QCC, Upaya Terbaik Toyota Indonesia untuk Mengembangkan Kompetensi Sumber Daya Manusia

Seberapa sering kita melupakan hal-hal kecil seperti lupa mematikan lampu, meletakkan barang kembali pada tempatnya, meletakkan sepatu di rak yang tersedia, mengembalikan barang yang kita pinjam sesegera mungkin, mengucapkan kata maaf jika kita merasa ada perilaku yang kurang berkenan, mengucapkan kata terima kasih apabila diberikan pertolongan oleh orang lain, dan masih banyak lagi. Terlihat sangat sepele dan perilaku kecil yang tiada artinya, tapi ternyata justru dari hal-hal kecil ini akan menghambat kemajuan dan kesuksesan seseorang di masa yang akan datang, apalagi jika perilaku negatif ini dilakukan secara terus-menerus maka sudah pasti akan memunculkan kebiasaan buruk yang akan merugikan dirinya sendiri dan orang disekitarnya serta perusahaan di tempatnya bekerja.

Setidaknya, itu salah satu poin yang saya tangkap ketika menghadiri acara Coverage Peluncuran Buku "Perubahan Tiada Henti, 25 tahun perjalanan QCC Toyota Indonesia" yang di tulis oleh Joice Tauris Santi, bersama Toyota Indonesia dan Kompasiana, bertempat di Gedung Kompas Gramedia 16 Agustus 2016 lalu. Dalam sesi bincang dengan beberapa narasumber diungkapkan fakta bahwa salah satu poin yang menyumbangkan keberhasilan QCC di lingkungan Toyota Indonesia adalah adanya aspresiasi terhadap perubahan se kecil apapun asalkan bernilai positif dan berpotensi untuk kemajuan baik untuk diri pribadi karyawan itu sendiri maupun untuk perusahaan. Menariknya, dalam penerapan standar QCC di beberapa negara termasuk di Indonesia adalah hasil olahan dari budaya Kaizen yang diperkaya dengan nilai-nilai kearifan lokal yang ada di negara tersebut, termasuk di Indonesia. Dari acara ini setidaknya ada beberapa poin penting yang diketahui, yaitu apa itu budaya Kaizen, bagaimana standar QCC itu sendiri di lingkungan Toyota Indonesia, serta bagaimana Toyota Indonesia menginspirasi bangsa Indonesia untuk memperbaiki kualitas sumber daya manusia untuk mencapai standar kehidupan yang lebih baik lagi di masa depan.

Sekilas Memahami Apa Itu Budaya Kaizen

Masaaki Imai, seorang penulis buku Kaizen yang sangat terkenal mendefinisikan Kaizen sebagai suatu antusiasme atau jiwa untuk terus-menerus membuat lebih baik dari apa yang telah di capai. Adapun perbaikan tersebut bersifat tahapan-tahapan kecil dengan biaya rendah serta merupakan perbaikan berjangka panjang yang berkesinambungan. Dengan kata lain, filosofi Kaizen menekankan kepada perbaikan yang dilakukan secara terus-menerus untuk selalu menciptakan atau memperbaiki apa yang sudah dihasilkan agar menjadi lebih sempurna lagi di masa yang akan datang. Pada perusahaan, Kaizen didefisinikan sebagai sebuah sistem perbaikan terus-menerus pada kualitas, teknologi, proses, budaya perusahaan, produktivitas, keselamatan, dan kepemimpinan. Dalam bahasa praktisnya, Kaizen diterapkan diperusahaan dengan menggunakan perangkat kendali mutu yang di kenal dengan nama Quality Control Circle (QCC) yang menggunakan 8 steps dan tools, dan perangkat kendali mutu inilah yang sejak pertama kali Toyota didirikan hingga akhirnya memiliki anak perusahaan di beberapa negara termasuk di Indonesia dijadikan pedoman atau standar untuk meningkatkan kompetensi sumber daya manusianya.

