Bagaimana Mendapatkan LoA (Letter of Acceptance) dari Universitas Luar Negeri Idaman

Hai,,hai,,

Saya sekedar ingin sharing bagaimana cara saya mendapatkan LoA (Letter of Acceptance) yang berguna bagi yang ingin melanjutkan studinya baik Master atau Doktoral Luar Negeri. Biasanya yang memerlukan ini adalah para beasiswa hunter yang mana LoA ini merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan beasiswa. 

Nah, LoA ini sendiri ada dua macam. LoA conditional dan unconditional. Saya kutip dari website LPDP ya, supaya lebih paham perbedaannya.

• Letter  of  Acceptance  (LoA)  Unconditional  adalah  surat  pernyataan  bahwa telah  diterima  di  sebuah  Perguruan  Tinggi  tanpa  syarat.  Artinya,  kandidat hanya  tinggal  melakukan  registrasi  ulang  saja.  Informasi  yang  tercantum dalam unconditional LoA antara lain:
  a.   program studi;
  b.   durasi studi;
  c.   awal perkuliahan (intake); dan
  d.   informasi mengenai langkah berikutnya untuk memulai perkuliahan, seperti registrasi ulang, pembayaran, dll.

• LoA  Conditional  adalah  surat  pernyataan  bahwa  telah  diterima  di  sebuah Perguruan  Tinggi  dengan  beberapa  persyaratan  tertentu.  Artinya,  kandidat belum  sepenuhnya  dinyatakan  diterima  karena  belum  memenuhi  beberapa
  persyaratan yang ditentukan, misalnya sebagai berikut.
  a.   TOEFL/IELTS belum memenuhi skor yang disyaratkan.
  b.   Belum menyerahkan tema riset/penelitian.
  c.   Belum menyerahkan dokumen untuk persyaratan pendaftaran perguruan tinggi, contohnya ijazah dan transkrip nilai.
  d.   Belum menyerahkan pernyataan sponsorship, dll.             

Untuk mendapatkan LoA ini, kita harus approach dulu Professor yang terkait. Ini yang ngeri-ngeri sedap. Menunggu balasan email apakah Professornya tertarik dengan kita. Ada yang sebentar, ada yang lama, bahkan banyak yang dighosting alias emailnya tidak dibalas. 

Saya insyaallah kalo semua dilancarkan akan melanjutkan studi doktoral ke Groningen University dengan topik Material Sciences.  Sebelumnya saya seriiiiing sekali dighosting oleh Professor yang saya ingin approach. Padalah sebelum kirim email udah panas dingin duluan, kira-kira apa yang akan ditulis ke Professornya agar Professornya notice email kita. Khan tau sendiri, Professor pasti sibuk, dan email yang masuk ke beliau bejibun. Nah, kita punya kesempatan sekian detik, agar email kita dibaca dan mengetahui maksud dari email kita. Jadi, apa saja yang harus ada dan tidak ada di email kita:

• Pastikan bahwa alamat email yang dituju itu benar.

• Tulis "Subject" email yang jelas. Tuliskan tujuan dari email kita. Contohnya,

           Subject: Enquiry for PhD in (nama department yang ingin kita tuju)

• Sapalah Professor dengan sopan. Contohnya,

           "Dear Professor X,"

• Awali email dengan memperkenalkan diri.

          "My name is xxx. I am a (pekerjaan) at (tempat kamu bekerja). "

Okay, sip, kamu sudah memperkenalkan diri. Terus bagaimana lagi? 

• Jelaskan tujuan kamu. Misal,

        "I am planning to apply for PhD programm in your department, xx, xx,"

Sebelum kita menentukan Professor yang kita approach pasti kita sudah membaca mengenai beliau khan ya, paper-papernya, prject-projectnya. 

• Nah, disinilah kamu mulai menggelitik rasa penasaran si Professor dengan menulis kenapa kamu tertarik dengan beliau. Misal,

        "I am planning to apply for a PhD program in the xx  and am very interested in your work. After glancing at a few of your recent            papers and research summary, specifically xx  I find it very fascinating. I am interested in doing a PhD under your                         supervision."

• Setelah itu, mulai deh speak-speak alasan kenapa kamu sesuai dan cocok untuk melanjutkan studi di sana. Apakah karena background pendidikan kamu, project-project yang pernah kamu kerjakan, paper-paper yang sudah kamu publish, dan lain-lain. Misal,

          "I have worked on several projects regarding the xx, specifically xx. Currently I am working on the xx. I am very interested in   learning about the xx ."

• Apakah kamu sudah mendapatkan beasiswa atau sedang dalam proses untuk mencari beasiswa, kamu state setelah itu. Karena Professornya pasti ingin tau, kamu nanti akan dibiayai siapa untuk sekolah disana. Misal,

          "I already have a scholarship  (LPDP/AAS/etc scholarship) for my PhD."

• Tulis juga, kira-kira kapan kamu bisa/berencana memulai studi.

• Dan terakhir, tanyakan kesedian beliau kemudian tutup dengan sopan email kamu. Sebaiknya kamu sertakan juga CV kamu yang paling oke. Untuk doktoral, jangan dulu kirim proposal. Pastikan dulu Professor nya tertarik dengan kamu, baru lah kamu kirim proposalnya. 

In summary, kira-kira emailnya seperti ini.

To: xxx@xx.xx

Subject: Enquiry for PhD in (nama department yang ingin kita tuju)

Dear Professor X,

My name is xxx. I am a (pekerjaan) at (tempat kamu bekerja). I am planning to apply for a PhD program in the xx  and am very interested in your work. After glancing at a few of your recent papers and research summary, specifically xx  I find it very fascinating. I am interested in doing a PhD under your supervision. I have worked on several projects regarding the xx, specifically xx. Currently I am working on the xx. I am very interested in learning about the xx . I already have a scholarship  (LPDP/AAS/etc scholarship) for my PhD.  Is there an opportunity for doing PhD in your group? I am available to discuss this possibility further, and I look forward to hearing from you. 

Kind Regards,

(Your name)

and then, klik "send".

Tunggulah beberapa hari. Kalo ga ada balasan. Kemungkinannya adalah Professornya menganggap kamu belum sesuai untuk melanjutkan studi di sana. Ga usah sedih dan berkecil hati. Move on dan cari lagi Professor yang lain. Mencari Professor ini seperti mencari jodoh. Kalo memang ditakdirkan untuk bersama, semua jalan akan dimudahkan. 

Kalo emailnya dibalas dan Professornya tertarik trus bagaimana? Selamat. Biasanya Professornya akan minta contoh proposal (program doktoral) penelitian kamu. Kemudian email selanjutnya, Professornya akan minta waktu untuk interview (online). Satu kali, dua kali. Terserah Professornya. Trus gimana? Voila. Professornya kemudian akan bilang, "silahkan hubungi sekretaris saya untuk pengurusan LoA ya". Dan hati rasanya berbunga-bunga. Hihihi. Kalo saya waktu itu juga diminta untuk mengirimkan ijazah (dalam bahasa inggris), dan IELTS. Beberapa hari atau minggu kemudian (ga terlalu lama) alhamdulillah LoA itupun datang. Terus semangat yaa dan selamat mengejar impian.