PPDB adalah singkatan dari Penerimaan Peserta Didik Baru. PPDB merupakan suatu sistem dalam proses pendaftaran bagi calon peserta didik baru yang telah lulus pada suatu jenjang pendidikan untuk dapat melanjutkan pendidikan pada jenjang berikutnya, seperti contohnya dari jenjang TK ke SD, SD ke SMP maupun SMP ke SMA/SMK. PPDB berlaku pada semua sekolah, baik sekolah negeri maupun sekolah swasta. Tentunya, semua sekolah saling berlomba untuk mendapatkan calon peserta didik dengan kualitas dan kuantitas yang baik.
Dalam dunia pendidikan, persaingan PPDB antar sekolah tidak mampu dihindari. Persaingan semakin tahun akan semakin intens mengingat semakin banyak sekolah baru bermunculan yang tentunya menambah preferensi sekolah yang tersedia dan persaingan yang semakin kompetitif antar sekolah swasta. Realita yang berkembang dalam masyarakat adalah sekolah negri lah yang menjadi prioritas dalam memilih sekolah. Fenomena tersebut tentunya akan mengancam sekolah swasta. Dan pada akhirnya sekolah swasta yang tidak memiliki daya tarik dan tidak diminati calon peserta didik pastinya ditinggalkan. Padahal, di satu sisi, sekolah swasta harus berjuang mempertahankan jumlah peserta didik yang memadai untuk menjaga keberlanjutan operasional sekolah. Di sisi lain, mereka juga dituntut untuk menarik calon peserta didik dengan kualitas yang baik agar dapat meningkatkan kualitas akademik dan reputasi sekolah di masyarakat.
Dalam menghadapi berbagai persaingan dan tantangan tersebut, sekolah swasta tentunya perlu mengembangkan strategi penerimaan peserta didik baru (PPDB) yang efektif untuk meningkatkan daya saing mereka. Proses PPDB menjadi hal yang esensial bagi sekolah swasta untuk menarik calon peserta didik yang berkualitas dan sesuai dengan visi serta misi sekolah. Dengan menerapkan komponen-komponen strategi PPDB yang tepat, sekolah swasta dapat menarik calon peserta didik terbaik, mempertahankan jumlah peserta didik, dan meningkatkan reputasi serta keunggulan kompetitif mereka di pasar pendidikan.
Komponen pertama dalam strategi PPDB adalah promosi yang yang efektif dan berkala. Sekolah swasta harus secara proaktif mempromosikan keunggulan-keunggulan sekolah, baik dari segi akademik, fasilitas, ekstrakurikuler, maupun layanan pendukung lainnya.
Pengoptimalan dalam pemanfaatan media digital seperti pengembangan website sekolah yang memiliki desain menarik, infomatif, responsif dan mudah diakses tentunya memudahkan calon peserta didik dan orangtua untuk mendapatkan informasi lengkap mengenai profil sekolah, program sekolah, kegiatan sekolah, prestasi, fasilitas dan proses PPDB.
Sekolah juga perlu mengintregasikan fitur-fitur interaktif untuk promosi seperti virtual tour sekolah sehingga calon peserta didik dan orangtua dapat mempunyai gambaran tentang kondisi sekolah. Dan untuk memaksimalkan pelayanan yang responsif, maka perlu disediakan sesi konsultasi online maupun pendaftaran digital dalam proses PPDB.
Selain itu, optimalisasi dalam mengelola akun media sosial seperti Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Twitter, WhatsApp, Line dan Path tentunya lebih menjangkau calon peserta didik dan orang tua secara luas. Maka, sekolah secara aktif perlu membagikan konten digital yang menarik dan informatif berupa foto dan video terkait sekolah, kegiatan dan prestasi siswa. Usaha berikutnya yang patut dipertimbangkan adalah penggunaan fitur informatif seperti live streaming, Question and Answering (Q&A) dan polling untuk meningkatkan ketertarikan. Dan yang tidak kalah penting adalah pentingnya menjalin komunikasi dua arah dengan calon peserta didik dan orangta melalui media sosial. Sekolah dapat mempersiapkan tim khusus untuk menangani tantangan ini.
Pemanfaatan iklan digital juga dapat menjadi pertimbangan tersendiri. Sekolah dapat merancang kampanye iklan digital pada platform seperti Google Ads, Facebook Ads dan juga Instagram Ads. Hal tersebut penting untuk menjangkau target audiens yang spesifik dan menargetkan audiens yang sesuai berdasarkan karakteristik femografis, geografis dan psikografis. Maka sekolah perlu mengoptimalkan anggaran iklan digital untuk mencapai visibilitas dan konversi yang optimal.
