Hari ini, tepatnya Sabtu, 07 November 2015, saya mengikuti Pra-Pelatihan Kepemimpinan Mahasiswa Jurusan Fisika Universitas Negeri Jakarta yang kedua. Di sini, saya mendapat banyak materi yang tentunya menambah asupan pengetahuan akan seluk beluk Organisasi dan Pemerintahan, khususnya di ranah Universitas.
Materi pertama yang saya dapatkan adalah tentang Mekanisme Pemilu, pembahasan mekanisme pemilu ini dikhususkan pada lingkup Universitas Negeri Jakarta. Kemudian dilanjutkan dengan materi soal Surat-Menyurat dalam organisasi, di sini dijelaskan tentang bagian-bagian surat secara umum, lalu jenis surat apa saja yang dipakai sepanjang perjalanan berorganisasi. Selanjutnya dilanjutkan dengan materi tentang mekanisme siding, bagaimana jalannya siding dan aturan-aturan yang terdapat dalam siding. Yang terakhir adalah materi mengenai ‘Manajemen Organisasi dan Event Organizer’.
Mekanisme Pemilu
Pemilihan umum (disebut Pemilu) adalah proses memilih orang untuk mengisi jabatan-jabatan politik tertentu.
Kenapa diadakan Pemilu? Pemilu muncul karena adanya kegagalan dalam musyawarah. Apa maksud dari kegagalan musyawarah? Sesuai dengan sila keempat dalam Pancasila, negara Indonesia adalah negara negara yang berlandaskan asas musyawarah, tapi ada kalanya musyawarah tidak dapat berfungsi secara efektif dalam menentukan atau menyelesaikan suatu hal. Dalam organisasi yang melibatkan banyak orang, tentunya banyak orang yang ingin melibatkan diri dalam musyawarah ini, tetapi musyawarah ini kadang tidak dapat menampung banyak orang ini, malah jika dipaksakan untuk dapat menampung banyak orang ini, jalannya musyawarah akan kacau dan tak terarah. Untuk mengatasi hal ini, diambil lah langkah lain, yaitu voting, pengambilan suara terbanyak, dalam hal ini Pemilu.
Di Universitas Negeri Jakarta, dan beberapa Universitas lainnya, tapi kali ini saya hanya berfokus pada Universitas Negeri Jakarta, Pemilu dilakukan untuk menentukan pemimpin dari OPMAWA (Organisasi Pemerintahan Mahasiswa). Pemilu dijalankan berdasar Peraturan OPMAWA yang ada.
Pemilu di sini memiliki alurnya yang sistematis, diawali dengan pembentukan Panitia Seleksi yang bersifat independen untuk menentukan Komisi Pemilihan Umum (KPU) yang ke depannya akan mengatur jalannya pemilu ini. KPU ini terdiri atas sie. Humas, Adhum, Acara, dan Logistik.
Setelah KPU dibentuk, kita masuk ke tahap pencalonan. Tahap pencalonan ini sendiri terbagi atas beberapa tahap yaitu Masa Kampanye, lalu Dialog Kandidat, lalu Masa Tenang di mana calon menghentikan kampanye mereka.
Kemudian dilakukanlah pemilihan. Setelah dilakukan pemilihan diadakan penghitungan jumlah suara oleh KPU lalu setelah hasil keluar ditetapkanlah hasil keputusan yang terpilih.
Dalam Pemilu, tentunya diperlukan suatu pengawasan agar Pemilu berjalan sesuai dengan alur yang sebenarnya. Pengawasan di sini memerhatikan beberapa hal, yaitu Publik, dengan aksi dan komentar. Kemudian calon, dengan saksi-saksi. Selain itu juga patut diawasi apakah anggota-anggota Panwaslu di sini semuanya bersifat independen atau ada beberapa yang dependen (masih tergabung di OPMAWA tertentu).
Di Pemilu tentunya juga akan dialami beberapa masalah, masalah yang biasanya dihadapi dalam Pemilu adalah:
- Krisis Calon, di mana orang yang mencalonkan sendiri jumlahnya kurang.
- Biaya, untuk Pemilu dapat berlangsung tentunya diperlukan biaya.
- Sikap Apatis, banyak dari warga di dalam pemerintahan ini yang bersifat masa bodoh dan tidak mempedulikan Pemilu yang sedang berlangsung, sehingga dapat terjadi kekurangan suara.
- Konsep, kadang perancangan acara Pemilu hanya bagus di konsep tetapi eksekusinya kurang.
- Yang terakhir menarik atau tidaknya acara Pemilu ini, hal ini berhubungan dengan point ketiga, bagaimana menciptakan acara Pemilu yang menarik dan mengurangi jumlah orang yang tidak peduli terhadapa Pemilu.