Seperti yang diungkapkan oleh Warih Andang Tjahjono, Wakil Presiden Direktur PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN), bahwa "ide-ide perbaikan dalam Kaizen mungkin saja bukan ide-ide besar yang dapat mengubah keadaan secara drastis. Banyak ide kecil, ide sederhana yang digulirkan secara terus-menerus akhirnya dapat membawa perubahan besar. Proses dan semangat Kaizen yang terus-menerus ini pada jangka panjang membuahkan banyak sekali perbaikan." Dengan kata lain, Kaizen merupakan sebuah semangat untuk terus melakukan perubahan ke arah perbaikan, meskipun skala kecil namun jika dilakukan secara konsisten dan berkesinambungan, maka sudah pasti akan membawa suatu perubahan yang besar. Bayangkan, jika satu karyawan menerapkan semangat Kaizen ini secara berkesinambungan, dan dalam perusahaan terdapat lebih dari 1000 karyawan, maka satu perbaikan kecil akan tercipta perbaikan yang lebih besar dengan kekuatan yang maha dahsyat. Dalam penerapan Kaizen di perusahaan mencakup beberapa hal seperti :

• Dalam manajemen, Kaizen memiliki dua fungsi utama, yaitu pemeliharaan dan perbaikan. 
• Kaizen juga sangat berhubungan erat dengan komitmen terhadap kualitas di mana Kaizen menempatkan kualitas pada urutan atau prioritas tertinggi. Adapun kualitas yang dimaksudkan di sini adalah secara keseluruhan, mulai dari perencanaan, produksi, hingga pelayanan setelah produk tersebut sampai di tangan konsumen.
• Kaizen menaruh harapan yang sangat tinggi terhadap proses, di mana budaya Kaizen percaya bahwa proses yang baik akan menghasilkan produk yang baik pula.
• Penerapan Kaizen dalam siklus yang terdiri dari rencana (Plan), lakukan (Do), Periksa (Check), dan Tindak (Act). Adapun penerapan siklus PDCA ini di selingi juga siklus Standarize-Do-Check-Act (SDCA).

Lantas mengapa mengadopsi budaya Kaizen sangat penting dalam perusahaan, apalagi untuk perusahaan sebesar Toyota? Karena hal ini sangat berkaitan dengan komitmen untuk menjaga mutu atau kualitas produk yang dihasilkan dalam jangka panjang, persis seperti yang diungkapkan dalam buku 25 tahun perjalanan QCC Toyota Indonesia, bahwa urusan menjaga mutu tidak hanya merupakan tanggung jawab manajemen atau tanggung jawab sebagian orang saja. Menjaga mutu merupakan tanggung jawab bersama, tanggung jawab semua karyawan Toyota. Upaya menjaga mutu ini di mulai dengan membangun kesadaran dan tanggung jawab bersama (bagian terakhir Bab I).

Standar QCC (Quality Control Circle) Di Lingkungan Toyota Indonesia

Untuk diketahui, Toyota Indonesia saat ini beroperasi di Indonesia melalui dua perusahaan, yaitu PT. Toyota Astra Motor (TAM) dan PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN), yang merupakan Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) terbesar di Indonesia hingga kini. Hingga detik ini, Toyota Indonesia merupakan salah satu produsen kendaraan bermotor yang sangat laris di pasaran dengan berbagai merek dan jenisnya. Konsumen yang antusias setiap kali Toyota mengeluarkan varian terbaru tidak hanya datang dari kalangan menengah ke atas semata, namun juga dari kalangan menengah ke bawah. Kenyataan ini menunjukkan betapa kualitas produksi Toyota Indonesia selama puluhan tahun tetap di minati semua kalangan masyarakat, tidak perduli semakin canggih dan majunya teknologi dari tahun ke tahun. Tidak salah jika berbagai sumber menyebutkan bahwa di Indonesia, Toyota menguasai pangsa pasar ekspor sekitar 90 persen. Bahkan, di semester pertama tahun 2015 lalu Gabungan Industri Kendaraan Bermotor Indonesia (GAIKINDO) merilis data bahwa Toyota Indonesia berkontribusi 85,5% persen terhadap total ekspor Completely Bulid Up (CBU) secara nasional.

Atas pencapaian ini, rasanya tidak berlebihan jika di 25 tahun perjalanan QCC Toyota Indonesia, pihak Toyota Indonesia merayakannya dengan berbagi inspirasi melalui buku "Perubahan Tiada Henti," yang di tulis oleh Joice Tauris Santi, penulis sekaligus jurnalis Kompas. 

QCC sendiri tidak hanya diterapkan di Indonesia saja, melainkan juga di beberapa negara, berpadu dengan budaya dan kearifan lokal negara tersebut, QCC sukses tidak hanya menjadi value atau nilai baru untuk diterapkan dalam membangun sumber daya manusia di lingkungan perusahaan belaka, namun juga memunculkan energi atau semangat baru untuk selalu melakukan perbaikan kualitas mutu secara berkesinambungan demi menghasilkan produksi terbaik. Dalam pelaksanaannya, QCC tidak hanya dilakukan pihak manajemen untuk memperbaiki mutu sumber daya manusia dan kualitas hasil produksi, tapi semangat QCC ditumbuhkan menjadi value atau standar yang timbul atas kesadaran karyawan itu sendiri. Atau dengan kata lain, semangat QCC tidak hanya menjadi pedoman value perusahaan semata, namun untuk diri pribadi setiap karyawan, karena Toyota Indonesia percaya bahwa untuk menghasilkan produk yang berkualitas terlebih dahulu harus membangun sumber daya manusia yang berkualitas hebat.

