Tingkat kemajuan suatu peradaban dapat diketahui dari pemeliharaan dan pelestarian arsip di wilayah tersebut. Maka dari  itu, penting sekali untuk menjaga kualitas arsip agar tetap bisa lestari. Namun, perlu diketahui bahwa memelihara dan melestarikan arsip tidak semudah yang dibayangkan banyak orang.
Diperlukan suatu penanganan yang tepat dan sesuai prosedur agar arsip berkaitan dengan hal tersebut, maka tidak semua orang bisa diberi wewenang untuk menjaga dan melestarikan arsip. Harus ada tenaga kerja khusus yang memiliki ketrampilan dan keahlian yang mumpuni untuk mengelola arsip dengan baik.
Arsiparis merupakan sebuah profesi yang bertugas untuk melakukan pengelolaan arsip. Arsiparis memiliki tanggung jawab besar terhadap proses pengarsipan. Sehingga, segala dokumen yang berkaitan dengan perusahaan atau organisasi dapat lebih terawat dan tidak kehilangan fungsinya.
Selain itu, arsiparis juga memiliki andil besar dalam meningkatkan eksistensi dari perusahaan atau lembaga. Apalagi dengan memasuki era digitalisasi dan informasi di masa kini, maka arsiparis dapat memaksimalkan perannya sebagai mediator atau penyalur informasi. Sehingga, proses kegiatan administrasi dapat lebih lancar.
Profesi Arsiparis
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Arsiparis merupakan tenaga kerja yang mempunyai serangkaian kompetensi di bidang kearsipan yang didapatkan melalui pendidikan formal, non formal atau pelatihan di bidang kearsipan dan mempunyai tugas, fungsi dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Sedangkan menurut Permen PAN No. PER/3/M.PAN/3/2009, arsiparis merupakan jabatan yang memiliki tugas, ruang lingkup, wewenang dan tanggung jawab untuk mengelola arsip dan membina kegiatan kearsipan oleh Pegawai Negeri Sipil yang memiliki hak dan kewajiban yang diberikan oleh pejabat yang berwenang.
Menurut Ardyawin, arsiparis perlu memiliki beberapa kompetensi yang meliputi; aspek sikap, pengetahuan dan ketrampilan. Aspek sikap yang dimaksud di sini yaitu tentang bagaimana seorang arsiparis mampu bersikap profesional dan kompeten dalam menjalankan tugas-tugasnya. Arsiparis perlu bersikap baik, sopan dan ramah terhadap setiap orang yang datang kepadanya untuk mencari sumber-sumber informasi.
Lalu, untuk aspek pengetahuan, hendaknya arsiparis tidak hanya menguasai ilmu kearsipan, tetapi juga pengetahuan lain yang mendukung kinerjanya dalam mengelola arsip. Misalnya, jika anda bekerja sebagai arsiparis di rumah sakit, maka hendaknya anda perlu memiliki pengetahuan yang lebih tentang dunia kesehatan. Atau jika anda menjadi arsiparis di suatu perusahaan, maka anda perlu mempelajari seluk beluk perusahaan tersebut.
Terakhir, untuk aspek ketrampilan, hendaknya anda perlu melakukan pekerjaan, pengelolaan, dan pengantisipasian terhadap berbagai kemungkinan yang bisa saja terjadi. Oleh karena itu, penting sekali untuk memiliki seperangkat ketrampilan dalam beradaptasi, bersosialisasi, pemberdayaan dan lain-lain.
Pengelolaan dan pembinaan kearsipan oleh arsiparis diatur dalam pasal 151 ayat (2) PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009, meliputi:
1. Mengakomodir agar arsip dapat tercipta dari kegiatan yang dilaksanakan oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakat, dan perusahaan.
2. Mengola ketersediaan arsip otentik sebagai alat bukti yang sah.
3. Memastikan terwujudnya pengelolaan arsip yang tepat dan pemanfaatannya yang sesuai dengan aturan perundang-undangan.
4. Memelihara keselamatan arsip.
5. Memelihara kelangsungan aset nasional dalam berbagai bidang.
6. Menyediakan sumber-sumber informasi yang diperlukan guna memaksimalkan mutu layanan publik.
Arsiparis juga memiliki kesempatan besar untuk melakukan penelitian dan pengkajian demi mengembangkan ketrampilan dan keahlian profesinya. Kegiatan penelitian dapat berupa pembuatan karya tulis ilmiah yang tujuan pembuatannya yaitu untuk menemukan inovasi dan peningkatan mutu atau kualitas terhadap kinerjanya.