Surat-Menyurat dan Kebendaharaan
Surat-menyurat merupakan sebuah kegiatan penting dalam berorganisasi, oleh karena itu tentulah kita harus menguasai tata cara penulisan surat yang baik dan benar. Di materi kali ini diajarkan cara pembuatan surat yang baik dari bagian-bagian surat, jenis-jenis surat apa saja yang sering dipakai dalam kegiatan berorganisasi (proposal kegiatan, rancangan kerja, laporan pertanggung jawaban, laporan kegiatan) serta elemen dan cara pembuatannya, dan juga pengarsipan surat.
Selain surat-menyurat, ada kegiatan yang tak kalah pentingnya, yaitu kebendaharaan. Di materi ini diajarkan mengenai alur pengajuan dana, kebutuhan kegiatan yang berkaitan dengan keuangan, penyusunan nota dan kwitansi, laporan keuangan yang dibuat di excel, pertanggung jawaban bendahara kegiatan, surplus dana kegiatan serta kwitansi penyerahan dana dalam organisasi.
Mekanisme Sidang
Dalam organisasi, menentukan atau menyelesaikan sesuatu biasanya dilakukan dengan sidang. Sidang sebenarnya adalah bentuk formal dari musyawarah. Sidang memiliki aturan-aturan tertentu dalam pelaksanaannya.
Untuk dapat berlangsungnya sidang, diperlukan kelengkapan komponen-komponen sidang yang meliputi:
- Pimpinan Sidang yang berjumlah ganjil, misalnya terdapat Pimpinan Sidang 1, 2, dan 3. Masing-masing Pimpinan Sidang memiliki tugasnya tersendiri, Pimpinan Sidang 2 bertugas sebagai notulis dan Pimpinan Sidang 3 bertugas untuk mengurus perizinan, hal ini agar Pimpinan Sidang 1 dapat fokus dalam memimpin jalannya sidang.
- Peserta Sidang.
- Palu beserta bantalan palu, tiap ketukan palu memiliki arti dan fungsinya masing-masing.
- Berkas-berkas atau risalah persidangan (agenda, tata tertib siding, draft dan konsideran).
Dalam sidang juga terdapat beberapa istilah yang dipakai dalam menjalankan sidang, yaitu
- Keputusan
- Ketetapan
- Hak Bicara
- Hak Suara
- Interupsi
- Point of Order
- Point of Clarification
- Point of Information
- Point of Personal Privilige
- Skorsing
Â
Manajemen Organisasi dan Event Organizer
Intisari dari materi yang disampaikan kali ini adalah ‘Bagaimana anda memanajemen staff-staff anda?’
Management and Manager, what is the difference? Management adalah kegiatan mengatur, mengelola, sedangkan Manager adalah orang yang melakukan kegiatan itu.
Dalam Manajemen Organisasi dan Event Organizer (EO), dibutuhkan tiga elemen utama. Pertama adalah Manager & Staff, harus ada pemimpin dan orang-orang yang dipimpin. Kedua adalah Panduan, dalam menjalankan organisasi dan melakukan manajemen diperlukan suatu landasan agar kita mempunyai arah dan tujuan. Ketiga adalah musyawarah, mengambil keputusan dan menyelesaikan masalah pada organisasi dilakukan lewat musyawarah.
Dari hal yang disebutkan di atas, apa sih sebenernya urgensi diadakannya Manajemen Organisasi dan Event Organizer? Hal tersebut dilakukan agar organisasi dapat terus berjalan dinamis, terus berkembang dan tidak stagnan karena beberapa masalah. Kita sebagai seorang manajer dan pemimpin harus memerhatikan dan me’manage’ staff-staff kita dengan baik. Kita harus menganggap staff-staff kita sebagai saudara kita, sebagai sesame manusia, bukan sebuah alat untuk mencapai tujuan kita.
Dalam berorganisasi, tentunya kita harus paham tentang administasi, karena hal ini merupakan hal vital dalam memanajemen organisasi. Kita harus paham
- Proposal & Surat-menyurat
- Press Release
- Presensi
- Keuangan
- Report
- Administrasi Persaudaraan, seperti yang disebutkan sebelumnya, kita harus menganggap staff-staff kita sebagai saudara kita, bukan alat.
Untuk memanajemen organisasi, kita juga harus menumbuhkan sikap Leader dalam diri kita, bukan sikap Boss. Ciri-ciri leader dapat dilihat di artikel saya sebelumnya (Menjadi Pemimpin di Era Modern?)
Demikian rangkuman dari apa yang saya dapat hari ini, semoga dapat memberi manfaat untuk kita semua.