Pada kesempatan ini, Penulis ingin sekali membagikan sedikit pengalaman penulis, tentang cakupan pekerjaan seorang GA officer, yang mungkin akan berguna bagi siapa pun akan tertarik, untuk memilih karir sebagai GA Officer di masa sekarang atau di masa yang akan datang.Â
Tulisan ini sengaja penulis angkat dalam tema pembahasan, dikarenakan masih sangat sedikit pengetahuan di kalangan umum, maupun mahasiswa atau pun masyarakat, tentang hal-hal cakupan tugas dan tanggung jawab seorang GA Officer.
Hal ini wajar, karena dalam perkuliahan maupun institusi pendidikan formal, sedikit sekali membahas, tugas-tugas profesional GA officer, bahkan sepengetahuan penulis, Â yang saat ini studi prodi Manajemen di sebuah Universitas Swasta, sampai saat ini, tidak ada artikel dalam pelajaran mata kuliah yang khusus membahasa tugas dan tanggung jawab profesi ini.
Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis turut terpanggil untuk memberikan sedikit pengalaman & pengetahuan penulis, dalam bidang pekerjaan tersebut. tentu ini adalah pengalaman pribadi penulis, yang pernah menjadi seorang GA Officer di sebuah perusahaan swasta di Kota Serang Banten.
Tentu dalam hal ini penulis, dengan terbuka menerima masukan dan kritikan agar dapat memberikan tulisan yang lebih berbobot untuk para pembaca di masa yang akan datang. tulisan ini adalah gambaran kecil, dari sekian tugas-tugas GA officer, karena besar kemungkinan terjadi perbedaan cakupan pekerjaan, antara perusahaan yang memiliki organisasi besar dengan perusahaan organisasi besar, serta perusahaan cakupan organisasi yang ramping atau gemuk.
Adapun tugas dan tanggung jawab seorang GA Officer terangkum dalam penjelasan sebagai berikut:
- Pengurusan seluruh perizinan Perusahaan
Pengurusan perizinan perusahaan merupakan salah satu scoup tugas dari seorang GA Officer, dalam pelaksanaan tugas-tugasnya, adalah pengajuan perizinan. dalam hal ini seorang GA Officer, berkewajiban memiliki pengetahuan tentang tupoksi-tupoksi dari dinas dan kementerian terkait, dalam hubungan pengajuan perizinan yang dibutuhkan perusahaan kepada instansi pemerintahan. Karena akan memudahkannya mengidentifikasi perizinan dan jalur pengajuan yang benar, serta wajib memiliki hubungan baik dengan seluruh stakeholder-nya, guna memudahkan pekerjaan tersebut.
Akan tetapi saat ini, dengan reformasi birokrasi yang telah digaungkan oleh pemerintah sekarang ini, banyak sekali perizinan bidang industrial atau dunia usaha/UMKM, menjadi satu atap dan sudah mulai menggunakan sistem IT (aplikasi IT). Hal ini memang berdampak positif bagi masyarakat, terutama berdampak pada dunia usaha serta UMKM. Karena dengan semakin simple dan ramping serta satu pintu, dalam pengurusan perizinan, membuat murahnya biaya yang harus dikeluarkan oleh dunia usaha dan UMKM dalam mengurus perizinan usaha, serta dapat diurus dalam waktu yang cukup singkat.
- Perawatan dan monitoring aset Perusahaan dan Gedung
Perawatan dan monitoring seluruh aset-aset dan gedung Perusahaan adalah salah satu tugas yang melekat erat seorang GA Officer, sedikit berbagi pengalaman penulis ketika bekerja sebagai personalia & general affairs staff di salah satu perusahaan swasta di Kota Serang, untuk perawatan dan monitoring untuk pekerjaan tersebut, secara teknis pelaksanaan monitoring perawatan dan monitoring aset dan gedung perusahaan, dapat dilakukan ketika dilakukan ketika melakukan survei 5R, hal tersebut pernah dilakukan ketika penulis lakukan ketika menjadi personil & general affairs staff di sebuah perusahaan swasta. Karena keterbatasan sumber daya, karena divisi HR dan GA digabung menjadi satu organisasi, maka SDM yang ada saat itu sangat terbatas dan beban ganda personil, tersebut memaksa staff HR&GA sedapat mungkin bekerja efisien dan efektif.
