Data yang dimasukkan pada Google Form ini harus sesuai dengan identitas asli pihak yang mengajukan dan dapat dipertanggungjawabkan. Setelah mengisi data diri dengan lengkap, warga dapat langsung mengirimkan form tersebut. Setelah itu warga dapat mencantumkan nomor telepon yang aktif, sehingga dapat mengirimkan file surat yang telah dibuat.
Setelah pembuatan Google Form selesai dilakukan, peneliti membuat Form data respons khusus untuk Ketua RT 08, yang digunakan untuk mengunduh hasil surat pengantar yang telah diisi melalui tautan Google Form. Form data respons ini dirancang dengan sistem keamanan yang ketat, sehingga hanya dapat diakses oleh Ketua RT 08 untuk melindungi data pribadi dan informasi sensitif dari warga RT 08 di RW 10. Dengan demikian, Ketua RT 08 dapat dengan mudah mengelola dan memonitor pengajuan surat pengantar, serta menjaga privasi dan keamanan data warga.
Peneliti juga telah membuat email khusus untuk RT 08 dan RW 10. Melalui email ini, Ketua RT 08 dan RW 10 dapat mengirimkan hasil surat pengantar langsung ke email warga. Hal ini diharapkan dapat mempermudah pembuatan surat pengantar dan memastikan bahwa setiap warga menerima informasi yang relevan secara cepat dan efisien. Dengan sistem ini, pengiriman melalui email juga mengurangi penggunaan kertas, sejalan dengan upaya menjaga lingkungan.
- Implementation
Pada tahap ini, peneliti melakukan implementasi di wilayah RT 08 RW 10 Buring dengan menggunakan Google Form yang telah dirancang sebelumnya bersama warga. Proses implementasi ini melibatkan sosialisasi kepada masyarakat mengenai cara penggunaan Google Form serta memberikan panduan kepada warga RT 08 RW 10 untuk memastikan agar warga dapat mengakses dan menggunakannya dengan mudah. Sosialisasi ini dilakukan pada hari Selasa, 15 Oktober 2024, bersama Ketua RT 08 dan anggota Karang Taruna RT 08. Dalam sesi sosialisasi ini, peneliti memberikan arahan serta pelatihan kepada Ketua RT 08 dan warga RT 08, khususnya pemuda-pemudi, tentang cara menggunakan Google Form dalam pembuatan surat pengantar. Peneliti menjelaskan manfaat sistem ini, termasuk efisiensiwaktu dan kemudahan akses, serta bagaimana Google Form dapat mengurangi beban kerja pihak RT/RW. Selain itu, peneliti menyediakan sesi tanya jawab untuk mengatasi kendala atau pertanyaan yang mungkin timbul selama proses penggunaan.
Pada tahap ini, peneliti juga membuat poster yang dipasang di wilayah RT 08. Poster ini berisi panduan langkah demi langkah untuk pengisian Google Form. Selain itu, poster dilengkapi dengan barcode yang dapat dipindai oleh warga, sehingga mereka dapat dengan mudah mengakses dan mengisi surat pengantar secara digital. Dengan adanya poster ini, diharapkan masyarakat dapat lebih memahami proses dan memanfaatkan layanan secara efisien.
Dengan cara ini, diharapkan warga tidak hanya memahami cara penggunaan Google Form, tetapi juga merasa lebih percaya diri dalam memanfaatkannya. Peneliti juga mendorong partisipasi aktif warga dalam memberikan umpan balik dan saran untuk perbaikan sistem kedepannya. Melalui pelatihan ini, diharapkan terjadi peningkatan pemahaman dan keterampilan digital di kalangan warga, yang dapat mendukung keberhasilan implementasi Google Form sebagai alat bantu dalam administrasi surat pengantar di wilayah tersebut.
- Verification
Tahap ini mencakup proses verifikasi dan pengujian sistem untuk memastikan bahwa sistem dapat diterapkan atau tidak. Pengujian dilakukan mulai tanggal 16 hingga 22 Oktober 2024, dengan melibatkan berbagai pihak, termasuk Ketua RT 08, anggota karang taruna, dan beberapa warga yang telah menggunakan Google Form. Selama periode pengujian, peneliti akan melakukan evaluasi menyeluruh terhadap fungsi dan kinerja sistem, termasuk menguji berbagai fitur G-Form, seperti pengisian data, pengiriman formulir, dan akses hasil respons. Peneliti juga akan mengumpulkan umpan balik dari pengguna mengenai pengalaman mereka, termasuk kemudahan penggunaan dan kecepatan proses.
Pengujian ini bertujuan untuk mengidentifikasi potensi masalah atau kendala yang mungkin timbul, serta untuk memastikan bahwa sistem berfungsi sesuai harapan. Setelah pengujian selesai, hasilnya akan dianalisis untuk menentukan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan sebelum implementasi lebih luas. Dengan melibatkan partisipasi aktif dari pengguna, diharapkan hasil verifikasi dan pengujian ini dapat memberikan gambaran yang akurat tentang efektivitas sistem dan kepuasan masyarakat terhadap penggunaan Google Form dalam pembuatan surat pengantar.
- Maintenance
Pada tahap ini, peneliti melakukan perbaikan terhadap kesalahan yang ada pada Google Form yang telah dirancang sebelumnya. Perbaikan tersebut didasarkan pada hasil survei kepuasan yang diperoleh melalui kuesioner yang telah disebarkan kepada warga RT 08 RW 10 Buring. Setelah kuesioner disebar, ditemukan bahwa perbaikan yang perlu dilakukan terletak pada contoh pengisian di bagian Google Form, khususnya pada kolom nama dan tempat tanggal lahir, di mana banyak warga yang mengisi tidak sesuai dengan penggunaan huruf kapital yang benar
Untuk mengatasi masalah ini, peneliti melakukan perbaikan dengan menambahkan contoh pengisian yang jelas di sebelah kolom yang bersangkutan. Contoh tersebut memberikan panduan yang lebih baik dan mudah dipahami, sehingga diharapkan dapat memudahkan warga dalam mengisi Google Form dengan benar. Selain itu, peneliti juga berencana untuk memberikan sosialisasi tambahan mengenai pentingnya pengisian data yang tepat, guna mengurangi kesalahan serupa di masa mendatang.
Perbaikan juga dilakukan pada nomor registrasi surat pengantar. Sebelumnya, penulisan surat pengantar tidak mencantumkan nomor surat yang jelas, sehingga mempersulit pencatatan dan pengelolaan dokumen. Dengan adanya perbaikan ini, peneliti memberikan nomor registrasi baru untuk memudahkan pencatatan surat masuk dan surat keluar, sehingga sistem administrasi menjadi lebih teratur dan efisien.Dengan perbaikan ini, diharapkan penggunaan Google Form akan menjadi lebih efisien dan efektif, serta meningkatkan kepuasan warga dalam menggunakan sistem ini untuk pembuatan surat pengantar. Peneliti juga akan terus memantau dan mengumpulkan umpan balik dari pengguna untuk melakukan perbaikan lebih lanjut jika diperlukan.
