepat.

Media cetak seperti catatan dan surat dapat dipersonalisasi, tetapi hanya menyampaikan isyarat tertulis di atas kertas dan lambat memberikan umpan balik. 

Media tertulis impersonal, termasuk pamflet, buletin, dan laporan komputer standar, paling sedikit kaya. Saluran tidak terfokus pada satu penerima, menggunakan isyarat informasi terbatas, dan tidak mengizinkan umpan balik.

Effectively Using Electronic Communication Channels

Komunikasi elektronik telah menjadi fakta kehidupan di organisasi saat ini. Teknologi baru menyediakan cara komunikasi yang sangat efisien dan dapat sangat berguna untuk pesan rutin. 

Pesan teks, yang memungkinkan orang untuk berbagi pesan singkat secara instan, telah berkembang pesat dan menjadi lebih umum daripada email di beberapa organisasi. 

Banyak pemimpin saat ini juga menggunakan blog untuk tetap berhubungan lebih dekat dan membangun kembali kepercayaan di antara karyawan, pelanggan, pemegang saham, dan publik.

Komunikasi elektronik memiliki banyak keuntungan, tetapi ada juga kerugiannya. Perkembangan media elektronik telah berkontribusi pada komunikasi yang lebih buruk di banyak organisasi. 

Karyawan yang bekerja di kantor di lorong satu sama lain akan sering mengirim email atau pesan teks daripada berkomunikasi tatap muka. Seorang karyawan melaporkan bahwa dia dipecat melalui email --- oleh seorang manajer yang duduk lima kaki jauhnya di kantor yang sama. 

Bahkan untuk pesan yang tidak terlalu traumatis, metode elektronik dapat meningkatkan potensi kesalahan komunikasi. Pemimpin dapat terlihat dingin, arogan, atau tidak sensitif ketika mereka mencoba untuk mendiskusikan masalah yang rumit atau rumit melalui email. Hal-hal yang mungkin ditangani dengan lancar dalam percakapan tatap muka atau melalui telepon berubah menjadi masalah besar dengan menumbuhkan kebencian, kepahitan, dan perasaan keras.