Bagi guru, pegawai kantor dan para karyawan yang dekat dengan pekerjaan administrasi, surat menyurat dan file-file dokumen pasti akrab dengan namanya flash Disk dan Disket zaman dulu. Sekarang apa kabarnya. Di kantor modern di mana pekerjaan bisa dibawa ke rumah dan segala urusan bisa dicek lewat alat digital, laptop, internet, link yang tersedia untuk memudahkan melihat dokumen tanpa harus di kantor masih perlukah barang itu?
Pasti masih banyak yang menggunakan flash disk untuk saat ini tetapi penulis sangsi apakah masih ada yang menggunakan disket. Kebanyakan guru, karyawan, orang kantoran akan menyimpan data-data yang memorinya tidaklah besar di disket. Gunanya untuk di bawa ke tempat lain lebih praktis daripada membawa CPU atau laptop yang bikin repot. Flash disk dan disket itu rawan kena virus jadi ketika mencolok flash disk dan disket harus dipindai dahulu, dibersihkan memorinya agar virusnya tidak merusak dan mengacak-acak data.
Disket bentuknya lebih besar, semakin lama disket semakin ditinggalkan diganti dengan alat yang lebih kecil yaitu flash disk. Semakin hari penyimpanan memorinya semakin tinggi tetapi bentuknya semakin mengecil. Sejak munculnya virus covid-19 penggunaan flash disk semakin berkurang. Ketika di kantor-kantor mulai penerapan WFH ( Work From Home ) dan jarang bekerja di kantor (WFO: Work From Office) teknologi flash disk semakin berkurang. Dulu sedikit-sedikit colok flash disk kalau ada pelatihan bersama untuk mengcopy bahan materi, sejak pandemi, percepatan teknologi memungkinkan semua data disimpan di google drive, yang bisa menyimpan data sebanyak-banyaknya. Data itu memungkinkan dibuka siapa saja yang berkepentingan jika dibukakan link hingga pekerjaan apapun dalam urusan administrasi bisa disimpan dalam folder yang berbeda-beda. Folder itu bisa diberi nama dan bisa dicek sewaktu waktu dan dengan gampang dicari dengan mengklik search.
Kantor kantor, guru, sekolah modern mulai menerapkan penyimpanan file lewat link tree, Google side, Moodle, Google form. Bagi perkantoran mereka bisa membayar sejumlah uang ke link semacam google, link tree agar bisa menyimpan data besar untuk seluruh karyawannya. Semua data rahasia dan data penting tersimpan, ada data private yang hanya bisa diakses oleh orang tertentu tentu dari bagian adminnya, atau data yang bisa dibuka dengan meng add orang lewat link terbuka di mana semua orang terutama semua data nama-nama email yang sudah dimasukkan. Ada yang diprivate ada yang dianggap semua anggota adalah editor, Â atau owner.
Anggota yang sudah didaftar emailnya bisa mengirimkan data administrasi, gambar-gambar, foto-foto yang akan tersimpan dalam folder khusus, jadi penggunaan flash disk hampir jarang digunakan lagi. Kecanggihan penyimpanan data membuat disket dan flash disk mulai menghilang di pasaran. Penggunaan kertas pun mulai jarang digunakan, sebab semua surat-menyurat, tanda tangan dan pengiriman informasi sudah lewat mesin elektronik. Undangan seminar, undangan rapat tidak harus dengan surat kertas namun bisa dikirimkan lewat email, WhatShap, telegram. Canggih bukan. Lalu apakah tidak ada kelemahan penyimpanan data lewat drive dan link tree tersebut selain sisi positifnya?
Sebelum membahas sisi negatifnya berikut fakta positifnya penggunaan cloud server di drive.
Sinkronisasi Mudah dilakukan
Salah satu kelebihan Google Drive adalah sinkronisasi yang mudah dilakukan. Hanya dengan masuk akun Google maka pengguna pemilik akun google bisa menikmati fasilitas Google drive, seperti G form, G Meet, Google Side, Jamboard dsb.
Jumlah Memori besar
Jumlah memori di Google Drive cukup besar sehingga bisa mengirim data dengan memori yang besar, apalagi kalau langganan dan menjadi anggota premium bisa menyimpan data lebih dari lebih dari 15 Giga Bite sampai berapa tera, tergantung harga premium dan kebutuhan kantor atau pribadi.
Kebetulan di kantor saya saat ini setiap guru dan karyawan sudah mempunyai akun email khusus. Segala penyimpanan data sudah dikondisikan dalam folder drive dari Google drive premium perusahaaan. Maka segala penyimpanan data menyangkut data-data adminstrasi karyawan, segala broadcast perusahaan, informasi penting sudah tercover dalam data yang memorinya amat besar.
Kecepatan menyimpanan yang terhubung lewat link memungkinkan setiap karyawan, guru bisa dengan cepat menyimpan  tugas- tugasnya yang bisa dicek bersama.
Bisa Menyimpan file dengan Banyak format
