Sifat Sistem Pengendalian Manajemen

assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh, Perkenalkan saya Elfina Oktafiani mahasiswa dari Universitas Yarsi Fakultas Ekonomi dan Bisnis prodi Akuntansi, jadi disini saya akan menulis sebuah rangkuman materi BAB I mengenai Sifat Sistem Pengendalian Manajemen yang diajarkan oleh dosen saya yaitu Dr. Muhammad Akhyar Adnan, MBA., SE., Ak. CA., CRP., CIB. 

Konsep - Konsep Pengendalian 

• Pengendalian 
• Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen:

  1. Pelacak (detector) atau sensor-suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

  2. Penilai (assessor)-suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

  3. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut dengan "umpan balik") yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.

  4. Jaringan komunikasi-perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.

• Manajemen 
• Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama (dalam suatu organisasi bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh tingkatan laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh satu hierarki manajer, dengan chief executive officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit lainnya berada di bawah CEO dalam bagan organisasi. Kompleksitas suatu organisasi menentukan jumlah lapisan dalam hierarki. Seluruh manajer selain CEO merupakan atasan dan bawahan sekaligus; mereka mengawasi kinerja dari orang-orang yang ada di dalam unitnya, dan mereka diawasi oleh manajer kepada siapa mereka melapor.

  CEO (atau, dalam beberapa organisasi, satu tim manajer senior) memutuskan keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut untuk mencapai tujuannya. Tunduk kepada persetujuan CEO, para manajer dari berbagai unit bisnis memformulasikan strategi tambahan yang memungkinkan unit mereka masing-masing untuk memperluas tujuan-tujuan ini. Proses pengendalian manajemen adalah proses di mana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.

  Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana

  Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen yang sama dengan elemen pada sistem pengendalian yang lebih sederhana sebagaimana telah digambarkan sebelumnya: detector, assessor, effector, dan sistem komunikasi. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi; assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan; effector mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan; dan sistem komunikasi memberitahukan kepada para manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana hal tersebut dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan.

• Sistem
  Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas langkah . Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah- yang berirama, terkoordinasi, dan berulang: yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Thermostat dan proses pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem. Proses pengendalian manajemen, sebagaimana yang telah kita ketahui, jauh lebih rumit dan mengandung penilaian (judgmental). Beberapa tindakan manajemen bersifat tidak sistematis. Para manajer pada umumnya menghadapi situasi di mana aturan tidak terdefinisikan dengan baik sehingga harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam memutuskan tindakan apa yang akan diambil. Efektivitas tindakan mereka ditentukan oleh kepiawaian mereka dalam berhadapan dengan orang-orang, dan bukan oleh aturan yang ditentukan. dalam sistem (meskipun sistem mungkin memberikan gambaran umum dari respons wajar). Jika seluruh sistem menjamin tindakan tepat untuk semua situasi, maka yang Sistem manajer manusia mungkin tidak diperlukan lagi.
• Batasan Batasan Pengendalian Manajemen 
• Pengendalian Manajemen merupakan proses yang dapat digunakan untuk mempengaruhi anggota organisasi untuk mengimplementasikan strategi organisasi.

Kegiatan Pengendalian Manajemen 

Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.

• Mengomunikasikan informasi.
• Mengevaluasi informasi.
• Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
• Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana seperti itu didasarkan pada situasi yang dipercaya ada pada saat rencana tersebut diformulasikan. Jika situasi ini telah berubah pada waktu penerapannya, maka tindakan yang ditentukan oleh rencana mungkin tidak lagi sesuai. Sementara thermostat merespons terhadap suhu aktual dalam ruangan, pengendalian manajemen melibatkan antisipasi kondisi masa depan untuk memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai. Jika seorang manajer menemukan pendekatan yang lebih baik-yang lebih mungkin dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi-sistem pengendalian manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan penyimpangan dari anggaran Hidaklah selalu buruk.

Keselarasan Tujuan

Meskipun sistematis, namun proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis Melainkan proses ini meliputi interaksi antarindividu, yang tidak dapat digambarkan dengan cara mekanis. Para manajer memiliki tujuan pribadi dan juga tujuan organisasi Masalah pengendalian utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk bertindak demi pencapaian hujuan pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan (goal congruence) berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi.

Perangkat Penerapan Strategi

Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi.

Perumusan Strategi adalah proses Menentukan tujuan (goals) organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan (goals) tersebut. 

Perbedaan antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen 

Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru sementara pengendalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut. 

Contoh dalam kasus Xerox Corporation (A) 

• Buatlah ringkasan dari sistem pengendalian manajemen di Xerox. Apakah unsur- unsur kunci yang membuat sistem tersebut bekerja?

Jawab : Sistem pengukuran dimulai dari proses perencanaan oleh divisi Bisnis atau divisi Operasi Konsumen mengembangkan rencana tahunan dan jangka panjang, yang kemudian dikonsolidasikan dengan rencana-rencana dari divisi lainnya. Ini adalah praktik bisnis umum dengan peninjauan dan umpan balik berkala.

Manajer umum divisi memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan mengendalikan lingkungan mereka untuk mencapai hasil yang diharapkan. Leadership through quality adalah pendekatan yang digunakan dalam manajemen, mengintegrasikan pengukuran operasional seperti pangsa pasar, kepuasan konsumen, dan statistik kualitas dengan pengukuran keuangan tradisional seperti ROI. Tolok ukur kompetitif digunakan sebagai standar kinerja berkelas dunia.

