Pemecahan tugas ini membantu organisasi memahami beban kerja secara spesifik, sehingga memudahkan pengelolaan waktu dan alokasi sumber daya manusia.
4. Penghitungan Waktu
Tahap terakhir adalah mengestimasi total waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas yang telah diidentifikasi. Proses ini mencakup pengumpulan data mengenai durasi rata-rata setiap aktivitas, baik berdasarkan pengalaman sebelumnya maupun data historis. Selain itu, penghitungan ini juga mempertimbangkan faktor seperti kompleksitas pekerjaan, tingkat keahlian yang dibutuhkan, dan potensi hambatan selama pelaksanaan. Sebagai ilustrasi, jika proses pengumpulan data membutuhkan waktu rata-rata 80 jam dan analisis data memakan waktu 40 jam, maka total waktu untuk menyelesaikan tugas adalah 120 jam.
Hasil ini menjadi dasar untuk menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan metode Full-Time Equivalent (FTE), yaitu membagi total waktu kerja yang dibutuhkan dengan standar jam kerja tahunan (misalnya 1920 jam per tahun). Sebagai contoh, jika suatu posisi membutuhkan waktu 320 jam untuk menyelesaikan tugas dalam setahun, maka kebutuhan tenaga kerja dihitung dengan membagi total waktu tersebut dengan standar jam kerja tahunan (1920 jam). Hasilnya menunjukkan jumlah Full-Time Equivalent (FTE) yang diperlukan.
Menentukan Kebutuhan SDM
Berbagai teknik digunakan untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja, antara lain:
- Analisis Tren: Berdasarkan data historis untuk mengidentifikasi pola kebutuhan tenaga kerja.
- Analisis Rasio: Menggunakan rasio tertentu, seperti pendapatan per karyawan, untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja.
- Analisis Anggaran: Mengacu pada alokasi anggaran tenaga kerja.
Perencanaan SDM yang komprehensif dan analisis beban kerja yang akurat merupakan fondasi bagi organisasi untuk mencapai efisiensi operasional. Dengan memanfaatkan SDM secara optimal, organisasi dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang kompeten sekaligus mempersiapkan diri menghadapi tantangan bisnis di masa depan. Kebutuhan tenaga kerja juga dipenuhi dari sumber internal maupun eksternal. Rekrutmen internal, seperti promosi atau mutasi, biasanya lebih hemat dan cepat, sedangkan rekrutmen eksternal digunakan jika tenaga kerja internal tidak mencukupi. Mengelola SDM dengan baik bukan hanya tentang memenuhi kebutuhan hari ini, tetapi juga tentang membangun masa depan organisasi yang lebih kuat.
Penulis:
1. Fetikasari Ardiyanti
2. Hedi Fitriyanto
Mahasiswa Magister Manajemen Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa        Â