Kedudukan Arsiparis di Lingkup Instansi atau Perusahaan
Arsiparis memang suatu profesi yang telah diakui keberadaan dan perannya di dalam Undang-Undang. Meskipun demikian, eksistensi arsiparis masih sering diragukan oleh berbagai pihak, bahkan dalam lingkungan instansi itu sendiri. Oleh karenanya, penting sekali bagi arsiparis untuk melakukan beberapa cara agar profesinya dapat semakin diakui dan dihargai oleh profesi lain.
Menurut Effendi, beberapa langkah yang bisa dilakukan oleh arsiparis untuk memaksimalkan peran melalui personal brandingnya yakni sebagai berikut:
1. Berpikir Positif
Terkadang, arsiparis mengalami suatu kendala ketika melakukan pekerjaan di lapangan. Ketika mengalami suatu masalah atau hambatan, hendaknya arsiparis perlu berpikir positif agar dapat mencari jalan keluar. Dengan berpikir positif, maka segalanya akan menjadi lebih mudah dilakukan.
Membangun sikap yang baik dan simpatik
Sebagai arsiparis profesional, penting sekali untuk bersikap baik kepada semua pihak di lingkungan kerja. Apalagi, ketika memberi pelayanan kepada pegawai lain yang membutuhkan sumber-sumber informasi. Maka, seorang arsiparis perlu bersikap simpatik dan memahami kebutuhan pengguna.
mengikuti kegiatan yang berkaitan dengan profesinya
Meskipun sudah memiliki posisi yang strategis dalam lingkup instansi atau perusahaan, seorang arsiparis tetap harus memperkaya wawasannya melalui kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan profesinya. Misalnya, dengan mengikuti kegiatan workshop, pelatihan, seminar, bedah buku, wisata edukasi dan lain sebagainya.
2. meningkatkan motivasi
Pada dasarnya, setiap profesi perlu meningkatkan motivasinya dalam bekerja. Motivasi dapat memberikan semangat tersendiri dalam melakukan pekerjaan di bidang kearsipan setiap harinya. Oleh karena itu, seorang arsiparis perlu meningkatkan motivasinya supaya bisa bekerja secara maksimal.
3. sharing ilmu kepada sesama arsiparis atau orang lain
Arsiparis juga perlu mengembangkan kompetensinya dengan cara melakukan sharing kepada sesame arsiparis atau profesi lain. Hal ini berguna untuk saling bertukar pikiran dan pendapat terkait suatu hal tertentu. Selain itu, dengan melakukan sharing ilmu kepada orang lain, maka hal ini berpotensi untuk memperluas wawasan arsiparis.
4. berkarya
Sudah kodratnya, sebagai makluk yang berakal, manusia perlu menciptakan suatu karya. Berkarya merupakan sebuah proses mengolah kreatifitas, pikiran dan perasaan untuk menciptakan suatu produk atau karya tertentu. Jika dalam lingkup kearsipan, maka arsiparis bisa berkarya melalui karya tulis yang dapat semakin memperkaya sumber-sumber informasi atau ilmu pengetahuan.
5. berprestasi
Selain berkarya, seorang arsiparis juga perlu menjadi orang yang berprestasi. Ada banyak jalan yang bisa dilakukan untuk menjadi arsiparis berprestasi. Misalnya, dengan mengikuti suatu lomba karya tulis, lomba vlog, dan berbagai lomba lain yang masih berhubungan dengan dunia kearsipan.
Meskipun demikian, tidak menutup kemungkinan bagi anda yang memiliki passion atau kemampuan lain di luar bidang kearsipan untuk mengikuti kompetensi yang anda kuasai. Misal, jika anda ahli dalam hal fotografi, anda bisa mengikuti lomba fotografi.
Dengan menjadi arsiparis berprestasi, maka profesi arsiparis tidak akan lagi dipandang sebelah mata dan dinilai sebagai profesi yang tidak penting. Sebab, dengan berprestasi, anda telah menunjukkan bahwa arsiparis juga mampu berkembang dan menjadi profesi yang terdepan dalam meningkatkan kualitas instansi atau perusahaan.
Demikianlah pembahasan mengenai peran arsiparis dalam meningkatkan mutu dan kualitas instansi atau perusahaan. Semoga pembahasan pada kali ini dapat semakin memperkaya khasanah intelektual anda mengenai dunia kearsipan.
