Ternyata Belajar jadi Event Organizer tak sesimpel bayangan saya, yang biasanya ngurusin urusan kantor pemerintah, atau kegiatan pemerintah trus tiba-tiba diajak merasakan vibesnya jadi event Organizer di luar sana.
Tapi saya jujur tak sabar ingin bercerita, bagaimana serunya belajar dan terlibat dalam event organizer yang beberapa waktu lalu berhasil menggelar sebuah festival besar di akhir tahun kemarin.
Jadi admin EO pertama kali
mylombok street food festival namanya, ya, ini adalah sebuah festival makanan jalanan yang dikemas dengan layout design ala eropa, namun penuh dengan kearifan budaya lokal Sasak. Digelar selama 4 hari dari tanggal 25-28 Desember 2024di bazar Mandalika, Kuta Mandalika Lombok, saya pun kedapatan tugas bagian adminnya.
Dalam bayangan saya, admin itu ya urusan admin doang ya, di belakang komputer seperti yang biasa saya lakukan di kantor. Eh ternyata kenyataan di lapangan saya harus benar-benar berhadapan dengan vendor, layaknya customer service representatif ala bank.
Belum lagi wajib berteman dengan cuaca, mau hujan, angin maupun terik matahari, gas saja. Tidak ada alasan, yang ada hanya satu tujuan bahwa berbagai persiapan pra event harus selesai, kontrol selama event berlangsung, dan memastikan seluruh property kembali setelah event selesai.
Bukan hanya itu, ternyata saya diberi tanggung jawab mengorganisir dua orang petugas registrasi untuk membantu vendor jika terdapat hal-hal yang ingin di konfirmasi, pun dengan perlengkapan yang disediakan oleh panitia.Â
Pun dengan pekerjaan  melakukan kontrol kunci gudang penyimpanan barang, trus memastikan property yang menjadi bagian kami aman dan tak berkurang jumlahnya. Dan di penghujung acara tiap harinya, harus memastikan bahwa kunci kembali dan gudang tertutup rapat.
Jujur di hari pertama rasanya mau pingsan, tapi tertawa cekikikan, antara ngerasain jadi satpam sekaligus jadi CSR pegawai di bank. Dan itu adalah hari dimana saya merasakan makan nikmat porsi kuli, dan tidur lelap tak peduli apapun yang terjadi.
mylombok street food festival
Nah, saya cerita sedikit dulu ya tentang festival yang diselenggarakan ini, buat gambaran bagi pembaca dan informasi event juga bagi anda yang ingin mengunjungi Lombok di tahun ini. Karena infonya, event ini akan diselenggarakan kembali sekitar Januari atau Februari 2025.
Tujuan Event mylombok street food festival
Tujuan event ini adalah untuk mendorong para pelaku UMKM yang ada di area Mandalika untuk semakin berkembang, khususnya untuk menghidupkan area bazaar Mandalika. Secara umum, para pelaku UMKM di Lombok pun diundang untuk turut berpartisipasi.
For information, event ini sendiri terselenggara atas hasil kerjasama antara ITDC Mandalika dengan mylombok yang merupakan salah satu tourism magazine yang berlokasi di Lombok, dan di support juga secara langsung oleh Kementerian Pariwisata.
Konsep Internasional dengan kearifan lokal
Konsep event ini sendiri memang menurut saya pribadi bercitarasa internasional alias gaya eropa gitu. Mulai dari penataan layout, pemilihan property seperti meja, bangku, taplak dan berbagai ornamennya seperti lampu gantung di hampir seluruh area, dan lampion.
Namun semua tenant tidak dibuat dengan bahan tenda pada umumnya, tapi dibuat dengan bedek bambu dan beratapkan ilalang, yang menunjukkan ciri khas Lombok.
Tak hanya itu, event ini dikemas dengan menerapkan aturan less plastic dan konsep eco market serta cahsless atau transaksi non tunai. Seluruh area festival juga bebas dari kendaraan bermotor maupun sepeda, alias seluruh pengunjung berjalan kaki.
Di depan area plaza, sebuah panggung besar dengan berbagai hiburan seperti DJ, band lokal, dan atraksi firemen pun dihadirkan non stop. Cuma pas adzan mereka akan break dulu, untuk menghormati waktu adzan.
Event ini dibuka setiap jam 4 sore dan berakhir jam 10 malam, yang menarik adalah di tiap hari pembukaan nya akan ada penampilan kesenian gendang beleq yang akan ditabuh lengkap dengan penarinya menuju ke depan panggung utama.
Program Kegiatan dan Hiburan
Jadi Festival ini terbagi dalam 3 area, yaitu area Kuliner, area plaza dan area anak.
Untuk area Plaza terdiri dari para pelaku UMKM yang kebanyakan merupakan member dari Lombok Eco Flea Market, serta sejumlah pelaku usaha dari beberapa hotel dan pengusaha kuliner legend.
di Area anak atau kids zone tak kalah ramainya, bahkan menurut saya ini yang malah jadi favorit. Lucunya, tidak hanya bagi anak-anak malah yang banyak ingin ikut main justru orang dewasa.
