Ingin Kegiatan Kita Sukses, Ini Caranya

Menjadi pengelola kegiatan, apalagi di luar pekerjaan utama, memang bukan hal yang mudah. Tugas ini membutuhkan perencanaan yang tepat, sementara kita masih harus menjalankan pekerjaan rutin yang sudah menjadi tanggung jawab kita sehari-hari. Seringkali, kita harus membagi waktu dan energi secara bijak, dan inilah yang membuat tekanan semakin besar.

Pengelolaan kegiatan seringkali tampak sederhana di atas kertas, namun realitasnya penuh dengan tantangan. Seperti yang dialami oleh Bu Santi, kita sering menghadapi masalah komunikasi yang lambat atau bahkan tidak ada, anggota tim yang tidak merespons saat dibutuhkan, dan ketidakpastian dalam setiap seksi yang terlibat. 

Hal ini bisa membuat kita kehilangan kendali, pada akhirnya merasa kecewa atau bahkan marah dan tidak sedikit yang berujung naiknya tekanan darah tinggi atau serangan jantung. Semoga kita terhindar dari hal-hal yang tidak baik. Amin.

Masalah terbesar dalam situasi seperti ini merupakan sikap bagaimana kita bisa tetap tenang dan fokus, meskipun keadaan di lapangan jauh dari yang diharapkan. Keterampilan menjadi manajer sangat diperlukan di sini ketika segala sesuatunya tampak tidak berjalan sesuai rencana, kemampuan kita untuk merespons dengan tenang dan efektif bisa menjadi penentu keberhasilan acara.

Melaksanakan suatu kegiatan, baik itu acara kantor, seminar, ataupun event sosial, bisa menjadi tugas yang menantang. Kerap kali, hasil yang memuaskan adalah cerminan dari perencanaan dan eksekusi yang matang. Namun, bagaimana caranya agar kita bisa memastikan bahwa kegiatan yang kita kelola sukses dan diakhiri dengan kebahagiaan bagi semua pihak yang terlibat? 

Berikut adalah strategi yang bisa diterapkan untuk membantu kegiatan kita  berjalan lancar dan memberikan hasil yang memuaskan.

1. Tentukan Tujuan Kegiatan

Langkah pertama dan paling mendasar adalah menentukan tujuan kegiatan. Misalnya, mengapa acara ini diselenggarakan? Apa hasil yang ingin dicapai? Siapa saja sasaran dari kegiatan ini? Dengan memahami tujuan yang jelas, semua pihak yang terlibat akan memiliki arah yang sama. Tujuan ini juga akan menjadi acuan dalam mengambil keputusan selama persiapan dan pelaksanaan acara.

2. Bentuk Tim Berdasarkan Keahlian

Sebuah acara yang sukses membutuhkan kerja tim yang solid. Membentuk tim berdasarkan keahlian masing-masing anggota adalah kunci penting. Setiap orang memiliki bakat dan kemampuan yang berbeda, dan ketika ditempatkan pada peran yang tepat, mereka akan bekerja lebih senang dan pasti bisa berinovasi. 

Misalnya, tunjuk seseorang yang keahlian menulis, edit foto atau video pasti akan lebih pas bila sebagai seksi dokumentasi. Seorang yang terampil membuat hiasan pasti akan senang bila ditempatkan pada bagian dekorasi. Dengan membagi tugas sesuai dengan keahlian, acara akan lebih mudah dikelola dan potensi kesalahan dapat diminimalkan.