Manajemen Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas

1.  Persiapkan sebelumnya.

Pada sore atau malam hari buat daftar tugas atau pekerjaan yang akan kita lakukan esok hari.  Latihan terbaik adalah merencanakan seluruh hari berikutnya sebagai hal terakhir yang kita lakukan sebelum pulang kerja atau sebelum pergi tidur. 

Ketika kita merencanakan hari pada malam sebelumnya, alam bawah sadar kita mengerjakan rencana dan tujuan ketika kita tidur. Seringkali ketika bangun di pagi hari, langsung muncul ide dan wawasan yang dapat diterapkan pada rencana tugas atau pekerjaan pada hari itu.

Manfaat utama mempersiapkan daftar harian pada malam sebelumnya adalah latihan ini membuat tidur lebih nyenyak. Alasan utama terjadinya insomnia adalah ketika kita berbaring sambil berusaha untuk tetap mengingat semua hal yang harus dilakukan keesokan harinya. 

Karena itu, setelah kiya menuliskan atau mencatat apa yang akan dilakukan esok hari, maka kita bisa menjernihkan pikiran dan memungkinkan untuk tidur nyenyak. Cara ini akan membantu kita meningkatkan produktivitas sepanjang hari kerja berikutnya.

2.  Jadwalkan waktu kita

Berkaitan dengan tips nomor 1, kita mencatat apa yang akan kita kerjakan untuk hari esok, maka baiknya kita buat jadwal untuk apa yang kita kerjakan lebih dulu daripada yang lain. Penjadwalan bisa dilakuakn secara detail sampai ke jumlah jam yang akan dipakai atau yang sifatnya skala prioritas, tergantung dari kebutuhan kita. 

Penjadwalan juga bisa berjangka lebih panjang dari satu hari, bisa minggu, bulan, tiga bulan ke depan, tahun depan dan seterusnya. Kemampuan kita menjadwalkan kegiatan baik jangka pendek, menengah dan panjang menguatkan rasa kendali kita terhadap tugas dan hal itu akan membantu meningkatkan produktivitas kita, hari ini, esok, minggu depan dan rentang waktu yang lebih panjang.

3.  Mulai dari Awal

Untuk meningkatkan produktivitas, mulailah hari kita lebih awal. Semakin banyak waktu yang diluangkan untuk duduk, berpikir, dan membuat rencana, kita akan semakin terorganisir dalam setiap bidang kehidupan kita.

Banyak orang sukses muncul pada jam 5 pagi atau 05.30. sehingga mereka memiliki cukup waktu untuk berpikir dan merencanakan hari yang akan datang. Hasilnya, mereka selalu lebih efektif dibandingkan mereka yang tidur larut malam.

Bagi muslim, tidaklah sulit untuk bangun pagi, karena terbiasa menjalankan shalat shubuh pada waktu sebelum matari terbit. Modal awal yang kuat adalah bangun pagi dengan udara yang masih bersih dan memiliki kejelasan rencana hari itu.

4.  Kecakapan Organisasi

Ini saran yang tidak biasa, tapi punya dampak positif jika kita mau melakukannya. Buat program untuk meningkatkan kecakapan organisasi kita dengan menggunakan sistem pengarsipan yang umum baik di rumah maupun di tempat kerja. Menurut survey, 30 persen waktu kerja saat ini dihabiskan untuk menemukan barang yang salah letak. Biasanya inu adalah barang atau data yang hilang karena tidak diarsipkan dengan benar.

Aspek lainnya juga adalah penyimpanan data yang ada dan melakukan back up baik data maupun informasi yang menggunakan sistem baku, misalnya pengelompokkan data berdasarkan alfabet. Hal ini terkesan sederhana, namun jika dilakukan akan sangat membantu dan jika tidak dilakukan akan banyak kejadian yang membuat frustrasi dan berdampak negatif terhadap produktivitas.

5. Tingkat Aktivitas Positif/Produktif pada Waktu Terbaik kita

Ada yang menyebut Waktu Terbaik dengan Prime Time yaitu waktu di mana kita paling waspada, paling kreatif dan paling fokus dalam mengerjakan suatu tugas atau pekerjaan. Hal-hal sangat penting sangat penting untuk dilakukan pada waktu terbaik kita.

Waktu terbaik adalah waktu berdasarkan jam tubuh kita. Waktu Terbaik kebanyakan orang adalah di pagi hari, termasuk penulis. Namun bagi teman penulis waktu bersekolah di negerinya Lady Di adanya pada malam hari. Dia menyampaikan bahwa waktu dini hari adalah waktu terbaiknya membaca, belajar dan menulis.

Kita perlu mengidentifikasi waktu terbaik kita di mana kita berada pada kondisi terbaik. Waktu terbaik tersebut ada rentangnya, misalnya pagi hari sampai sekitar jam 10. Setelah itu adalah waktu yang biasa-biasa saja buat kita.

Dengan mengetahui waktu terbaik kita, kita pilih waktu tersebut untuk mengelola hal-hal yang teramat penting agar hasilnya optimal. Tentu waktu terbaik juga perlu ditopang oleh kondisi kesehatan kita yang prima. Jadi tentukan waktu terbaik dan lakukan kegiatan utama pada rentang Waktu TRerbaik tersebut.

6.  Mengendalikan Waktu Perjalanan

Pengelolaan waktu yang tepat untuk suatu perjalanan terkait pekerjaan memberikan dampak positif terhadap produktivitas. Jika kita mengukur benar-benar berapa lama perjalanan yang diperlukan untuk suatu tugas, maka kita bisa memperkirakan kapan kita bersiap-siap dan kapan memulai perjalanan. 

Kita mesti pertimbangkan faktor-faktor penghambat perjalanan dan membuat antisipasi untuk hal itu. Kuncinya adalah, lebih baik kita menunggu sebelum pintu dibuka, ketimbang kita tergesa di jalan dengan cemas karena khawatir terlambat. Perjalanan ini bisa perjalanan udara, darat dan laut juga. Kendalikan waktu, bukan kita dikendalikan oleh waktu.

Kesimpulan

Pada dasarnya ini adalah soal bagaimana kita bekerja dengan lebih cerdas dan bukannya lebih berat. Dengan menyadari bahwa dengan pengaturan waktu akan membuat kita lebih terfokus, maka konsekuensinya kita akan semakin produktif. Rasio antara Output dan Input akan menghasilkan produktivitas. Jika output kita bisa meningkat sementara input yang menopangnya tetap atau meningkat sedikit, maka itu berarti lebih produktif. 

Dengan pengaturan waktu yang cerdik, maka akan didapatkan kesempatan untuk melaksanakan tugas sendiri atau tugas kantor dengan terfokus. Gunakan waktu terbaik sebagai modal utama untuk menyelesaikan tugas-tugas yang memerlukan kesiapan diri dan tentu dengan hasil terbaik. Salam