Bagi guru, pegawai kantor dan para karyawan yang dekat dengan pekerjaan administrasi, surat menyurat dan file-file dokumen pasti akrab dengan namanya flash Disk dan Disket zaman dulu. Sekarang apa kabarnya. Di kantor modern di mana pekerjaan bisa dibawa ke rumah dan segala urusan bisa dicek lewat alat digital, laptop, internet, link yang tersedia untuk memudahkan melihat dokumen tanpa harus di kantor masih perlukah barang itu?
Pasti masih banyak yang menggunakan flash disk untuk saat ini tetapi penulis sangsi apakah masih ada yang menggunakan disket. Kebanyakan guru, karyawan, orang kantoran akan menyimpan data-data yang memorinya tidaklah besar di disket. Gunanya untuk di bawa ke tempat lain lebih praktis daripada membawa CPU atau laptop yang bikin repot. Flash disk dan disket itu rawan kena virus jadi ketika mencolok flash disk dan disket harus dipindai dahulu, dibersihkan memorinya agar virusnya tidak merusak dan mengacak-acak data.
Disket bentuknya lebih besar, semakin lama disket semakin ditinggalkan diganti dengan alat yang lebih kecil yaitu flash disk. Semakin hari penyimpanan memorinya semakin tinggi tetapi bentuknya semakin mengecil. Sejak munculnya virus covid-19 penggunaan flash disk semakin berkurang. Ketika di kantor-kantor mulai penerapan WFH ( Work From Home ) dan jarang bekerja di kantor (WFO: Work From Office) teknologi flash disk semakin berkurang. Dulu sedikit-sedikit colok flash disk kalau ada pelatihan bersama untuk mengcopy bahan materi, sejak pandemi, percepatan teknologi memungkinkan semua data disimpan di google drive, yang bisa menyimpan data sebanyak-banyaknya. Data itu memungkinkan dibuka siapa saja yang berkepentingan jika dibukakan link hingga pekerjaan apapun dalam urusan administrasi bisa disimpan dalam folder yang berbeda-beda. Folder itu bisa diberi nama dan bisa dicek sewaktu waktu dan dengan gampang dicari dengan mengklik search.
Kantor kantor, guru, sekolah modern mulai menerapkan penyimpanan file lewat link tree, Google side, Moodle, Google form. Bagi perkantoran mereka bisa membayar sejumlah uang ke link semacam google, link tree agar bisa menyimpan data besar untuk seluruh karyawannya. Semua data rahasia dan data penting tersimpan, ada data private yang hanya bisa diakses oleh orang tertentu tentu dari bagian adminnya, atau data yang bisa dibuka dengan meng add orang lewat link terbuka di mana semua orang terutama semua data nama-nama email yang sudah dimasukkan. Ada yang diprivate ada yang dianggap semua anggota adalah editor, Â atau owner.
Anggota yang sudah didaftar emailnya bisa mengirimkan data administrasi, gambar-gambar, foto-foto yang akan tersimpan dalam folder khusus, jadi penggunaan flash disk hampir jarang digunakan lagi. Kecanggihan penyimpanan data membuat disket dan flash disk mulai menghilang di pasaran. Penggunaan kertas pun mulai jarang digunakan, sebab semua surat-menyurat, tanda tangan dan pengiriman informasi sudah lewat mesin elektronik. Undangan seminar, undangan rapat tidak harus dengan surat kertas namun bisa dikirimkan lewat email, WhatShap, telegram. Canggih bukan. Lalu apakah tidak ada kelemahan penyimpanan data lewat drive dan link tree tersebut selain sisi positifnya?
Sebelum membahas sisi negatifnya berikut fakta positifnya penggunaan cloud server di drive.
Sinkronisasi Mudah dilakukan
Salah satu kelebihan Google Drive adalah sinkronisasi yang mudah dilakukan. Hanya dengan masuk akun Google maka pengguna pemilik akun google bisa menikmati fasilitas Google drive, seperti G form, G Meet, Google Side, Jamboard dsb.