Unit-unit operasi menetapkan target-target seperti jumlah mesin per jenis mesin, jumlah konsumen per wilayah, ketepatan waktu pengiriman, waktu respons jasa, dan kepuasan konsumen. Pengukuran-pengukuran ini menggabungkan target operasional dan keuangan, menggunakan ROA dan statistik operasional sebagai alat pengukur. Masing-masing unit operasi berusaha memenuhi keinginan konsumen dengan target yang mereka desain.

Manajemen menghubungkan pengukuran pertumbuhan dan keuntungan dengan ekonomi bisnis unit, sementara pengukuran operasional berfokus pada kinerja berdasarkan tolok ukur berkelas dunia. Konsep-konsep terkait kualitas membantu dalam merencanakan dan mengendalikan proses untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Elemen-elemen kunci yang membuat sistem ini bekerja secara efektif adalah:

Sistem Perencanaan

Xerox mengembangkan rencana tahunan dan jangka panjang untuk perusahaan, yang kemudian dikonsolidasikan ke dalam satu rencana tunggal yang memadu operasi perusahaan.

Sistem Pengukuran Kinerja

Xerox menggunakan berbagai metrik untuk mengukur kinerja, termasuk ukuran keuangan dana non-keuangan. metrik ini digunakan untuk mengevaluasi kemajuan perusahaan terhadap tujuannya.

Sistem Penghargaan

Xerox memiliki sistem penghargaan yang terkait dengan kinerja. Karyawan diberi penghargaan atas pencapaian tujuan mereka dan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

Sistem Informasi

Xerox memiliki sistem informasi yang memberikan informasi yang tepat waktu dan akurat kepada para manajer tentang kinerja perusahaan. informasi ini digunakan untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan korektif bila diperlukan.

Sistem Komunikasi

Xerox memiliki sistem komunikasi yang memastikan bahwa informasi dibagikan ke seluruh organisasi. Hal ini membantu memastikan bahwa setiap orang bekerja untuk mencapai tujuan yang sama dan setiap orang mengetahui kemajuan perusahaan.

• Apakah kecenderungan terakhir di Xerox yang Anda lihat berpengaruh terhadap proses pengendalian manajemen?

 Berdasarkan analisa dari kasus Xerox Corporation, menurut kelompok kami kecenderungan terakhir di Xerox yang berpengaruh terhadap proses pengendalian manajemen, yaitu ketika auditor eksternal KPMG menyetujui pemalsuan laporan keuangan Xerox. Sebenarnya Xerox tidak melakukan penjualan fiktif, namun manajemen menggeser waktu pengakuan pendapatan sehingga pelaporannya tidak dilakukan pada waktu yang tepat. Manajemen mengubah cara pengakuan pendapatan dari leasing mesin fotokopi, dengan penjualan diakui pada saat kontrak leasing ditandatangani. Metode yang dilakukan ini tidak tepat jika menggunakan standar akuntansi baku yang mengharuskan pengakuan penjualan secara sebagian-sebagian selama periode kontrak daripada sekaligus saat kontrak ditandatangani. Jadi permasalahan yang dialami Xerox disini adalah mengenai kapan waktu yang tepat untuk mengakui pendapatan, bukan mengenai ada tidaknya pendapatan. Namun, seharusnya KPMG sebagai pihak auditor dapat menjadi media antara masyarakat dengan perusahaan melalui pemberian opini. Akan tetapi KPMG justru memberikan opini dan informasi yang salah pada masyarakat.

• Menurut pendapat Anda, seberapa pentingkah budaya organisasi dan kepribadian individual dalam proses pengendalian di Xerox?

Iya sangat penting, karena budaya organisasi adalah seperangkat nilai, keyakinan, dan norma yang memandu perilaku serta keputusan di dalam perusahaan. Di Xerox, budaya organisasi yang kuat dan konsisten dapat memiliki dampak besar pada pengendalian. Ketika budaya organisasi mendukung integritas, akuntabilitas, dan kinerja yang tinggi, maka para karyawan lebih cenderung patuh terhadap aturan dan prosedur yang ada. bahwa pengendalian internal akan lebih efektif karena ada kepatuhan yang lebih besar terhadap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. Selain itu, budaya yang mendorong inovasi dan perbaikan terus-menerus juga dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pengendalian.

Sedangkan untuk kepribadian individu juga sangat penting karena kepribadian individu memiliki dampak besar pada pengendalian. seperti karakter, integritas, komitmen terhadap etika bisnis, dan gaya kepemimpinan seseorang dapat memengaruhi bagaimana mereka mengimplementasikan prosedur pengendalian dan bagaimana mereka memperlakukan informasi dan aset perusahaan. Pemimpin yang berintegritas tinggi cenderung menjadi contoh yang baik bagi karyawan lainnya, dan hal ini dapat mendorong budaya organisasi yang lebih baik terkait pengendalian.

Jadi, dalam konteks Xerox atau perusahaan lainnya, budaya organisasi yang mendukung pengendalian yang kuat dan kepribadian individu yang menghargai dan mendukung pengendalian adalah faktor yang sangat penting. Keduanya harus berjalan berdampingan untuk mencapai efektivitas pengendalian yang optimal. Selain itu, transparansi, pelatihan, dan pengawasan yang baik juga diperlukan untuk memastikan bahwa budaya organisasi dan kepribadian individu mendukung dan memperkuat sistem pengendalian yang ada.