Berikutnya, yang dapat menjadi pilihan adalah kolaborasi dengan influencer atau mencari alumni yang telah berhasil untuk membagikan testimoni untuk mempromosikan sekolah. Hal ini dapat digunakan untuk memanfaaatkan kredibilitas dan jangkauan influencer dan alumni untuk menjangkau calon peserta didik. Dengan menghasilkan konten kolaboratif yang menarik pastinya akan membangun kepercayaan calon peserta didik dan orangtua.
Selain promosi dengan pemanfaatan media digital online, promosi offline juga menjadi salah satu solusi. Sekolah dapat mengadakan open house, pameran pendidikan atau membuka booth di lokasi strategis berkala setiap tahunnya untuk memperkenalkan sekolah secara langsung kepada calon peserta didik dan orangtua.
Kemudian sekolah dapat menyebarkan brosur, pamflet atau flyer yang menarik dan informatif ke sekolah-sekolah pada jenjang dibawahnya, komunitas dan pada lokasi strategis. Upaya lain yang dapat dilakukan adalah melakukan kunjungan ke sekolah-sekolah mitra untuk mempromosikan program dan fasilitas sekolah atau mengundang sekolah-sekolah mitra ke sekolah untuk school tour dan promosi. Hal lain yang dapat dilakukan adalah dengan mengadakan kompetisi akademik, non akademik, seni maupun olahraga atau kegiatan seperti workshop dan seminar yang dikemas menarik sehingga dapat menarik calon peserta didik.
Komponen kedua dalam strategi PPDB adalah branding atau membangun citra positif dan reputasi sekolah yang kuat di masyarakat. Hal tersebut dapat dilakukan dengan membangun brand sekolah yang unik, kuat dan konsisten melalui logo, tagline dan identitas visual yang menarik. Sekolah harus menunjukkan keunikan dan diversitas sekolah dibandingkan kompetitor. Perlu sekolah untuk dapat memposisikan sebagai sekolah terbaik, terfavorit dan terinovasi.
Dan untuk memperkuat reputasi sekolah dapat dilakukan melalui pencapaian, prestasi, dan testimoni positif dari pemangku kepentingan. Branding juga dapat dilakukan dengan memberi keteladanan langsung seperti sikap ramah, kooperatif, sopan dan santun dari peserta didik sekolah kepada calon peserta didik pada jenjang yang akan dituju. Kesan yang baik dan mengena dapat menjadi branding yang kuat di mata calon peserta didik.
Komponen ketiga dalam strategi PPDB adalah inovasi kurikulum dan program pembelajar. Sekolah dapat menyusun kurikulum yang kuat dan inovatif sesuai dengan kebutuhan pasar. Strategi yang dapat dilakukan adalah mengembangkan program-program unggulan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan tren pada masyarakat seperti kelas internasional atau bilingual, pertukaran pelajar atau study banding ke luar negeri, program percepatan maupun variasi pada ekstrakurikuler yang dapat mengakomodir bakat dan minat peserta didik.
Perlu diingat, penerapan metode pembelajaran yang menarik dan efektif dengan basis teknologi dan pemanfaatan media digital tentunya akan menjadi daya tarik calon peserta didik, karena tidak dipungkiri dunia remaja sangat akrab dengan teknologi. Inovasi dalam penyampaian materi berupa video pembelajaran menggunakan media LCD Proyektor dan dilengkapi dengan kualitas visual dan audio yang baik tentunya menunjang materi yang disampaikan.
Komponen keempat dalam strategi PPDB adalah peningkatan kualitas sumber daya manusia. Hal tersebut dapat dilakukan dengan merekrut dan mempertahankan guru-guru yang kompeten dan berpengalaman. Sekolah dapat mengadakan pelatihan dan workshop untuk pengembangan profesional bagi guru secara berkelanjutan dan membangun budaya sekolah yang mendukung peningkatan kinerja.
Para guru diberi bekal ilmu yang dan wawasan yang selaras dengan perkembangan zaman, sehingga dapat menciptakan atmosfer baru yang menyenangkan dalam pembelajaran. Selain hal tersebut, secara khusus sekolah dapat memberikan pelatihan manajemen dan administrasi kepada tim PPDB sekolah. Hal ini penting untuk memberikan bekal keterampilan dan informasi untuk tim PPDB dalam merancang, menyusun strategi dan memberikan pelayanan prima dalam proses PPDB.