Maka dari pada itu, sebaiknya pemeriksaan monitoring aset & gedung perusahaan, dapat dilakukan berbarengan ketika patroli 5R/5S. Hal tersebut hanya sebagai contoh saja, yang dilakukan personil GA officer, penulis tentu memberikan kebebasan kreatifitas kepada pembaca, perihal teknis pekerjaan yang lain.Â
- Pengadaan kendaraan Dinas, KIR kendaraan, perawatannya serta schedule driver
Pekerjaan & jobs description yang melekat seorang GA officer, salah satunya adalah koordinator dalam pengerahan kendaraan dinas beserta driver yang bertugas untuk melayani customer atau applicant yang meminta apply kendaraan, untuk keperluan dinas luar (outsite duty). GA Officer harus dapat mensupport secara maksimal customer/applicant, dalam penyediaan fasilitas kantor/perusahaan tersebut.
Guna mendukung kegiatan keperluan bisnis perusahaan. seperti contoh, seorang GA Officer wajib mensupport team marketing yang akan melakukan kunjungan ke customer perusahaan, tugas seorang GA officer yang harus dipenuhi adalah kendaraan/car pool yang mana akan disediakan? serta siapa driver yang akan bertugas? berapa uang jalan yang harus dipersiapkan untuk bahan bakar kendaraan, biaya tol, serta uang makan yang harus dipersiapkan untuk driver dan petugas? jam berapa applicant akan berangkat dari factory/kantor?
pertanyaan tersebut, harus dapat dijawab oleh seorang GA Officer, agar koordinasi di internal driver jelas directionnya. sehingga tidak menjadi saling tunjuk di antara driver dalam tugas yang akan dilakukan/sesuai schedule applicant. sering penulis menerima permintaan dari applicant, dalam permintaan kendaraan, yang tidak jelas maksud dan tujuan penggunaan fasilitas kendaraan yang akan diminta.
GA officer berkewajiban untuk memperjelas, kepada applicant yang bersangkutan, untuk dapat menjelaskan maksud dan tujuan, agar fasilitas kendaraan yang akan digunakan, dapat dipertanggung jawabkan. minimal pertanyaan seperti jika applicant meminta fasilitas kantor, maka ajukanlah pertanyaan sebagai berikut:
- Untuk tujuan saudara/i memakai kendaraan/fasilitas perusahaan?
- Jika dimaksudkan untuk dinas luar kantor, maka perlu diperjelas, berapa lama waktu dinas luar?
- Tujuan dan alamat dinas luar?
Demikian pertanyaan tersebut dapat diajukan kepada applicant/pemohon, jika ada permintaan penggunaan fasilitas kantor seperti kendaraan/mobil kantor, beserta supir, sehingga dapat diestimasikan biaya perjalanan yang harus dipersiapkan GA Officer, untuk diserahkan kepada driver yang bertugas.
Hal tersebut adalah satu penjelasan penting, kejelasan dan informasi valid dalam permohonan seorang applicant, untuk mendapatkan fasilitas yang diberikan perusahaan, akan tetapi GA Officer membantu, sebagai koordinator, supervisi dan manajerial dalam mengakomodir permohonan dari para applicant di internal perusahaan.
- Perawatan lingkungan di seluruh areal Perusahaan (indoor maupun outdoor)
Sekilas pekerjaan ini menurut beberapa orang adalah pekerjaan mudah dan sepele, akan tetapi wajah sebuah organisasi atau branding image yang penting bukan hanya menurut internalnya saja, akan tetapi pihak-pihak eksternal perusahaan. perawatan lingkungan bukan hanya masalah penataan sesuai deengan estetika, akan tetapi memiliki mencerminkan filosofi dan kebijakan yang dianut oleh sebuah perusahaan. bila sebuah manajemen organisasi bisnis, berkomitmen terhadap pentingnya menjaga lingkungan hidup, tentu hal tersebut tercermin dalam pengelolaan lingkungan yang ada dalam internal linkungannya.
