Seorang Staff Umum dan Logistik menyatakan bahwa
"selama setahun KPU Provinsi Bali sudah cukup untuk melakukan pemusnahan, yang dimana kita melakukan pemilahan, mana surat yang sudah bisa dimusnahkan, mana surat yang belum bisa dimusnahkan. Setelah itu jika ada surat yang ada dimusnahkan, pada saat pemusnahan kita akan mengundang ARDA (Arsip Daeah)"
Pada saat pemusnahan arsip, adalah hal yang wajib untuk mengundang ARDA dan lembaga tersebut yang akan menyaksikan proses pemusnahan arsip.
"Dan arsip yang akan dibawa oleh ARDA nantinya adalah arsip autentik (asli) bukan copyan dan KPU Provinsi Bali akan memegang copyan."
Setelah itu akan disimpan kedalam box yang sudah disediakan kemudain akan diletakkan digudang yang terletak di bawah ruang rapat.
Operasional pengarsipan dilakukan oleh Bagian Umum dan Logistik KPU Provinsi Bali, namun masing-masing divisi tetap melakukan pencatatan arsip kemudian itu silahkan untuk menempatkan arsip di kotak penyimpanan yang sudah disediakan.
Kendala Pada saat Penyusutan Arsip Dinamis di Komisi Pemilihan Umum Provinsi Bali
Permasalahan yang paling sering terjadi di KPU Provinsi Bali adalah penyimpanan arsip yang mudah penuh karena terlalu banyak arsip yang masuk baik arsip masuk maupun arsip keluar, yang beberapa arsip tertata sesuai dengan topik tertentu.
“Misalnya adanya surat pemilu yang masuk dan penyimpanan box sudah penuh dan bingung mau taruh dimana, biasanya terjadi karena kami sering kekurangan dana untuk melakukan penambahan box untuk penyimpanan arsip”
Hal tersebut dinilai bahwa ini bukanlah masalah besar dan tidak akan mempengaruhi kegiatan operasional KPU Provinsi Bali.
Solusi Pengelolaan Arsip Dinamis Sebagai Bahan Informasi yang Autentik di Komisi Pemilihan Umum Provinsi Bali