Bagaimana tidak, di area anak ini tersedia sejumlah kegiatan workshop seperti praktek pembuatan kerajinan gerabah dari tanah liat, cukup dengan 30k anda sudah diajari langsung oleh pengrajinnya loh.
Kemudian ada juga Painting, dimana anda akan diajari cara melukis di atas canvas secara langsung oleh pelukisnya. Kemudian Crafting dimana anak-anak dan orang tua bisa langsung praktek cara mendaur ulang sampah plastik atau karton untuk dijadikan mainan atau kerajinan. Harganya 30k juga ya.
Garis Besar Pembagian Tugas EO
Nah, setelah membaca uraian di atas terkait gambaran dari event tersebut, berikutnya saya uraikan sedikit garis besar pembagian tugas EO untuk jenis penyelenggaraan festival, berikut ini :
Leader
Leader menjadi bagian central dari sebuah EO, karena ternyata seorang leader adalah yang menyusun konsep ide dan layout awal, serta yang menentukan pembagian tugas dan detil dari persiapan sebuah event.
Seorang leader bahkan ketika di tengah stres akibat segala sesuatu kadang tak berjalan sesuai rencana, harus punya plan B dan Plan C agar kegiatan tetap dapat berjalan sesuai rencana awal.
Tak sampai disitu, ternyata seorang leader EO adalah penyokong emosional dan mental utama ketika event ini berlangsung. Â Mulai dari bagaimana menghandle komplain, bagaimana menenangkan vendor dsb. Yang saya lihat selama terlibat, tak jarang leader ini justru turun tangan langsung membantu pengaturan di lapangan secara fisik, demi mendukung semangat teamnya.
Tim Artist
Nah tim dan crew ini meliputi tugas mengkoordinasikan terkait artis yang akan ditampilkan, pengaturan jam tampil, durasi tampil serta berbagai perlengkapan pendukungnya.
Tim Property
Tim property sepengamatan saya menangani berbagai hal terkait property seperti panggung, meja, kursi, tenant, lampu dan berbagai assesoris utama yang akan mendukung kesukesan pelaksanaan kegiatan ini.
Tim Digital Marketing and Entertainment
Tim Digital Marketing dan entertainment ini adalah mereka yang bekerja dalam hal merencanakan bagaimana konsep marketing nya akan dilakukan, mulai dari design banner, flyer, baik secara online dan offline, promosi event pra, Hari H dan pasca event, dokumentasi serta pemilihan jenis entertainmentnya.
Tim Admin
Tim administrasi ini  bertugas untuk melakukan beberapa tugas baik itu pra event, selama event dan pasca event. Adapun untuk pra event tim admin bertugas untuk melakukan komunikasi kepada calon vendor, menjelaskan syarat dan ketentuan, membagikan informasi update dari panitia dan approval registrasi.
Kemudian selama kegiatan, tim admin bertugas untuk membagikan property ringan seperti taplak meja, menerima registrasi ulang vendor, verifikasi data dan membagikan vendor kit. Selain itu harus bisa mengontrol penggunaan kunci gudang penyimpanan oleh vendor dan mengontrol property agar tidak rusak apalagi hilang. Selain itu memastikan bahwa gudang penyimpanan vendor terkunci rapat di penghujung hari.
Terakhir ketika kegiatan selesai, maka tim admin yang akan menginformasikan terkait sales report harian kepada vendor. Kemudian menginventarisir property yang di serahkan kembali, selain itu juga menginformasikan terkait event selanjutnya.
Tim Accounting
Tim accounting bertugas untuk membuat kalkulasi dan melaporkan sales income harian dari vendor, sebagai data valid yang trasnparan. Data ini juga nantinya akan digunakan sebagai indikator dari dampak pelaksanaan event bagi para UMKM yang terlibat.
Terakhir saya ingin sedikit juga mengutarakan opini saya, bahwa selama sebulan lebih berkecimpung dan terlibat dalam EO ini, saya belajar begitu banyak hal tentang keterbukaan, solid, teamwork, integritas dan semangat. Bahkan saya bisa dengan jelas melihat perbedaan bos dan leader di situ.
Hingga akhirnya saya menyaksikan sendiri bagaimana setiap pengunjung tertawa, tersenyum, menikmati setiap suguhan pertunjukan dan program yang kami kerjakan selama berbulan-bulan. Riuh renyah tawa anak-anak yang senang dengan seluruh program di kids area.
Ada rasa puas disitu meskipun badan rasanya rontok, dari jam 9 pagi hingga 12 malam baru kembali ke kandang, eh salah penginapan panitia. Ada rasa bangga karena bisa mengendalikan ego diri di lingkungan bossy, menjadi emosi yang stabil dengan seorang leader dan teamwork yang fokus pada tujuan.
Ah pengalaman yang tak terlupakan. Banyak suka dukanya, di briefing hari kedua karena lupa kontrol kunci, hujan-hujanan untuk lari-lari ke stand vendor, atau ambil berbagai property yang kurang di office.Â
*Untuk mylombok, tim ITDC, dan rekan-rekan teamwork yang tak kusebutkan, terima kasih untuk kebersamaannya. For Danica, thanks for invited me to this event and your team.
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
