Dalam beberapa tulisan artikel yang penulis telusuri selama ini serta berselancar di mesin pencari Google, masih sangat sedikit para profesional di Indonesia yang menuangkan pengalamannya, untuk sekedar berbagi pengalaman tentang tugas-tugas serta tanggung jawab dunia pekerjaan dalam posisi procurement. Sehingga hal tersebut membuat penulis, tertarik membagikan sedikit pengalaman dan pengetahuan yang sedikit ini kepada siapa saja yang mungkin tertarik pada bidang yang sama.
Secara etimologi procurement berasal dari kata bahasa inggris, yakni terdiri dari procure dan ment yang menjadi suffix-nya, procure sendiri merupakan kata verba, yang bermakna memperoleh, mendapatkan, semakna dengan kata get, obstain, find, dll.
Namun kata procure sendiri bermakna umum atau general, yang secara istilah Procurement adalah proses pengadaan barang & jasa itu sendiri. Barang dan jasa yang ditawarkan memiliki berbagai macam jenis, mulai dari mesin-mesin, peralatan, kontruksi, jasa cleaning service, dan lain sebagainya.Â
Sehingga secara definisi tersebut di atas, terdapat perbedaan dalam hal segi cakupan tugas dan tanggung jawab dari Purchasing. karena Purchasing merupakan proses dari pembelian barang atau jasa, sehingga bisa dibilang Purchasing adalah bagian dari Procurement. Paham kan sekarang? Bahwa purchasing ini hanya salah satu bagian dari beberapa banyak proses Procurement atau pengadaan barang. adapun cakupan dari seorang Procurement Officer antara lain:
- Perencanaan
Perencanaan merupakan tugas dan tanggung jawab dari seorang Procurement Officer yang sangat krusial, dalam tugas ini, seorang Procurement Officer dibutuhkan skill koordinasi, supervisi, serta seni komunikasi di antara internal team-nya maupun ke pihak eksternal yang ada dalam suatu organisasi bisnis, seperti contoh dalam sebuah Perusahaan Manufaktur Plastik misalnya, seorang Procurement Officer diharuskan memiliki hubungan baik dengan pihak-pihak internal seperti Warehaouse, Team PPIC/Produksi Personal In Charge (PIC), Quality Control (QC atau Team QA), serta pihak-pihak terkait lainnya.Â
Dimaksudkan agar dengan hubungan dan relasi yang baik di internal tersebut, akan menghasilkan input yang bermanfaat bagi seorang Procurement Officer, seperti data-data lapangan, referensi-refensi, performa dari vendor yang telah supply ke Perusahaan selama ini, kualitas bahan baku yang diterima selama ini, jumlah quantity yang dikonsumsi pihak Produksi dalam memproduksi Barang dan data-data penting lainnya.
Data-data tersebut di atas, sangat berharga bagi seorang Procurement Officer, untuk memprediksi kapan sebuah Bahan Baku atau Material harus dibeli (Material Request di Release oleh seorang Person In Charge), sehingga jika MR yang direlease tersebut, harus segera ditindak lanjuti oleh seorang Procurement Officer sesegera mungkin, memfollow up lebih lanjut, untuk mendapatkan Quotation dari vendor-vendor potensial.
- Pengadaan Barang/Jasa
Biasanya proses pengadaan barang/jasa, seorang Procurement Officer akan melakukan follow up lebih lanjut jika approval material request atau MR, sudah di approved oleh Top Manajemen atau jika organisasi bisnis yang cakupannya luas, bisa menggunakan sistem IT seperti contoh dalam bentuk SAP System.
Jika sebuah Material Request yang diajukan oleh Enduser berhasil di Approved oleh Top Manajemen, maka secara otomatis MR tersebut akan masuk dalam Inbox Purchase Request ke personal in charge Procurement Officer yang bersangkutan. maka sejak tanggal approved itulah Procurement Officer mulai bergerak secara aktif dan efisien, memetakan dan menganalisis seperti Jenis/Barang apa yang harus dibeli?, standar quality yang diminta oleh Enduser, jumlah quantity yang diminta, tanggal dan waktu kedatangan yang material barang/jasa ke Site dan lain-lainnya, sehingga dengan analisis tersebut dapat diperoleh vendor-vendor potensial mana yang dapat serta mampu mensupply ke Perusahaan.
- Tender Pembelian atau Kontrak serta pembuatan kontrak perjanjiannya
