Pelaksanaan Rekapitulasi Bukti Pengeluaran Proyek dan Pengarsipan Guna Penginputan Data Perusahaan pada PT PJB Services

Abstrak

Rekapitulasi merupakan salah satu bagian penting dari sebuah perusahaan. Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan -- kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Dalam melaksanakan manajemen, pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. 

Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu, dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. Di sisi lain, pengarsipan juga menjadi salah satu bagian penting dalam perusahaan. 

Arsip sangat berguna untuk masa depan perusahaan karena juga terdapat data maupun informasi-informasi penting dari periode-periode masa lalu, sehingga dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan pimpinan. Oleh karena itu, rekap dan arsip merupakan dua bagian penting perusahaan yang saling berpengaruh untuk pengambilan keputusan di masa depan.

Kata Kunci: Pengarsipan, perusahaan, pengambilan keputusan, pengarsipan

Latar Belakang

Kebutuhan informasi merupakan hal yang penting dan sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan. Hal tersebut berguna sebagai pengambilan keputusan oleh suatu pimpinan untuk masa depan perusahaan atau organisasinya. Informasi dikatakan paling penting karena menyediakan data-data kritis mengenai jalannya perusahaan, baik itu operasional maupun perkembangan perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi yang akurat serta mampu menyimpan informasi dalam kurun beberapa waktu kedepan.

Rekapitulasi merupakan salah satu solusi tepat guna pengumpulan data perusahan kerena bersi informasi maupun data-data perusahaan selama beberapa bulan maupun satu tahun penuh operasional perusahaan. Pada PT PJB Services, cukup sering terjadi kekeliruan pada rekap pengeluaran proyek. Kekeliruan yang dimaksud adalah ketidakcocokan data, contohnya seperti nominal bukti pembayaran (struk, kwitansi, dan lain-lain) tidak sesuai dengan yang ada pada lembar rekap pengeluaran perusahaan. Tidak hanya itu, hari dan tanggal pada bukti pembayaran juga terkadang tidak sesuai dengan lembar rekap pengeluaran.

Di sisi lain, arsip juga sangat penting untuk masa depan suatu perusahaan. Pada PT PJB Services, seringkali kode dan nomor urut arsip teracak atau bahkan tidak ada sehingga menyulitkan dan menghambat pekerjaan karyawan itu sendiri. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga.

Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengangkat tema ini karena pentingnya rekapitulasi dan pengarsipan suatu lembaga atau perusahaan agar data informasi yang didapatkan sistematis serta akurat sehingga tidak menurunkan tingkat keefektifan dan keefisienan dalam melakukan pekerjaan. Suatu rekap dan arsip yang disusun serta tertata dengan baik akan membantu pekerjaan karyawan sehingga tingkat produktivitas tetap terjaga.