 3. Buat Rencana dengan Detail
Tanpa rencana yang jelas, sebuah acara bisa berakhir kacau. Buat daftar perencanaan pekerjaan yang akan dikerjakan secara detail, mulai dari anggaran, jadwal, hingga teknis pelaksanaan harus disusun secara rinci, bisa dibuat dalam bentuk tabel.
Sebuah rencana yang matang mencakup daftar tugas yang harus diselesaikan, timeline kapan tugas tersebut harus dikerjakan, dan siapa yang bertanggung jawab. Dengan demikian, tidak ada bagian penting yang terlewat, dan semua orang tahu apa yang harus dilakukan. Sebuah rencana yang baik juga membantu mengantisipasi masalah dan membuat penyesuaian yang cepat jika diperlukan.
 4. Koordinasikan dan Komunikasikan Secara Terbuka
Koordinasi yang baik menjadi fondasi keberhasilan acara. Komunikasi yang terbuka antara semua anggota tim adalah kunci utama dalam menjaga kelancaran persiapan dan pelaksanaan kegiatan. Informasikan perkembangan terbaru secara berkala kepada seluruh tim. Jika ada perubahan, pastikan semua orang mengetahuinya segera, sehingga tidak ada kebingungan di lapangan.
Koordinasi tidak perlu harus bertemu, karena pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga. Saat ini sudah banyak sarana daring yang bisa digunakan untuk komunikasi dan koordinasi. Dengan koordinasi secara terbuka bisa lebih mudah mengatisipasi setiap masalah yang akan muncul.
5. Berikan Tanggung Jawab yang Jelas
Setiap anggota tim harus memiliki tanggung jawab yang jelas sejak awal. Pembagian peran dan tugas yang konkret akan menghindarkan tim dari tumpang tindih pekerjaan atau bahkan kebingungan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Ketika tanggung jawab jelas, masing-masing anggota bisa fokus pada tugasnya tanpa merasa terbebani dengan pekerjaan lain.
Hindari peran ganda dalam suatu kegiatan, karena hal ini sering kali memicu kebingungan dalam pengambilan keputusan. Ketika satu tanggung jawab dipegang oleh dua orang, ada risiko besar munculnya perbedaan interpretasi, prioritas, atau cara penyelesaian tugas. Akibatnya, keputusan yang diambil bisa menjadi tumpang tindih atau bahkan saling bertentangan, yang justru akan memperlambat proses kerja dan menimbulkan gesekan antar individu.Â
Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki job deskripsi yang jelas dan spesifik agar tanggung jawab bisa dijalankan secara efektif dan efisien.
 6. Fleksibel dan Terbuka