Jumlah Memori besar
Jumlah memori di Google Drive cukup besar sehingga bisa mengirim data dengan memori yang besar, apalagi kalau langganan dan menjadi anggota premium bisa menyimpan data lebih dari lebih dari 15 Giga Bite sampai berapa tera, tergantung harga premium dan kebutuhan kantor atau pribadi.
Kebetulan di kantor saya saat ini setiap guru dan karyawan sudah mempunyai akun email khusus. Segala penyimpanan data sudah dikondisikan dalam folder drive dari Google drive premium perusahaaan. Maka segala penyimpanan data menyangkut data-data adminstrasi karyawan, segala broadcast perusahaan, informasi penting sudah tercover dalam data yang memorinya amat besar.
Kecepatan menyimpanan yang terhubung lewat link memungkinkan setiap karyawan, guru bisa dengan cepat menyimpan  tugas- tugasnya yang bisa dicek bersama.
Bisa Menyimpan file dengan Banyak format
Keuntungan penyimpanan di Google Drive  adalah bisa menyimpan file dengan banyak format baik dokumen, foto, vdeo, suara bahkan file koding. Tentu berkat penyimpanan file dengan banyak format memungkinkan banyak data tersimpan dalam satu alat.
Hosting Website
Keuntungan lain bisa digunakan sebagai hosting Website. Jenis Cloud computing di dunia biasanya dikenakan tariff, namun di google drive kita bisa menggunakan secara gratis. Hal ini bisa membantu developer untuk hosting hasil koding, luar biasa bukan.
Mudah Membagi File
Sisi positif lainnya adalah memudahkan membagikan file dengan mudah.
Dengan mengirimkan tautan kita dapat mengundang orang plihan  atau hanya orang tertentu  dapat melihat dan mengedit file milik kita.
Bisa Membackup Data
Selain membagikan tautan Google drive juga bisa untuk membackup data. Data data dari smartphone bisa disimpan di google drive tanpa harus disimpan di memori internal smartphone yang membuat berat.
Kalau menyimpan data di flash disk atau disket keamanan kurang terjamin, sebab jika kena virus bisa saja datanya terhapus atau terformat, jika terkena virus maka datanya akan rusak dan tidak terbaca. Sangat menguntungkan menyimpan data di google drive karena keamanannya cukup terjamin.
Kekurangan Google Drive
Ketergantungan Pada Internet
Namun di samping kekurangan ada beberapa kelemahan penyimpanan di google drive yang utama adalah bila ingin melihat data harus mempunyai jaringan internet yang kuat, selain tergantung pada internet back up data di PC belum optimal. Untuk saat ini back up pada saat off line baru file foto dan video saja, sedangkan untuk membackup data dan file-file sejenisnya belum bisa dilakukan.
Kemajuan memungkinkan hidup semakin praktis, namun ketergantungan pada internet semakin tinggi, jika jaringan internet bermasalah maka banyak hambatan menyangkut penyimpanan data dan upaya efektif bekerja. Maka untuk pekerjaan saat ini internet sangat penting peranannya untuk menggerakkan proses kerja perusahaan atau kantor lembaga pendidikan.
Teknologi bagaimanapun punya kelebihan dan kekurangannya. Semoga informasi yang dihimpun dari berbagai sumber ini berguna. Dulu disket dan flash disk itu begitu familiar, namun seiring canggihnya teknologi semakin canggih  berbagai alat bantu semakin terpinggirkan, flash disk dan disket mungkin bisa disimpan sebagai barang bersejarah yang bisa diceritakan pada anak cucu tentang proses dan pengenalan tahap-tahap teknologi yang tercatat sejarah. Entah besok apalagi terobosan teknologi yang akan berdampak pada alat-alat masa kini yang akan terdegradasi di masa yang akan datang.
