Anggaran Dipotong, Apakah Mungkin Tanpa Mengorbankan Kualitas Produk?

Memotong anggaran seringkali menjadi tantangan besar bagi perusahaan yang ingin tetap menjaga kualitas produk. Apalagi kalau pemotongan anggaran tersebut signifikan, misalnya mencapai 50%.

Dalam banyak kasus, mempertahankan kualitas produk dengan pemotongan anggaran sebesar itu sangat sulit. 

Tetapi, ada cara untuk mengevaluasi dan menentukan seberapa besar anggaran bisa dipotong tanpa mengorbankan kualitas. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa diambil.

Meninjau Semua Biaya

Baca juga: Punya Jabatan Rendah Saja Sudah Arogan, Apalagi Dikasih yang Tinggi

Bayangkan Anda sedang meninjau pengeluaran bulanan di rumah. Mungkin ada langganan majalah yang sudah tidak pernah dibaca lagi atau tagihan listrik yang bisa dikurangi dengan cara lebih hemat energi. Hal yang sama berlaku di perusahaan. Tinjau semua biaya yang ada dan cari tahu mana yang bisa dikurangi tanpa mengorbankan hal penting.

Misalnya, dalam bisnis, biaya tetap adalah biaya yang harus dibayar setiap bulan tanpa melihat berapa banyak produk yang dijual, seperti sewa tempat dan tagihan listrik. Biaya variabel, di sisi lain, adalah biaya yang bisa berubah tergantung pada volume produksi, seperti bahan baku dan tenaga kerja langsung.

Fokuslah pada pengurangan biaya variabel yang lebih mudah diatur tanpa mengorbankan kualitas. Contohnya, cari cara untuk mengurangi biaya bahan baku tanpa harus menurunkan standar kualitas, mungkin dengan mencari pemasok alternatif atau menegosiasikan harga yang lebih baik dengan pemasok saat ini.

Membandingkan dengan Standar Industri

Ini seperti membandingkan belanjaan Anda dengan tetangga. Kalau mereka bisa mendapatkan produk yang sama dengan harga lebih murah, Anda mungkin perlu mencari tahu bagaimana caranya. 

Baca juga: Perusahaan dengan Turnover Karyawan Tinggi, Apa yang Bisa Kita Pelajari?

Bandingkan biaya operasional perusahaan dengan standar industri untuk melihat apakah ada area di mana Anda menghabiskan lebih banyak daripada rata-rata.

Baca juga: Menguak Alasan di Balik Penutupan Pabrik

Misalnya, kalau perusahaan Anda menghabiskan lebih banyak untuk bahan baku dibandingkan pesaing, mungkin saatnya untuk meninjau kembali sumber bahan baku atau cara pemanfaatannya. 

Mungkin pesaing Anda menggunakan bahan baku yang sama tapi dengan cara yang lebih efisien. Belajar dari praktik terbaik di industri bisa membantu Anda menemukan area di mana biaya bisa dipotong tanpa mengorbankan kualitas.

Meninjau Proses Produksi

Pikirkan tentang cara Anda melakukan tugas sehari-hari di rumah. Apakah ada cara yang lebih cepat atau lebih efisien? Penerapan ini di perusahaan berarti mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam proses produksi. Misalnya, dengan meningkatkan efisiensi.

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi adalah dengan mempelajari setiap langkah dalam proses produksi dan mencari tahu apakah ada cara untuk mempercepat atau menyederhanakan setiap langkah. 

Misalnya, kalau ada langkah-langkah yang berulang atau tidak perlu, pertimbangkan untuk menghilangkannya atau menggabungkannya dengan langkah lain. 

Ada yang tak kalah penting juga yakni, pastikan kalau setiap langkah dalam proses produksi menambah nilai bagi produk akhir. Kalau ada langkah yang tidak menambah nilai, pertimbangkan untuk menghilangkannya.

Selain itu, mengevaluasi peluang untuk mengotomatisasi proses yang saat ini masih manual bisa sangat membantu. Otomatisasi bisa mengurangi biaya tenaga kerja dan meningkatkan konsistensi produk. 

Tetapi, penting untuk mempertimbangkan investasi awal dalam peralatan otomatis dan apakah penghematan jangka panjang akan sebanding.

Negosiasi dengan Pemasok

Seperti saat berbelanja di pasar, Anda mungkin bisa menegosiasikan harga yang lebih baik atau menemukan penjual lain yang menawarkan harga lebih kompetitif tanpa mengurangi kualitas. 

Lakukan hal yang sama dengan pemasok perusahaan. Negosiasi ulang kontrak dengan pemasok juga bisa menjadi langkah efektif.

Misalnya, kalau Anda sudah menjadi pelanggan setia pemasok selama bertahun-tahun, Anda mungkin punya leverage untuk menegosiasikan harga yang lebih baik. 