Komponen kelima dalam strategi PPDB adalah layanan dan fasilitas unggulan. Sekolah dapat berupaya menyediakan fasilitas pembelajaran yang modern, inovatif, lengkap, bersih dan terawat untuk mendukung proses pembelajaran yang berkualitas. Fasilitas sekolah yang baik pastinya akan membuat calon peserta didik nyaman dan betah. Selain itu, sekolah juga perlu memberikan layanan bimbingan dan konseling yang komprehensif bagi peserta didik baru untuk membantu proses adaptasi dan pengembangan diri. Untuk memawadahi peserta didik dalam mengembangkan bakat dan minat, sekolah dapat menawarkan beragam pilihan kegiatan ekstrakurikuler yang menarik dan dilengkapi dengan fasilitas yang lengkap dann modern untuk mendukung minat peserta didik, seperti laboratorium, studio dan lapangan olahraga.
Komponen keenam dalam PPDB adalah strategi penetapan harga dan beasiswa. Sekolah dapat melakukan analisis biaya-biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional sekolah, seperti gaji guru dan karyawan serta biaya fasilitas. Analisis ini akan membantu sekolah menetapkan biaya SPP dan biaya lainnya yang realistis.
Selain itu, sekolah perlu mempertimbangkan kemampuan ekonomi masyarakat sekitar dalam menetapkan biaya sekolah, harga yang terlalu tinggi juga dapat mempengaruhi jumlah pendaftar. Survey untuk perbandingan dengan sekolah lain dengan melihat harga yang ditawarkan oleh sekolah-sekolah kompetitor juga bisa dilakukan untuk menetapkan harga yang kompetitif.
Penyediaan beasiswa atau bantuan pembiayaan juga dapat dilakukan untuk menarik calon peserta didik. Sekolah perlu menetapkan kriteria penerima beasiswa berdasarkan kondisi ekonomi keluarga, prestasi akademik dan prestasi non akademik. Variasi jenis beasiswa dapat memenuhi kebutuhan calon peserta didik yang beragam. Proses seleksi harus dilakukan secara transparan dan adil.
Komponen yang ketujuh dalam strategi PPDB adalah kemitraan dan jejaring eksternal. Menjalin kerjasama dengan berbagai institusi seperti sekolah lain, lembaga pendidikan, perusahaan dan universitas untuk memperluas jangkauan dan menciptakan peluang bagi peserta didik dan sekolah. Melalui kemitraan, sekolah juga dapat berkolaborasi dalam promosi bersama yang dapat meningkatkan visibilitas dan menarik calon peserta didik baru. Selain hal tersebut, sangat perlu untuk membangun dukungan dengan alumni, komunitas lokal dan instutusi lain yang dapat memberikan dukungan dalam bentuk sumber daya, informasi ataupun promosi.
Komponen yang kedelapan dalam strategi PPDB adalah evaluasi dan perbaikan secara berkala terhadap strategi PPDB yang telah diterapkan. Sekolah perlu mengumpulkan data terkait jumlah pendaftar, daya tampung dan proses seleksi PPDB apakah telah berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuan yang ditetapkan.
Data ini akan digunakan sebagai dasar untuk melakukan evaluasi terkait kendala, kelemahan, dan kekuatan dalam PPDB. Langkah berikutnya adalah penyusunan rencana perbaikan. Berdasarkan hasil evaluasi, sekolah menyusun rencana perbaikan terstruktur dan realitistis yang mencakup tindakan korektif dan inovasi yang akan dilakukan dan mengimplementasikan perbaikan sesuai dengan rencanayang telah disusun secara bertahap dan terukur. Analisis terhadap tren, tantangan, dan kebutuhan pasar pendidikan juga akan membantu sekolah swasta menyesuaikan strategi mereka agar tetap relevan dan kompetitif.
Sekolah swasta yang berhasil menerapkan strategi PPDB yang efektif akan mampu menjaga keberlangsungan dan pertumbuhan institusi dalam jangka panjang. Selain itu, strategi PPDB juga akan dapat berkontribusi secara signifikan dalam meningkatkan kualitas pendidikan di wilayah masing-masing. Dengan demikian, strategi PPDB yang tepat dapat menjadi kunci sukses bagi sekolah swasta dalam persaingan global yang semakin kompetitif. Pada akhirnya penulis ucapkan selamat berbenah, silahkan meracik komponen-komponen strategi yang tepat dan sesuai untuk sekolah anda, dan sukses untuk PPDB Tahun Ajaran depan!
Elizabeth Tika Adriani S.Pd
Mahasiswa MM FEB UAJY dan Pengajar di SMA Marsudirini Bekasi
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
