Apostille dan Tata Cara Legalisasi Dokumen

Apostille Memang baru di luncurkan secara resmi pada 2022 lalu, sehingga tak heran jika dalam kurun waktu 2 tahun kemudian Apostille masih merupakan hal yang tergolong newbie di masyarakat.

Pasalnya hingga tulisan ini saya buat pun, masih ada saja orang yang belum paham secara jelas terkait fungsi Apostille ini bahkan bule yang tidak tahu sama sekali. Oleh sebab itu pas rasanya kalau pagi ini saya tuliskan kembali berbagai hal tentang Apostille ini.

Apa itu Apostille?

Apostille merupakan layanan legalisasi dokumen berbasis online yang diluncurkan oleh Kementerian Hukum dan HAM melalui Direktorat Jenderal Administrasi Umum (AHU).

Dilansir dari laman ntb.kemenkumham.go.id, Apostille adalah pengesahan tanda tangan pejabat, pengesahan cap, dan atau segel resmi dalam suatu dokumen publik melalui pencocokan dengan spesimen melalui satu instansi, dimana salah satunya Kemenkumham selaku Competent Authority atau otoritas yang berwenang.

Adapun dokumen yang dapat diajukan mencakup legalisasi 66 jenis dokumen publik yang menjadi standar dalam pengajuan visa dan pendaftaran pernikahan (perkawinan campuran), maupun persyaratan pendidikan dan pelatihan di luar negeri seperti ijazah dan transkip nilai, serta dokumen publik lainnya.

Perlu diketahui, bahwa pengesahan ataupun legalisasi dokumen melalui layanan ini hanya diakui oleh negara-negara anggota Konvensi Apostille.

Negara Konvensi Apostille

Adapun negara anggota Konvensi Apostille hingga saat ini terdiri dari 122 negara termasuk Indonesia. Daftar Negara Anggota Konvensi Apostille juga dapat di cek secara langsung melalui laman simulasi AHU.

Sejarah Indonesia bergabung sebagai anggota diawali pada tanggal 5 Januari 2021 dimana Pemerintah Indonesia melalui Kementerian Hukum dan HAM RI mengeluarkan Peraturan Presiden No. 2 Tahun 2021, yang menyatakan bahwa Indonesia telah mengaksesi bergabung dalam Konvensi Internasional tentang Apostille ini.

Dengan kata lain melalui aksesi terhadap perjanjian internasional ini, Indonesia mengikatkan diri pada  suatu perjanjian internasional, yang selanjutnya menjadi hukum positif di Indonesia setelah perjanjian berlaku bagi Indonesia.

Fungsi Apostille

Nah, apa sih fungsi apostille itu sebenarnya? Berikut penjalasan lengkapnya.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, Apostille berfungsi sebagai pengesahan atau legalisasi dokumen yang akan ditujukan ke luar negeri. Pengguna layanan ini selain WNI yang punya urusan atau keperluan ke luar negeri, juga bermanfaat bagi WNA yang memiliki urusan pribadi maupun bisnis di Indonesia.

Bagi WNI biasanya mengakses layanan apostille dalam urusan Perkawinan ataupun pendidikan, seperti pengesahan ijazah maupun surat keterangan atau rekomendasi lainnya. Bagi WNA, sepanjang yang saya lihat lebih sering diakses dalam rangka mendapatkan pengesahan terkait keperluan pribadi seperti buku nikah atau akta nikah, yang nantinya akan berfungsi sebagai syarat pendaftaran status pernikahan di negaranya.  

Pengesahan atau legalisasi melalui Apostille ini tidak berdiri sendiri ya, dalam prosesnya sebelum mengakses apostille, anda perlu mendapatkan pengesahan terlebih dahulu dari Institusi penerbit dokumen.  Contoh, Buku nikah harus dilegalisasi terlebih dahulu oleh Kementerian Agama di Jakarta. Atau Ijazah yang harus disahkan terlebih dahulu dari Kementerian Pendidikan.

Syarat dan Prosedur

Untuk mengakses layanan Apostille, masyarakat bisa mengajukan permohonan secara mandiri ataupun dengan datang ke Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM terdekat di tiap-tiap Provinsi.
Apabila melakukan pendaftaran secara mandiri, anda dapat mengakses laman apostille.ahu.go.id dan melakukan pendaftaran awal untuk membuat akun. Selanjutnya tinggal log in dengan akun dan password yang telah dibuat untuk kemudian membuat permohonan pendaftaran apostille.
Adapun syarat yang harus disiapkan antara lain :

1. KTP
2. Dokumen yang akan di apostille (disahkan dan telah disahkan terlebih dahulu oleh institusi penerbit dokumen)
3. Alamat Email Aktif
4. Surat kuasa apabila diwakilkan (apabila permohonan dikuasakan)

Untuk Prosedur permohonan umumnya dapat dilakukan dengan alur sebagai berikut :

1. Pendaftaran

Penyampaian permohonan atau pendaftaran dapat dilakukan dengan mengakses laman aplikasi Apostille yang tersedia. Lakukan pendaftaran awal dengan membuat akun dan mengisi permohonan sesuai keperluan.
Jangan lupa untuk memilih lokasi pengambilan atau pencetakan sertifikat Apostille yang terdekat dengan tempat anda ketika mengajukan permohonan, serta melengkapi persyaratan seperti yang telah dituliskan di atas ya.

