Hasil survei menunjukkan bahwa 60% responden menyatakan bahwa pihak RT/RW sibuk, sementara 40% lainnya mengungkapkan bahwa persyaratan yang disediakan kurang lengkap. Hal ini mengakibatkan ketidakpuasan di kalangan warga, yang menginginkan proses yang lebih cepat dan efisien. Oleh karena itu, implementasi Google Form diharapkan dapat mengatasi permasalahan ini dengan menyediakan cara yang lebih praktis dan terstruktur dalam pembuatan surat pengantar, sehingga mempercepat waktu pengolahan dan meningkatkan layanan kepada masyarakat.
Setelah melakukan implementasi penggunaan Google Form di wilayah RT 08 RW 10, peneliti juga membuat survei untuk mengevaluasi efektivitas penggunaan Google Form tersebut. Berdasarkan hasil survei, diketahui bahwa 86,7% responden merasa bahwa penggunaan Google Form ini mudah. Selain itu, penggunaan Google Form berdampak positif pada proses pengurusan surat pengantar, yang menjadi lebih singkat dibandingkan dengan metode manual. Hal ini terlihat dari hasil survei, di mana 73,3% warga menjawab bahwa proses pengurusan surat pengantar "sangat mempercepat".
Dari data ini, dapat disimpulkan bahwa penggunaan Google Form untuk pembuatan surat pengantar tidak hanya lebih efektif dan efisien, tetapi juga meningkatkan kepuasan warga terhadap layanan administratif. Dengan proses yang lebih cepat dan mudah, diharapkan masyarakat akan lebih termotivasi untuk memanfaatkan layanan ini, sehingga meningkatkan partisipasi dan keterlibatan warga dalam kegiatan administratif. Implementasi ini juga menunjukkan potensi teknologi dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di tingkat RT.
PEMBAHASAN
Berdasarkan pada metode yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan ini, beberapa tahapan yang telah dilakukan yaitu :
- Requirement
Pada tahap ini, peneliti melakukan observasi di wilayah RT 08 RW 10 untuk mengidentifikasi masalah yang dihadapi oleh masyarakat setempat. Setelah melakukan observasi mendalam, diperoleh informasi bahwa salah satu masalah utama yang terjadi adalah proses pembuatan surat pengantar. Banyak warga mengalami kesulitan dalam memahami prosedur dan persyaratan yang diperlukan, selain itu kendala lain juga ada dari kesibukan RT/ RW sehingga hal ini menghambat efisiensi dan efektivitas layanan administratif di wilayah RT 08 RW 10.
Untuk menggali informasi lebih lanjut, peneliti kemudian melakukan survei mengenai pembuatan surat pengantar melalui metode manual dengan menyebarkan kuesioner yang berisi pertanyaan terkait proses pembuatan surat pengantar secara manual. Kuesioner ini dirancang untuk mengumpulkan data tentang pengalaman warga, kendala yang dihadapi, serta harapan mereka terhadap sistem yang lebih efisien. Dengan cara ini, peneliti berharap dapat menemukan solusi yang tepat untuk meningkatkan pelayanan administratif di wilayah tersebut. Berikut ini tahapan Requirement di wilayah RT 08 RW 10 :
Studi Kelayakan
Tahap analisa sistem dimulai dengan melakukan studi kelayakan yang bertujuan untuk menilai potensi penggunaan Google Form dalam meningkatkan efisiensi pembuatan surat di wilayah Buring. Pada proses ini, kelompok melakukan pengumpulan data melalui observasi mendalam dengan Ketua RT 08 dan Ketua RW 10 di wilayah Buring. Peneliti melakukan observasi terkait kendala maupun hal apa saja yang perlu dilakukan selama melakukan pengisian surat pengantar selama ini.
Identifikasi Masalah
Melalui observasi yang dilakukan oleh peneliti, terdapat beberapa kendala yang sering dijumpai ketika akan membuat surat pengantar. Menurut beberapa masyarakat setempat kendala yang sering dialami dari pembuatan surat pengantar ini adalah waktu yang kurang efisien. Sebab, terkadang mereka terkendala oleh kehadiran RT/RW yang tidak selalu berada di rumah. Oleh karena itu, waktu tunggu yang lama menjadi salah satu kendala yang sering sekali dialami oleh warga setempat.
Analisis Kebutuhan
Dengan analisis menyeluruh ini, dokumen analisis kebutuhan akan disusun untuk merinci fitur yang diperlukan dalam Google Form. Seperti jenis surat yang umum dibuat, data pemohon yang harus dikumpulkan, serta sistem notifikasi yang diinginkan untuk memastikan masyarakat menerima konfirmasi setelah pengisian formulir.
- DesignÂ
Pada tahapan ini, peneliti mulai melakukan perancangan sistem secara menyeluruh.Perancangan sistem yang akan dilakukan melibatkan penggunaan Google Form sebagai media untuk mempermudah proses pembuatan surat pengantar. Dengan memanfaatkan Google Form, diharapkan warga dapat mengisi data yang diperlukan dengan lebih mudah dan cepat, tanpa harus melalui prosedur yang rumit. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan pengumpulan data secara otomatis, yang berarti bahwa semua informasi yang dimasukkan oleh warga akan tersimpan dalam satu tempat secara terstruktur. Dengan demikian mempermudah pengelolaan dan pengarsipan surat pengantar menjadi lebih efisien. Peneliti juga merancang data data yang dimasukkan pada Google Form untuk membuat surat pengantar.