Maka perawatan lingkungan bukan hanya kewajiban sebuah organisasi bisnis, akan tetapi cerminan dari komitmen kebijakan sebuah manajemen organisasi bisnis. maka tidak heran pandangan atau kesan pihak eksternal akan mulai terbentuk, dari lingkungan yang tertata baik serta memanjakan keindahan mata semua orang yang melihat, hal tersebut membuat kesan eksternal semakin positif.
Pemilihan personalia yang cakap dan mengerti perihal ini juga penting, untuk diperhatikan. tipikal personil (team pelaksana) yang cocok menurut hemat penulis berdasarkan pengalaman penulis, ialah orang-orang yang memiliki kecenderungan kesabaran serta telaten. karena dalam perawatan lingkungan ini, pelaksana berhubungan bukan saja, manusia akan tetapi makhluk hidup dan alam sekitar.Â
Pernah suatu ketika penulis, melakukan proses penanaman atau penghijauan di suatu area di perusahaan, dalam pelaksanaan teknis penanaman penulis menginstruksikan dua personil untuk, melakukan penanaman. sengaja penulis melakukan pemisahan area A dan area B, ternyata sebagian besar dari 20 batang pohon yang ditanam, di area B sekitar +/-80% mengalami pertumbuhan yang baik.
Akan tetapi berbeda di area A yang kurang dari 50% mengalami kegagalan. Dalam hal ini, perawatan secara kaidah teknis keilmuan dalam bidang pertanian saja tidak cukup, diperlukan ketelatenan dan rasa kasih sayang terhadap sesama makhluk hidup, bahkan sangat penting untuk keberhasilan.
- Pengontrolan pekerjaan security/keamanan lokasi Perusahaan dan kebersihan lingkungan
Salah satu tugas yang penting untuk posisi seorang GA Officer adalah seorang koordinator keamanan di internal perusahaan. ia harus mampu menjalin komunikasi yang baik dan membangun, dengan pihak keamanan di internal perusahaan maupun lingkungan keamanan di sekitar perusahaan. Sehingga tidak heran, jika seorang GA Officer harus mampu berkoordinasi dengan pihak apatur kepolisian setempat maupun dengan apatur lainnya.
Hal ini untuk mengetahui perkembangan keamanan dan ketertiban yang ada di lingkungan sekitar perusahaan. Dan harus mampu mengkominukasikan informasi keamanan tersebut, ke petugas internal di perusahaan. Jika terjadi permasalahan yang terjadi di internal perusahaan, GA Officer harus mampu berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait, baik di internal perusahaan maupun aparatur setempat.
- Pengadaan dan distribusi Office Supply (ATK)
Perencanaan pengadaan dan distribusi ATK adalah salah scoup pekerjaan yang harus di handle seorang GA Officer. pekerjaan ini meliputi perencanaan ATK yang akan dibeli, Stock Opname dan distribusi semua ATK yang telah dibeli ke pihak-pihak terkait yang membutuhkan.
Penulis menyarankan GA Officer berkewajiban mengajukan material request material ATK yang akan direncanakan untuk dibeli dan mengajukan approval MR tersebut kepada manajemen, sesuai dengan struktur organisasi perusahaan yang berlaku. dan apabila proses approval sudah diselesai, maka GA Officer berkewajiban menyerahkan MR tersebut kepada procurement, atau unit purchasing, untuk dilakukan proses lebih lanjut. penulis dalam hal ini, menyarankan agar, proses pembelian diserahkan sepenuhnya oleh departemen procurement.