Untuk alasan itulah, QCC sangat fokus pada upaya untuk meningkatkan partisipasi karyawan, perbaikan lingkungan kerja, membangun komunikasi yang harmonis antar karyawan, dan masalah-masalah kecil lainnya, yang sebenarnya justru menjadi poin penting untuk meningkatkan kenyamanan bekerja hingga akhirnya karyawan bisa menghasilkan produk yang berkualitas. Dalam pelaksanaannya, QCC sangat fokus pada pengembangan secara detail sehingga dibentuklah kelompok kecil di masing-masing unit kerja dan secara sukarela atas kesadaran sendiri melakukan berbagai macam perbaikan juga aktivitas pengendalian mutu. Adapun kelompok QCC ini memiliki beberapa ciri yang menonjol, yaitu beranggota sangat terbatas, melakukan aktivitas berkesinambungan, seluruh anggota wajib berpartisipasi, menggunakan metode QC (Quality Control), pengembangan secara mandiri, menggali kreativitas setiap anggota, dan merupakan bagian dari aktivitas pengembangan mutu perusahaan atau Total Quality Management (TQM)>

Setidaknya ada dua tata nilai yang dikembangkan Toyota dan sangat berkaitan erat dengan pelaksanaan QCC, yaitu respect dan continous Improvement. Adapun Respect berkaitan dengan pengembangan sikap bekerja sama dan saling menghargai serta sikap empati masing-masing individu. Sedangkan Continous Improvement dimanifestasikan dalam bentuk upaya yang dilakukan secara terus-menerus untuk melakukan perubahan atau perbaikan meskipun nyata-nyata hanya berpeluang 1% untuk mencapai keberhasilan. Kedua nilai atau value ini menjadi poin penting yang sangat mendukung keberhasilan atau pengembangan individu serta tim bahkan perusahaan dalam skala yang lebih luas. Yap...meskipun QCC sangat menekankan kepada perubahan diri individu tapi secara keseluruhan QCC mengharapkan perubahan individu ini akan mendukung perubahan atau keberhasilan sebuah tim, karena Toyota sangat menekankan kinerja berdasarkan tim yang solid untuk menghasilkan satu produk yang bermutu dan berkualitas.

Ada banyak poin-poin berharga yang bisa dijadikan inspirasi atau pembelajaran tentang pelaksanaan QCC di lingkungan Toyota Indonesia, terutama dalam upaya membangun kompetensi sumber daya manusia, antara lain :

1. QCC secara berkesinambungan akan meningkatkan kapabilitas masing-masing individu, yang pada akhirnya akan menjadikan tim tersebut sebuah tim yang kuat, solid, dan potensial.
2. Membangun dan membentuk pola pikir yang selalu fokus  pada proses untuk menghasilkan produk yang bermutu, inovatif, dan kreatif.
3. Menjadi sarana tepat untuk transfer keahlian dan keterampilan, terutama antar individu dalam tim tersebut, yang pada akhirnya akan membentuk satu tim yang tidak hanya solid tapi juga memiliki produktivitas tinggi.

Sedangkan bagi karyawan itu sendiri, QCC memiliki beragam manfaat, yaitu sebagai sarana yang tepat untuk membangun dan meningkatkan komunikasi, sarana berlatih manajemen dan aktivitas improvement, sarana menjalin hubungan antar manusia, dan sebagai upaya membangun tim kerja yang kuat dan harmonis. Sedemikian banyak manfaat penerapan QCC dalam lingkup perusahaan seperti yang selama ini diberlakukan di lingkungan Toyota, baik secara global terutama di Indonesia, karenanya sangat tepat jika buku "Perubahan Tiada Henti" ini direkomendasikan untuk di baca semua kalangan masyarakat, terutama praktisi manajemen dan pimpinan atau manajemen perusahaaan.