Pemasok yang menghargai hubungan jangka panjang mungkin bersedia memberikan diskon untuk mempertahankan bisnis Anda. Kalau pemasok saat ini tidak bersedia menegosiasikan harga, pertimbangkan untuk mencari pemasok alternatif yang menawarkan harga lebih baik dengan kualitas yang sama.

Selain itu, pertimbangkan untuk membeli dalam jumlah yang lebih besar untuk mendapatkan diskon volume. Tapi, pastikan kalau Anda punya tempat penyimpanan yang memadai dan kalau bahan baku tersebut tidak akan kedaluwarsa sebelum digunakan.

Menguji Pengaruh Terhadap Kualitas

Lakukan uji coba dengan pemotongan anggaran pada skala kecil terlebih dahulu untuk melihat dampaknya terhadap kualitas sebelum menerapkannya secara luas. Seperti mencicipi masakan baru sebelum menyajikannya kepada tamu, uji coba ini akan membantu melihat apakah perubahan tersebut bisa diterima.

Misalnya, kalau Anda mempertimbangkan untuk menggunakan bahan baku yang lebih murah, cobalah memproduksi batch kecil produk dengan bahan baku tersebut dan mintalah umpan balik dari pelanggan. Kalau pelanggan tidak bisa melihat perbedaan dalam kualitas, maka Anda mungkin bisa menghemat biaya bahan baku tanpa mengorbankan kualitas.

Selain itu, pastikan untuk memantau metrik kualitas seperti jumlah keluhan pelanggan atau tingkat pengembalian produk. Kalau metrik ini tetap stabil atau bahkan meningkat, maka Anda tahu kalau pengurangan anggaran tidak berdampak negatif pada kualitas.

Mengurangi Fitur Tidak Penting

Identifikasi elemen inti dari produk yang tidak boleh dikorbankan. Pertimbangkan pengurangan atau penghapusan fitur tambahan yang mungkin tidak esensial bagi pelanggan. 

Seperti saat Anda merapikan rumah, fokus pada elemen inti dan pertimbangkan untuk mengurangi atau menghapus fitur tambahan yang tidak penting.

Misalnya, kalau produk Anda punya banyak fitur tambahan yang jarang digunakan oleh pelanggan, pertimbangkan untuk menghilangkan fitur-fitur tersebut untuk mengurangi biaya produksi. Fokuslah pada fitur inti yang memberikan nilai paling besar bagi pelanggan.

Lakukan survei pelanggan untuk mengetahui fitur mana yang paling mereka hargai dan fitur mana yang jarang digunakan. Ini akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat tentang fitur mana yang bisa dikurangi atau dihilangkan.

Mensimulasikan Berbagai Skenario

Akhirnya, buat simulasi keuangan untuk mensimulasikan berbagai skenario pengurangan anggaran dan melihat dampaknya terhadap biaya dan kualitas. 

Ini seperti membuat anggaran belanja rumah tangga dengan berbagai skenario pengeluaran dan melihat bagaimana dampaknya terhadap keuangan keluarga.

Misalnya, buat beberapa skenario berbeda dengan berbagai tingkat pemotongan anggaran dan lihat bagaimana masing-masing skenario mempengaruhi biaya dan kualitas. Ini akan membantu Anda menentukan tingkat pemotongan anggaran yang paling optimal tanpa mengorbankan kualitas produk.

Kesimpulan

Memotong anggaran hingga 50% tanpa menurunkan kualitas adalah tantangan besar. Walaupun beberapa strategi, seperti meningkatkan efisiensi operasional dan menegosiasikan harga dengan pemasok, bisa membantu, pengurangan anggaran yang signifikan hampir pasti akan mempengaruhi kualitas produk.

Oleh karena itu, analisis yang mendalam diperlukan sebelum memutuskan seberapa banyak anggaran yang bisa dipotong. Dengan menerapkan langkah-langkah yang sudah dibahas, perusahaan bisa menentukan berapa banyak anggaran yang bisa dipangkas tanpa mengorbankan kualitas produk.

Menangani pemotongan anggaran memerlukan pendekatan hati-hati untuk menghindari dampak negatif pada kualitas. Mulailah dengan meninjau dan menyesuaikan biaya yang ada, membandingkannya dengan standar industri, serta belajar dari pesaing tentang cara mereka mengelola biaya sambil menjaga kualitas.

Terapkan prinsip efisiensi dari kegiatan sehari-hari di rumah ke proses produksi perusahaan, identifikasi dan hapus pemborosan, serta pertimbangkan negosiasi harga dengan pemasok. 

Uji coba pemotongan anggaran dalam skala kecil dan kumpulkan umpan balik pelanggan untuk menilai dampaknya terhadap kualitas.

Akhirnya, buat simulasi keuangan untuk berbagai skenario pengurangan anggaran supaya bisa memahami dampaknya pada biaya dan kualitas. Dengan langkah-langkah ini, perusahaan bisa menentukan potongan anggaran yang aman tanpa mengorbankan kualitas produk.

Semoga bermanfaat!