Jika material ATK sudah diterima site, maka proses distribusi wajib dilakukan sesegera mungkin. hal ini dilakukan agar, kebutuhan ATK yang dibeli, dapat segera dapat gunakan oleh pihak user/terkait. agar material tersebut dapat digunakan semaksimal mungkin, untuk kebutuhan operasional administrative di internal perusahaan.
- Menjalin dan menjaga hubungan baik pihak eksternal (stakeholder) di lingkungan perusahaan.
Koordinasi dan manajerial skill memang sangat diperlukan, untuk tugas seperti ini. scoup pekerjaan yang menuntut bukan hanya pihak internal perusahaan akan tetapi pihak eksternal, menuntut seni komunikasi yang baik dari seorang GA Officer. misalnya kepengurusan perizinan diperlukan hubungan industrial yang baik GA Officer dengan pihak-pihak terkait di eksternal perusahaan, ini untuk menjaga hubungan yang terjalin selama ini.
- Pembayaran perpajakan seperti tagihan telepon, penerangan jalan, pajak Genset, Wifi dan lain sebagainya.
Pekerjaan ini memang cukup teknis, adapun masalah pembayaran tagihan-tagihan/kewajiban perusahaan, yang harus dilakukan harus dilakukan tepat pada waktunya. maka dari itu, harus dilakukan pengontrolan oleh GA Officer oleh GA officer sebagai leader dalam pengontrolan tersebut. perihal payment kewajiban sendiri, saat ini sudah banyak loket-loket yang melayani pembayaran secara online maupun bank yang menjadi mitra pembayaran segala macam kewajiban perusahaan, sehingga record dan tressury semakin valid.
- Duta bagi perusahaan dalam kegiatan charity atau CSR Perusahaan
Bagi masyarakat sekitar di sekitar perusahaan, penting pula mengetahui program-program yang akan dijalankan sebuah perusahaan, dalam rangka tanggung-jawab sosialnya, terhadap masyarakat sekitar. seperti contoh jika terdapat perusahaan di sebuah wilayah desa, maka masyarakat dapat menanyakan hal tersebut, ke pihak GA Unit dalam sebuah organisasi bisnis, perihal gambaran program yang sedang atau akan dilakukan perusahaan. atau bisa juga pihak GA Officer, mengkomunikasikan sebuah program tertentu, kepada warga masyarakat, dimaksudkan masyarakat mendukung penuh dan ikut aktif berpartisipasi dalam kehidupan tersebut.
Program-program CSR atau charity yang dilakukan perusahaan, tentu harus sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan dari masyarakat setempat. misalnya saja dalam masa pandemi covid-19, program pemenuhan kebutuhan-kebutuhan pokok masyarakat, pada masa pandemi, mungkin akan lebih mudah diterima dan mendapat dukungan penuh masyarakat sekitar, karena sifatnya yang mendesak dan aktual yang harus dipenuhi masyarakat.
Berbeda situasi jika saja, pandemi covid-19 telah berakhir dan kondisi perekonomian masyarakat mulai pulih, dengan ditandai mulai terbukanya lapangan pekerjaan, kemungkinan program CSR atau charity perusahaan dapat digeser, dari pemenuhan kebutuhan pokok, menjadi kebutuhan jangka panjang. misalnya saja program beasiswa bagi anak sekolah berprestasi di sekitar perusahaan, untuk dapat melanjutkan ke jenjang lebih tinggi.
Demikian penulis gambarkan tugas, peran serta tanggung jawab dari seorang GA Officer, mudah-mudahan dapat membantu menggambarkan siapapun yang tertarik menekuni profesi tersebut di atas. Dan pada akhirnya, Penulis membuka dan berlapang dada, untuk para pembaca yang budiman, agar menyampaikan kritik dan saran yang membangun, sehingga dapat menghasilkan tulisan yang lebih baik di kemudian hari.
Pesan penulis adalah bekerjalah dengan niat untuk beribadah kepada Tuhan Yang Esa, agar semua pekerjaan tersebut dapat bernilai ibadah serta memberikan pahala kepada kita semua. Amiin Ya Rabbal A'lamin..
