Kedudukan Surat Perintah bagi Pembimbing Kemasyarakatan

Pada umumnya penyelenggaraan pemerintahan di Indonesia berdasarkan pada kebijakan yang telah diprogramkan baik yang ada ditingkat pusat maupun daerah.  Pelaksana program adalah aparatur atau pihak lain yang diberikan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kedinasan. 

Bentuk konkrit wewenang yang diperoleh seperti surat keputusan, nota dinas, surat tugas, surat perintah atau nama lainnya sesuai dengan format di instansi masing-masing.

Masyarakat saat ini dapat dengan mudah mengawasi kegiatan aparatur pemerintah melalui pengamatan langsung, berita atau media sosial. Melalui perangkat telepon seluler (ponsel) yang dimiliki masyarakat, kinerja aparatur pemerintah bisa bernasib baik atau buruk. Misalkan saja informasi terkait aparatur yang berada diluar kantor pada saat jam kerja lalu dituduh bolos bekerja. Keadaan tersebut harus di sanggah dengan didukung fakta yang sesungguhnya.

Cara menjawabnya tidak lain menerangkan bahwa saat itu aparatur sedang dinas diluar kantor yang telah mendapatkan izin dari pimpinan. Argumen tersebut harus diperkuat dengan surat kedinasan. Hal tersebut sebagai upaya bagi dirinya (aparatur) terbebas dari stigma sosial yang berpotensi merugikan dirinya atau merugikan instusinya. Yang perlu dimaklumi bahwa tidak setiap masyarakat paham dengan tugas pemerintahan, adakalanya informasi liar hadir yang tujuannya menjelekan pemerintah dimata masyarakat.     

Aturan Surat Perintah 

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan-RB) nomor : 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah yang mengikat pada semua kementerian/lembaga.  Disebutkan bahwa surat perintah adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat lain yang diperintah yang memuat apa yang harus dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas tertentu.

Susunan surat tugas terdiri dari kepala yaitu kop surat yang ditandatangani oleh pejabat selain menteri menggunakan logo pengayoman dengan nama lembaga ditulis dengan menggunakan huruf kapital secara simteris. Kata surat perintah yang ditulis menggunakan huruf kapital secara sistematis dan nomor yang berada dibawah tulisan surat perintah.     

Batang tubuh surat perintah terdiri dari Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan.

Bagi kaki surat perintah ditempatkan sebelah kanan bawah yang terdiri dari (a) tempat dan tanggal surat perintah, (b) nama jabatan pejabat yang menandatangani , yang ditulis dengan huruf awal kata dan diakhiri dengan tanda baca koma, (c) tanda tangan pejabat yang memerintahkan, (d) nama pejabat yang menandatangani surat perintah yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata tanpa mencamtumkan gelar dan (e) cap dinas.

Distribusi dan tembusan surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapatkan perintah dan tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait. Hal yang perlu diperhatikan bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. Jika perintah merupakan tugas kolektif daftar pegawai yang ditugasi dimasukan kedalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama pangkat, NIP, jabatan dan keterangan. Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat telah selesai dilaksanakan. 

Contoh 6b format surat perintah yang ditandatangani oleh non/pejabat negara (contoh dari atas kebawah). (a) logo dan nama instansi yag telah dicetak, (b) nama jabatan yang menandatangani, (c) memuat peraturan/dasar ditetapkan surat perintah, (d) daftar pejabat yang menerima perintah, (e) membuat subtansi arahan yang diperintahkan, (f)  kota sesuai alamat instansi dan tangal penandatangan dan (g) nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital.  

Penulis yang berkedudukan sebagai Pembimbing Kemasyarakatan (PK) memiliki tugas dan fungsi (1) melaksanakan penelitian kemasyarakatan, (2) melaksanakan pendampingan, (3) melaksanakan pembimbingan, (4) melaksanakan pengawasan dan (5) melaksanakan sidang tim pengamat pemasyarakatan. Sebelum melakukan tugas tersebut harus diawali dengan perintah atasan yang diawali dengan disposisi (distribusi) tugas lalu diteruskan dengan surat perintah.

Kepala Bapas atau pejabat administrasi lainnya (pimpinan) mengeluarkan surat perintah dan surat perintah perjalanan dinas  (SPPD) yang masa lama berlakunya tidak lebih dari satu hari. Pimpinan berhak tidak mengeluarkan surat perintah kepada PK sesuai dengan kehendak objektifitas mereka. Setelah menerima surat perintah penulis melakukan perencanaan pekerjaan. Jika dirasa telah siap bekerja, penulis melakukan perjalanan dinas ke tempat yang dituju.   

Adakalanya penulis risih pada saat mendatangi rumah mantan bandar narkoba dalam rangka pengawasan/pembimbingan klien yang sedang menjalani program integrasi (Pembebasan Bersyarat/Cuti Bersyarat/Cuti Menjelang Bebas) . Yang ditakutkan ada penggerebekan  oleh kepolisian terhadap rumah klien (baca : penangkapan), lalu penulis takut ikut disangka jaringan Klien  karena penulis sedang berada dilokasi.  Penulis meyakini surat perintah yang penulis bawa memiliki dasar hukum yang kuat sehingga penulis dalam posisi kuat.

Penulis juga menunjukan surat perintah kepada aparatur pemerintah setempat sambil menjelaskan kegiatan yang sedang penulis kerjakan. Hal itu sangat penting dilakukan oleh karena sebagai orang yang sedang berkunjung ke suatu tempat mesti mengenalkan dirinya dan maksud tujuan tugasnya. Tidak sedikit surat perintah tersebut harus ditinggalkan di Kantor Desa/Kelurahan sebagai arsip mereka atas kedatangan penulis. Penulis menghargai dengan sikap tersebut dan berharap mereka turut serta dalam membantu kehidupan Klien.

 Dalam hal kegiatan kedinasan lainnya seperti mengikuti rapat, penulis dibekali surat perintah oleh atasan. Pihak penyelenggara juga meminta surat tersebut untuk meyakinkan bahwa penulis sebagai utusan yang syah. Salah satu bukti pertanggungjawaban penggunaan anggaran kegiatan rapat adanya surat perintah dan bukti lainnya sesuai dengan aturan.

Setiap akhir semester atau akhir tahun penulis mengusulkan Daftar Usulan Penilaian Angka Kredit (DUPAK) kepada Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Banten yang dilampiri dengan salinan bukti kerja. Surat perintah masuk dalam dokumen tersebut yangmerupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Bukti kerja penulis pernah tidak dinilai oleh karena tidak ada surat perintah.

Pada setiap akhir bulan, surat tugas dan SPPD dikumpulkan kepada pengelola keuangan untuk selanjutnya diperiksa dan dihitung penggantian uang tugas lapangan (baca : uang jalan) dari negara kepada PK. Tidak semua surat tersebut dapat dikonfersikan dengan uang oleh karena tergantung ketersediaan anggaran. (selesai)