Inspirasi QCC Untuk Meningkatkan Kompetensi Sumber Daya Manusia

Sudah bukan rahasia lagi bahwa menghadapi era MEA (Masyarakat Ekonomi ASEAN) yang sudah didepan mata, Indonesia masih sibuk berkutat dengan masalah peningkatan kualitas sumber daya manusia. Bahkan, dibandingkan negara ASEAN lainnya, kualitas SDM Indonesia terbilang masih cukup tertinggal. Kenyataan ini tentu saja sangat memprihatinkan, apalagi sebentar lagi Indonesia akan menghadapi bonus demografi di mana usia produktif menempati proporsi tertinggi di bandingkan kelompok usia lainnya. Bonus demografi ini jika tidak dimanfaatkan secara maksimal maka akan menimbulkan permasalahan rendahnya kualitas tenaga kerja yang pada akhirnya akan kalah bersaing dengan negara ASEAN lainnya di era di mana MEA sudah efektif mulai bekerja.

Dalam acara peluncuran buku "Perubahan Tiada Henti" lalu juga dihadiri beberapa sekolah yang dijadikan percontohan pelaksanaan QCC dalam rangka bakti Toyota Indonesia untuk ikut serta meningkatkan kompetensi sumber daya manusia di masa depan. Bertajuk program "Kaizen Goes To School" QCC Toyota Indonesia berharap dengan bisa membangun pola pikir serta kualitas generasi muda agar memiliki kompetensi setelah memasuki pasar tenaga kerja. Pihak QCC sadar bahwa di era MEA nanti, kompetensi tenaga kerja sangat dibutuhkan untuk masuk dalam era persaingan dengan tenaga kerja negara lain yang sejak dahulu sudah dikenal berkualitas, seperti Singapura dan Malaysia.

Untuk pelaksanaan QCC ini, dipilih beberapa sekolah diantaranya SMK Al Muslim di Bekasi, yang pada pelaksanaan program tersebut dititik beratkan pada pilar-pilar kemandirian melalui semangat perubahan tiada henti yang dibawa oleh budaya Kaizen, berpadu dengan kearifan budaya lokal Indonesia, yaitu sikap suka menolong, bergotong royong, dan ramah terhadap orang lain. Kemandirian sangat penting untuk di bangun sejak dini, karena berkaitan erat dengan kemampuan untuk menyelesaikan masalah, memahami masalah, dan mencari solusi atas permasalahan tersebut. Kamandirian ini pada akhirnya akan memperkuat lahirnya karakter unggul di kalangan siswa yaitu sikap empati, saling menghargai, mengedepankan fakta atau bukti dengan data yang valid, berorientasi pada proses, melakukan observasi untuk mendapatkan hasil yang akurat, dan mengedepankan sikap untuk lebih mementingkan kepuasan pelanggan.

Atas alasan inilah mengapa dalam laboratorium pertama pelaksanaan QCC di tingkat sekolah, Toyota Indonesia memiliki SMK (Sekolah Menengah Kejuruan), karena SMK memiliki karakteristik yang cukup kuat dalam dunia pendidikan di Indonesia, yaitu menghasilkan tenaga kerja siap pakai untuk berbagai kebutuhan industri dengan keahlian yang spesifik. Namun, tentu saja pada perkembangannya, QCC mengharapkan tidak hanya di tingkat SMK, namun juga program lain terutama di perguruan tinggi, karena dari institusi-institusi inilah akan lahir generasi muda yang akan membangun bangsa Indonesia di masa depan.

Tentu bukan persoalan yang mudah karena dalam perjalanannya QCC kerap menghadapi tantangan dan kesulitan, terutama dalam hal membangun konsistensi guru sebagai perantara untuk mengawasi sekaligus membantu terselenggaranya program QCC di sekolah tersebut. Tapi berkat kerja nyata yang dilakukan secara berkesinambungan dari tim QCC Toyota Indonesia selama bertahun-tahun, dan di mulai dari perubahan yang mungkin sangat kecil pada lingkup siswa itu sendiri, pada akhirnya akan memunculkan suatu perubahan besar untuk menghasilkan sumber daya manusia Indonesia yang kompeten, berkualitas, bermutu, dan mampu menembus ketatnya persaingan di era MEA dan pasar bebas dunia tahun 2020 mendatang.

Dari gambaran yang telah dikemukakan secara panjang lebar di atas menunjukkan betapa buku ini sangat layak dijadikan referensi memperbaiki permasalahan kompetensi sumber daya manusia di Indonesia, bahkan untuk praktisi pendidikan. Tertarik? Anda bisa mendapatkan buku ini di toko buku Gramedia terdekat.

Buku Perubahan Tiada Henti sudah bisa di beli di toko buku Gramedia terdekat (Dok: Pribadi)

Referensi tulisan :

Perubahan Tiada Henti, 25 Tahun Perjalanan QCC Toyota Indonesia, Joice Tauris Santi, Penerbit PT. Kompas Media Nusantara, 2016.

Web