Pengesahan atau legalisasi melalui Apostille ini tidak berdiri sendiri ya, dalam prosesnya sebelum mengakses apostille, anda perlu mendapatkan pengesahan terlebih dahulu dari Institusi penerbit dokumen. Â Contoh, Buku nikah harus dilegalisasi terlebih dahulu oleh Kementerian Agama di Jakarta. Atau Ijazah yang harus disahkan terlebih dahulu dari Kementerian Pendidikan.
Syarat dan Prosedur
Untuk mengakses layanan Apostille, masyarakat bisa mengajukan permohonan secara mandiri ataupun dengan datang ke Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM terdekat di tiap-tiap Provinsi.
Apabila melakukan pendaftaran secara mandiri, anda dapat mengakses laman apostille.ahu.go.id dan melakukan pendaftaran awal untuk membuat akun. Selanjutnya tinggal log in dengan akun dan password yang telah dibuat untuk kemudian membuat permohonan pendaftaran apostille.
Adapun syarat yang harus disiapkan antara lain :
1. KTP
2. Dokumen yang akan di apostille (disahkan dan telah disahkan terlebih dahulu oleh institusi penerbit dokumen)
3. Alamat Email Aktif
4. Surat kuasa apabila diwakilkan (apabila permohonan dikuasakan)
Untuk Prosedur permohonan umumnya dapat dilakukan dengan alur sebagai berikut :
1. Pendaftaran
Penyampaian permohonan atau pendaftaran dapat dilakukan dengan mengakses laman aplikasi Apostille yang tersedia. Lakukan pendaftaran awal dengan membuat akun dan mengisi permohonan sesuai keperluan.
Jangan lupa untuk memilih lokasi pengambilan atau pencetakan sertifikat Apostille yang terdekat dengan tempat anda ketika mengajukan permohonan, serta melengkapi persyaratan seperti yang telah dituliskan di atas ya.
Selain itu, segera lakukan pembayaran PNBP ketika kode billing telah diterbitkan atau dikirimkan agar dokumen anda segera masuk antrian verifikasi. Adapun nominal nya sejumlah Rp. 150rb per dokumen. Pembayaran PNBP ini dapat dilakukan melalui M-Banking, Internet Banking maupun ATM.
2. Proses Verifikasi Dokumen
Verifikasi permohonan atas dokumen yang telah di submit melalui aplikasi Apostille akan berjalan dalam waktu maksimal 3 hari kerja . Dalam pelaksanaannya apabila terdapat kesalahan, kekurangan ataupun data tidak valid, maka petugas atau verifikator akan mengembalikan dokumen dengan sejumlah catatan alasan.
Namun sebaliknya, apabila langsung diterima, maka verifikator akan menyatakan lengkap dan notifikasi pencetakan Apostille pun akan terlihat di akun pemohon.
3. Penerbitan Sertifikat
Ketika Sertifikat apostille dapat diterbitkan, maka pencetakan dan pengambilan dapat dilakukan di sejumlah tempat sesuai pilihan awal antara lain :
- Pada Gerai Layanan AHU yang tersedia di beberapa Kota Besar,
- Pada Kantor Direktorat Jenderal AHU di Jakarta atau
- Kantor Wilayah Kemenkumham di tiap-tiap Provinsi seluruh Indonesia
Saat pengambilan sertifikat, Petugas loket akan melakukan pencetakan Serifikat Apostille dan pelekatan Sertifikat Apostille pada Dokumen yang di mohonkan.
Keuntungan Pengesahan melalui Apostille
Selanjutnya, ini dia sejumlah keuntungan atau kemudahan yang di dapat jika mengajukan permohonan pengesahan melalui aplikasi apostille sebagai berikut:
- Menghemat waktu dan biaya karena tidak perlu lagi pengajuan manual yang wajib datang ke Jakarta (seperti saat apostille belum ada)
- Mempermudah proses pendaftaran karena bisa dilakukan mandiri maupun di bantu melalui Kantor Wilayah Kemenkumham Seluruh Indonesia.
- Proses notifikasi atau pemberitahuan yang lebih cepat dalam hal terjadi kekurangan atau kesalahan input data.
- Memangkas birokrasi antar negara, karena setelah di Apostille tidak perlu lagi pengesahan ke Kementerian Luar Negeri maupun Kedutaan Besar Negara bersangkutan.
Legalisasi Bagi Negara di Luar Konvensi Apostille
Lalu bagaimana dengan negara lain yang tidak masuk sebagai anggota Konvensi Apostille? Pertanyaan ini seringkali saya dengar dari sejumlah pengunjung di kantor maupun teman-teman lain di luar kantor.
