Salah satu tugas yang penting untuk posisi seorang GA Officer adalah seorang koordinator keamanan di internal perusahaan. ia harus mampu menjalin komunikasi yang baik dan membangun, dengan pihak keamanan di internal perusahaan maupun lingkungan keamanan di sekitar perusahaan. Sehingga tidak heran, jika seorang GA Officer harus mampu berkoordinasi dengan pihak apatur kepolisian setempat maupun dengan apatur lainnya.
Hal ini untuk mengetahui perkembangan keamanan dan ketertiban yang ada di lingkungan sekitar perusahaan. Dan harus mampu mengkominukasikan informasi keamanan tersebut, ke petugas internal di perusahaan. Jika terjadi permasalahan yang terjadi di internal perusahaan, GA Officer harus mampu berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait, baik di internal perusahaan maupun aparatur setempat.
- Pengadaan dan distribusi Office Supply (ATK)
Perencanaan pengadaan dan distribusi ATK adalah salah scoup pekerjaan yang harus di handle seorang GA Officer. pekerjaan ini meliputi perencanaan ATK yang akan dibeli, Stock Opname dan distribusi semua ATK yang telah dibeli ke pihak-pihak terkait yang membutuhkan.
Penulis menyarankan GA Officer berkewajiban mengajukan material request material ATK yang akan direncanakan untuk dibeli dan mengajukan approval MR tersebut kepada manajemen, sesuai dengan struktur organisasi perusahaan yang berlaku. dan apabila proses approval sudah diselesai, maka GA Officer berkewajiban menyerahkan MR tersebut kepada procurement, atau unit purchasing, untuk dilakukan proses lebih lanjut. penulis dalam hal ini, menyarankan agar, proses pembelian diserahkan sepenuhnya oleh departemen procurement.
Jika material ATK sudah diterima site, maka proses distribusi wajib dilakukan sesegera mungkin. hal ini dilakukan agar, kebutuhan ATK yang dibeli, dapat segera dapat gunakan oleh pihak user/terkait. agar material tersebut dapat digunakan semaksimal mungkin, untuk kebutuhan operasional administrative di internal perusahaan.
- Menjalin dan menjaga hubungan baik pihak eksternal (stakeholder) di lingkungan perusahaan.
Koordinasi dan manajerial skill memang sangat diperlukan, untuk tugas seperti ini. scoup pekerjaan yang menuntut bukan hanya pihak internal perusahaan akan tetapi pihak eksternal, menuntut seni komunikasi yang baik dari seorang GA Officer. misalnya kepengurusan perizinan diperlukan hubungan industrial yang baik GA Officer dengan pihak-pihak terkait di eksternal perusahaan, ini untuk menjaga hubungan yang terjalin selama ini.
- Pembayaran perpajakan seperti tagihan telepon, penerangan jalan, pajak Genset, Wifi dan lain sebagainya.
Pekerjaan ini memang cukup teknis, adapun masalah pembayaran tagihan-tagihan/kewajiban perusahaan, yang harus dilakukan harus dilakukan tepat pada waktunya. maka dari itu, harus dilakukan pengontrolan oleh GA Officer oleh GA officer sebagai leader dalam pengontrolan tersebut. perihal payment kewajiban sendiri, saat ini sudah banyak loket-loket yang melayani pembayaran secara online maupun bank yang menjadi mitra pembayaran segala macam kewajiban perusahaan, sehingga record dan tressury semakin valid.
- Duta bagi perusahaan dalam kegiatan charity atau CSR Perusahaan
Bagi masyarakat sekitar di sekitar perusahaan, penting pula mengetahui program-program yang akan dijalankan sebuah perusahaan, dalam rangka tanggung-jawab sosialnya, terhadap masyarakat sekitar. seperti contoh jika terdapat perusahaan di sebuah wilayah desa, maka masyarakat dapat menanyakan hal tersebut, ke pihak GA Unit dalam sebuah organisasi bisnis, perihal gambaran program yang sedang atau akan dilakukan perusahaan. atau bisa juga pihak GA Officer, mengkomunikasikan sebuah program tertentu, kepada warga masyarakat, dimaksudkan masyarakat mendukung penuh dan ikut aktif berpartisipasi dalam kehidupan tersebut.
Program-program CSR atau charity yang dilakukan perusahaan, tentu harus sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan dari masyarakat setempat. misalnya saja dalam masa pandemi covid-19, program pemenuhan kebutuhan-kebutuhan pokok masyarakat, pada masa pandemi, mungkin akan lebih mudah diterima dan mendapat dukungan penuh masyarakat sekitar, karena sifatnya yang mendesak dan aktual yang harus dipenuhi masyarakat.
Berbeda situasi jika saja, pandemi covid-19 telah berakhir dan kondisi perekonomian masyarakat mulai pulih, dengan ditandai mulai terbukanya lapangan pekerjaan, kemungkinan program CSR atau charity perusahaan dapat digeser, dari pemenuhan kebutuhan pokok, menjadi kebutuhan jangka panjang. misalnya saja program beasiswa bagi anak sekolah berprestasi di sekitar perusahaan, untuk dapat melanjutkan ke jenjang lebih tinggi.