Selain itu, segera lakukan pembayaran PNBP ketika kode billing telah diterbitkan atau dikirimkan agar dokumen anda segera masuk antrian verifikasi. Adapun nominal nya sejumlah Rp. 150rb per dokumen. Pembayaran PNBP ini dapat dilakukan melalui M-Banking, Internet Banking maupun ATM.

2. Proses Verifikasi Dokumen

Verifikasi permohonan atas dokumen yang telah di submit melalui aplikasi Apostille akan berjalan dalam waktu maksimal 3 hari kerja . Dalam pelaksanaannya apabila terdapat kesalahan, kekurangan ataupun data tidak valid, maka petugas atau verifikator akan mengembalikan dokumen dengan sejumlah catatan alasan.

Namun sebaliknya, apabila langsung diterima, maka verifikator akan menyatakan lengkap dan notifikasi pencetakan Apostille pun akan terlihat di akun pemohon.

3. Penerbitan Sertifikat

Ketika Sertifikat apostille dapat diterbitkan, maka pencetakan dan pengambilan dapat dilakukan di sejumlah tempat sesuai pilihan awal antara lain :

• Pada Gerai Layanan AHU yang tersedia di beberapa Kota Besar,
• Pada Kantor Direktorat Jenderal AHU di Jakarta atau
• Kantor Wilayah Kemenkumham di tiap-tiap Provinsi seluruh Indonesia
  Saat pengambilan sertifikat, Petugas loket akan melakukan pencetakan Serifikat Apostille dan pelekatan Sertifikat Apostille pada Dokumen yang di mohonkan.

Keuntungan Pengesahan melalui Apostille

Selanjutnya, ini dia sejumlah keuntungan atau kemudahan yang di dapat jika mengajukan permohonan pengesahan melalui aplikasi apostille sebagai berikut:

• Menghemat waktu dan biaya karena tidak perlu lagi pengajuan manual yang wajib datang ke Jakarta (seperti saat apostille belum ada)
• Mempermudah proses pendaftaran karena bisa dilakukan mandiri maupun di bantu melalui Kantor Wilayah Kemenkumham Seluruh Indonesia.
• Proses notifikasi atau pemberitahuan yang lebih cepat dalam hal terjadi kekurangan atau kesalahan input data.
• Memangkas birokrasi antar negara, karena setelah di Apostille tidak perlu lagi pengesahan ke Kementerian Luar Negeri maupun Kedutaan Besar Negara bersangkutan.

Legalisasi Bagi Negara di Luar Konvensi Apostille

Lalu bagaimana dengan negara lain yang tidak masuk sebagai anggota Konvensi Apostille? Pertanyaan ini seringkali saya dengar dari sejumlah pengunjung di kantor maupun teman-teman lain di luar kantor.

Sebenarnya dalam aplikasi apostille yang diluncurkan Dirjen AHU ini tersedia 2 jenis permohonan. Yaitu Permohonan Apostille dan Permohonan Legalisasi.

Bagi pengesahan dokumen dengan negara tujuan anggota konvensi apostille bisa langsung memilih permohonan apostille, namun bagi negara non anggota apostille dapat memilih permohonan legalisasi dokumen.

Perlu diketahui, bagi mereka yang mengajukan permohonan legalisasi dokumen non apostille wajib untuk melanjutkan proses pengesahan dokumen ke Kementerian Luar Negeri sebagai legalisasi akhir.

Nah demikian penjelasan seputar Apostille dan tata cara permohonan legalisasi dokumen kali ini.

Jujur, meskipun sudah beberapa kali saya membuat tulisan di situs resmi kantor ataupun platform lain, namun rasanya masih banyak juga masyarakat, khususnya WNA yang bingung terkait hal ini.

Harapan saya sih semoga dengan semakin banyaknya informasi yang terpublikasi dan beredar, dapat lebih memberikan penerangan kepada publik di berbagai lapisan.

*Ditulis setelah bincang-bincang dengan petugas loket layanan AHU di ruang layanan terpadu Kanwil Kemenkumham NTB. Semoga Masyarakat makin teredukasi. Tulisan inipun telah terbit di Kumparan.com dengan judul yang sama.